Fotografowie w dzisiejszych czasach muszą nosić wiele kapeluszy. Nie tylko musisz robić i edytować swoje zdjęcia, ale także spędzać czas w mediach społecznościowych, sprzedawać klientom i być na bieżąco ze wszystkimi codziennymi zadaniami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem firmy. To wystarczy, aby nawet najbardziej zorganizowaną osobę przyprawić o ból głowy. Co więcej, zarządzanie czasem może być czymś, z czym często borykają się kreatywni ludzie.
Jako osoba kreatywna, która szczyciła się swoją produktywnością, dopóki nie założyłam własnej firmy, wymagało mi wielu prób i błędów, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać swój dzień bez tony stresu i przytłoczenia.
Jeśli masz dość bycia zajętym, ale nie produktywnym, oto kilka pomocnych wskazówek.
Wybierz trzy priorytety na swój dzień
Większość ludzi nie ma doskonałego wyczucia, jak długo zajmie im dane zadanie. Przeciążają swój kalendarz zadaniami do zrobienia, a potem czują się nieadekwatni lub sfrustrowani, gdy nie odhaczają ich wszystkich na koniec dnia.
Oczywiście ta wskazówka będzie zależeć od tego, co musisz zrobić. Możesz mieć dzień zdjęciowy lub musisz poświęcić cały dzień na edycję, dlatego będziesz skoncentrowany na jednym zadaniu. Jednak prawdopodobnie będziesz mieć również kilka drobiazgów, które musisz wykonać w ciągu jednego dnia, takich jak wysłanie faktury i odesłanie kilku e-maili lub telefonów.
Chodzi o to, że powinieneś skupić się na trzech priorytetach dziennie i zająć się nimi w kolejności ich ważności.
Ta wskazówka jest również znana jako Zasada trzech z książki „Uzyskiwanie wyników w sposób zwinny” i ma na celu uniemożliwienie biegania od zadania do zadania bez jasno określonego wyniku.
W zasadzie trzy definiujesz trzy zadania do wykonania w ciągu dnia, trzy zadania na tydzień, a także trzy zadania na miesiąc i rok.
Rozpocznij każdy dzień od zdefiniowania trzech rzeczy, na których będziesz się koncentrować, i upewnij się, że sprawdziłeś, czy jesteś na dobrej drodze. Zwróć uwagę na to, jak długo Ci to zajmuje i zauważ wszelkie wzorce, które pojawiają się podczas pracy nad niektórymi zadaniami. Dzięki temu uzyskasz więcej informacji, które pozwolą udoskonalić strategie zarządzania czasem.
Śledź swój czas
Kiedy zaczniesz wypróbowywać różne techniki zarządzania czasem, pamiętaj, aby śledzić swój czas.
Przez pierwsze półtora roku prowadzenia mojej firmy fotograficznej zapisywałem w małym notesie wszystko, co zrobiłem w ciągu jednego dnia, a także ile mi to zajęło.
Jeśli brzmi to jak bardzo czasochłonna i analna rzecz do zrobienia, w rzeczywistości tak nie jest. Sprawdzenie zegarka i sporządzenie notatki składającej się z dwóch lub trzech słów, opisujących twoje zadanie, zajmuje naprawdę sekundę.
Co więcej, możesz użyć aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Hours Tracker.
Informacje, które otrzymujesz ze śledzenia czasu, są złote.
Jeśli okaże się, że spędzasz dużo czasu na pewnych zadaniach, które nie są całkowicie konieczne, możesz podjąć kroki w celu skrócenia czasu, który na nie poświęcasz, lub całkowicie je skrócić.
Na przykład, jeśli myślisz, że spędzasz tylko pół godziny dziennie surfując po Internecie, może się okazać, że ciągle idziesz do króliczej nory i że zbliża się do dwóch godzin.
Użyj kalendarza online do planowania bloków czasowych
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie produktywności jest praca w blokach czasowych i zaplanowanie ich w kalendarzu online, takim jak Google.
Porządkowanie swojego harmonogramu zamiast pracy z listą rzeczy do zrobienia pomaga zastosować dyscyplinę i porządek w swoich zadaniach.
Swoim zadaniom poświęcasz określone okna czasowe, czyniąc je tym samym priorytetem i jedynym skupieniem w tym czasie. Pomaga zminimalizować rozpraszanie uwagi i obciążenie psychiczne związane z przełączaniem zadań.
Użyj kalendarza online, aby zaplanować swoje zadania jako wydarzenia niepodlegające negocjacjom. Jeśli robisz rzeczy w sposób analogowy – piszesz listy rzeczy do zrobienia lub prowadzisz papierowy dziennik – może się okazać, że korzystanie z kalendarza online jest o wiele bardziej efektywne.
Kalendarz online może pomóc w planowaniu spotkań i wysyłaniu powiadomień do zaproszonych osób. Możesz tworzyć wydarzenia cykliczne w swoim kalendarzu online, konfigurować przypomnienia i mieć dostęp do kalendarza z wielu urządzeń.
Upewnij się, że planujesz przerwy w swoim kalendarzu. Naprawdę złym pomysłem jest siedzenie przed ekranem komputera przez cały dzień bez regularnego wstawania, żeby się rozciągnąć, zjeść porządny posiłek lub po prostu poświęcić kilka minut na odpoczynek.
Korzystaj z systemu CRM
Jest tak wiele aplikacji i narzędzi zwiększających produktywność, które pomagają ludziom lepiej zarządzać czasem, projektami i życiem. Być może nawet korzystasz już z niektórych z nich.
Jeśli jednak nie korzystasz jeszcze z systemu CRM (zarządzania relacjami z klientami), możesz przegapić niezwykle przydatne narzędzie, które może wyeliminować konieczność posiadania kilku aplikacji do kilku różnych zastosowań.
System CRM to narzędzie do zarządzania klientami i budowania relacji, które pomoże Ci śledzić klientów i projekty. Możesz na przykład zapisać daty ostatniej komunikacji z klientem i ustawić przypomnienie o dalszych czynnościach.
Jednak większość CRM oferuje o wiele więcej, w tym narzędzia księgowe i możliwości pisania umów.
Używam i polecam Dubsado, czyli system CRM dla kreatywnych. Możesz tworzyć markowe kontrakty, które możesz wysłać do podpisu elektronicznego, wysłać wiadomość e-mail bezpośrednio z interfejsu użytkownika i śledzić wszystkich potencjalnych i klientów w przyjemnym wizualnie i łatwym w obsłudze systemie. Integruje się nawet z Twoim kalendarzem Google.
Jeśli używasz oprogramowania do podpisywania umów, takiego jak Hello Sign lub Adobe, możesz uzyskać tę samą funkcję w Dubsado ze wszystkimi innymi korzyściami za podobną cenę.
Inne opcje to Nutshell i Insightly.
Wielozadaniowość Nix
Badania dotyczą:wielozadaniowość jest przereklamowana.
Wielozadaniowość jest zwykle postrzegana pozytywnie, ale najnowsze badania pokazują, że ma ona negatywny wpływ na wydajność i jakość pracy.
Wysoka jakość pracy zależy od tego, ile czasu poświęcasz na zadanie i od intensywności skupienia. Jeśli możesz bardziej się skupić, możesz zrobić więcej w krótszym czasie.
Praca nad kilkoma zadaniami na raz przeciąża mózg. Kiedy pracujesz nad kilkoma rzeczami naraz, zmieniasz funkcje umysłowe, co w efekcie przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.
Według Glorii Mark, badaczki i autorki Wielozadaniowości w erze cyfrowej przeciętny pracownik wiedzy zmienia zadania co trzy minuty. Po rozproszeniu, wznowienie pierwotnego zadania może zająć prawie pół godziny. To 30 zmarnowanych minut, ponieważ sprawdziłeś pocztę i odpowiedziałeś na wiadomość.
Nic dziwnego, że przeciętny pracownik pracuje przez trzy godziny z typowego ośmiogodzinnego dnia pracy – nawet jeśli nie zagląda stale na Instagram czy Facebook.
Odłóż swoje urządzenia
Jak widać, jednym z największych sposobów na zrujnowanie produktywności jest ciągłe sprawdzanie poczty e-mail i mediów społecznościowych przez cały dzień. Te sekundy lub minuty mogą skutkować ogromną stratą czasu i zrujnować koncentrację na wykonywanych zadaniach.
Odłóż telefon, zamknij okno przeglądarki z otwartą skrzynką odbiorczą i skoncentruj się na zadaniu, które masz przed sobą.
Zdecyduj kilka razy dziennie, kiedy będziesz sprawdzać e-maile i posty na Instagramie i odpowiadać na nie, i trzymaj się tego.
Kiedy połączyłam to z blokowaniem czasu, byłam zdumiona rezultatem. Dosłownie osiągnąłem trzy razy więcej w ciągu dnia niż ja, gdy po prostu przemieszczałem się od zadania do zadania, odpowiadając na każdy SMS i e-mail, gdy go otrzymałem.
Wypróbuj metodę Pomodoro
Technika Pomodoro to niezwykle popularne narzędzie do zarządzania czasem zaprojektowane tak, aby zapewnić jak największą produktywność.
W tej metodzie zarządzania czasem wybierasz zadanie, które chcesz wykonać, i ustawiasz minutnik na 25 minut, aby pracować w skupieniu i bez przerw.
Możesz to zrobić przez 25 minut, prawda?
Gdy zadzwoni minutnik, zrób sobie krótką przerwę niezwiązaną z pracą, taką jak rozciąganie się lub zjedzenie przekąski.
Po wykonaniu czterech „pomodoro” możesz zrobić dłuższą przerwę, na przykład 20 lub 30 minut. Twój mózg zajmie ten czas, aby przyswoić nowe informacje.
Ustaw jeden dzień na sprawy i administratora
To kolejny hack zwiększający produktywność, który działa cuda dla niektórych osób. Zarezerwuj jeden dzień w tygodniu, w którym będziesz zajmować się wszystkimi osobistymi sprawami lub administratorem biznesowym lub kombinacją obu.
Mogą istnieć rzeczy, które robisz co tydzień, takie jak przygotowywanie posiłków lub pranie, które można ograniczyć do jednego dnia, co pozwala skupić się na zadaniach biznesowych przez resztę tygodnia.
Możesz odłożyć jeden dzień tygodnia podczas planowania wszystkich spotkań lub wizyt lekarskich. Alternatywnie możesz wykonać wszystkie czynności administracyjne, takie jak fakturowanie, księgowość, a nawet planowanie mediów społecznościowych.
Podsumowanie
Istnieje wiele technik i narzędzi zarządzania czasem, które mogą pomóc w zwiększeniu produktywności oraz zmniejszeniu stresu i wypalenia.
Nie wszystkie z nich będą dla Ciebie działać, ale są to jedne z bardziej popularnych, które możesz chcieć wypróbować.
Niezależnie od tego, czy jesteś fotografem hobbystą, czy profesjonalistą, istnieje duże prawdopodobieństwo, że każdego dnia dzieje się mnóstwo.
Znalezienie sposobów na zwiększenie wydajności może wydłużyć Twój dzień o godziny, a nawet pomóc Ci lepiej spać.