Wideokonferencje stały się normą dla profesjonalnych spotkań na całym świecie. Według ekspertów około 90% firm w Ameryce Północnej prawdopodobnie wyda więcej na wideokonferencje w nadchodzącym roku.
Niestety, wiele osób popełnia błędy i zachowuje się nieprofesjonalnie podczas wideokonferencji.
Chociaż posiadanie najlepszych narzędzi komunikacyjnych dla zespołu podczas wideokonferencji jest dobre, wiedza o tym, jak zachowywać się podczas spotkania, jest niezbędna.
Potrzeba odpowiedniego zachowania doprowadziła do opracowania zasad postępowania podczas wideokonferencji. Wielu ekspertów uważa, że nie powinniśmy poświęcać profesjonalizmu ze względu na przyczynowy charakter wideokonferencji.
Poniżej znajduje się 8 podstawowych zasad uważanych za standardowe zachowanie etykiety dla osób biorących udział w wideokonferencjach.
1. Bądź przygotowany
W przeciwieństwie do tego, co myśli wiele osób, do wideokonferencji należy przygotowywać się tak samo jak fizyczne spotkania biznesowe.
Niektóre sposoby planowania wideokonferencji obejmują:
- Poznaj program.
Organizatorzy i uczestnicy wideokonferencji nie powinni mieć pojęcia o celu spotkania. Agenda stworzy jasny zarys i pomoże uczestnikom omówić tematy do dyskusji w wyznaczonym czasie.
- Przygotuj swój sprzęt i narzędzia.
Posiadanie odpowiedniego sprzętu i narzędzi to najlepszy sposób na maksymalne wykorzystanie wideokonferencji. Sprzęt i narzędzia do wideokonferencji obejmują zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie.
Bez odpowiedniego sprzętu i narzędzi trudno będzie uzyskać, wysłać lub udostępnić informacje podczas wideokonferencji.
Niektóre ważne narzędzia do wideokonferencji obejmują:
- Dostęp do Internetu.
- Oprogramowanie wideo.
- Kamera internetowa.
- Mikrofon.
2. Nie spóźnij się
Czas jest rzadkim zasobem, a większość ludzi nie lubi marnowania czasu. Jedną z cech wideokonferencji jest to, że mogą w nich uczestniczyć osoby z różnych stref czasowych. Nieprzestrzeganie czasu to jeden ze sposobów na osłabienie morale uczestników spotkania.
W jednym z badań 67% pracowników stwierdziło, że połowa spotkań, w których uczestniczą, jest bezwartościowa, głównie z powodu późnych godzin rozpoczęcia tych spotkań. Dlatego wideokonferencje powinny rozpoczynać się o czasie, ponieważ opóźnienia mogą prowadzić do utraty zainteresowania.
Spóźnianie się na spotkania biznesowe może również zaszkodzić Twojej reputacji i sprawić, że ludzie będą postrzegać Cię jako nieprofesjonalnego i niewiarygodnego. Oto kilka sposobów na uniknięcie spóźnienia się na wideokonferencję:
- Ustawianie alarmu.
- Wczesne logowanie.
- Przełóż spotkanie, jeśli jesteś organizatorem.
- Jeśli z jakiegoś powodu się spóźnisz, przeproś.
3. Wykonaj bieg testowy
Podczas wideokonferencji wiele rzeczy może się nie udać. Przeprowadzenie testu to dobry sposób na zapobieganie usterkom podczas spotkania. Zawsze dobrze jest upewnić się, że sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo przed rozpoczęciem spotkania. Wysyłanie e-maili z podpisem firmowego adresu e-mail pomaga zwiększyć wiarygodność i sprawia, że prelegent może Cię łatwo przywołać
Niektóre testy, które można przeprowadzić, obejmują:
- Sprawdzam, czy kamera jest na wysokości oczu.
- Sprawdź swoje połączenie internetowe.
- Przetestuj swoje głośniki.
- Sprawdź swój mikrofon.
4. Upewnij się, że masz odpowiednie tło
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że tło podczas wideokonferencji zdradza znacznie więcej na temat Twojej osobowości. Zadbane i zagracone tło nie wywiera dobrego wrażenia na innych uczestnikach wideokonferencji.
Na szczęście dla tych, którzy nie mogą znaleźć dobrego tła w swoim domu, dostępne są teraz aplikacje takie jak Wave.video z bezpłatnymi edytowalnymi szablonami tła z zoomem wideo. Te aplikacje mogą pomóc przekształcić Twoją przestrzeń w piękne wirtualne tło.
Inne sposoby na stworzenie dobrego tła to:
- Wybierz najlepiej zorganizowaną przestrzeń.
- Rozświetl swoje tło.
- Użyj dekoracji.
5. Ubierz się właściwie
Badania opublikowane w Journal of Family and Consumer Sciences wykazały, że ludzie, którzy się właściwie ubierają, są postrzegani bardziej pozytywnie niż ci, którzy tego nie robią.
Niewłaściwy ubiór to duży problem dla organizatorów wideokonferencji. Aby uniknąć zakłopotania, uczestnicy muszą być świadomi, aby nie zakładać ubrań, których nie założyliby na fizyczną konferencję.
Chociaż istnieje wiele zalet pracy w domu, niewłaściwy ubiór podczas wideokonferencji stał się jedną z jej wad.
Niektóre rzeczy, których należy unikać, to:
- Noszenie szortów pod garniturem.
- Zakładanie przezroczystości.
- Noszenie piżamy i koszul nocnych.
- Nakładanie mocnego makijażu.
6. Unikaj hałaśliwego otoczenia
Jakość dźwięku podczas wideokonferencji może albo utrudnić, albo zepsuć całe ćwiczenie. Aby skutecznie zaangażować uczestników wideokonferencji, jakość dźwięku musi być wyraźna i wyraźna.
Jedną z rzeczy, które mogą wpływać na jakość dźwięku podczas wideokonferencji, jest hałaśliwe tło. Uczestnik uczestniczący w wideokonferencji w hałaśliwym otoczeniu może być uciążliwy dla innych. Hałas w tle z otoczenia może rozpraszać Ciebie i innych uczestników.
Nie każdy ma luksus pokoju dźwiękoszczelnego. Jest jednak kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby poprawić jakość dźwięku podczas wideokonferencji.
Oto kilka sposobów na zmniejszenie hałasu w tle podczas wideokonferencji:
- Trzymaj się z dala od źródeł hałasu — Identyfikuj i unikaj źródeł hałasu wokół siebie. W przypadku osób w domu urządzenia takie jak telewizory, wentylatory i klimatyzatory powinny być wyłączone.
- Użyj zestawu słuchawkowego — korzystanie z zestawu słuchawkowego to skuteczny sposób na wzmocnienie głosu i wyciszenie szumów otoczenia.
- Narysuj żaluzje i okna — Zamykanie okien i zasuwanie zasłon i żaluzji to kolejny sposób na wyciszenie dźwięku w pomieszczeniu.
- Unikaj pustych pokoi — to podstawowa wiedza, która brzmi echem w pustym pokoju. Echa są spowodowane falami dźwiękowymi odbijającymi się od twardych powierzchni ścian w pomieszczeniu. Aby uniknąć echa w tle:
- Zostań w umeblowanym pokoju.
- Przykryj podłogę dywanikami i wykładzinami.
- Zawieś rolety materiałowe.
- Zainstaluj półki na książki.
- Wstawiaj doniczki i rośliny.
7. Unikaj rozpraszania się
Jedną z wad wideokonferencji jest to, że łatwo można się rozproszyć. W rzeczywistości 88% pracowników przyznaje, że regularnie wykonuje wiele zadań jednocześnie.
Unikanie źródeł rozpraszania uwagi jest kluczem do dobrego doświadczenia wideokonferencji. Uczestnictwo w wideokonferencjach z domu, pojazdu lub innego miejsca może być bardzo rozpraszające.
Dla domowników dzieci i inni członkowie rodziny mogą być ogromnym źródłem rozrywki. Dla innych uczestników konferencji spoza ich domów ruch uliczny i inne otaczające ruchy są źródłem rozpraszania uwagi.
Aby uniknąć rozpraszania się:
- Nie wielozadaniowość.
- Nie przebywaj w zatłoczonym miejscu.
- Unikaj siedzenia przed lustrem.
8. Mów wyraźnie
Mówienie wyraźnie jest ważnym elementem wideokonferencji. Powinieneś mówić, aby umożliwić innym uczestnikom zrozumienie każdego wypowiadanego słowa.
Oto niektóre z najlepszych sposobów wyraźnego wyświetlania głosu podczas wideokonferencji:
- Użyj mikrofonu zewnętrznego — Mikrofony wbudowane w nasze laptopy nie wytwarzają skutecznie wysokiej jakości dźwięków podczas wideokonferencji. Korzystanie z mikrofonu zewnętrznego to jeden ze sposobów usprawnienia rozmów wideo.
- Trzymaj się blisko mikrofonu — Trzymanie się blisko mikrofonu pomoże wyraźniej wyświetlać głos i wyeliminować odgłosy tła.
- Oszczędzaj przepustowość Internetu — Im większa przepustowość systemu, tym lepsza jakość połączenia audio. Najlepszym sposobem na zaoszczędzenie przepustowości jest zamknięcie programów, których nie używasz na swoim komputerze.
Wniosek
Wideokonferencje zagościły na stałe. Stał się popularnym sposobem komunikowania się profesjonalistów. Wzrost liczby wideokonferencji w wielu organizacjach wysunął na pierwszy plan potrzebę przyjęcia standardowego zestawu zachowań przez uczestników.
Wytyczne przedstawione w tym artykule to niektóre z podstawowych zasad, o których należy pamiętać podczas wideokonferencji, aby ludzie nie kwestionowali Twojego profesjonalizmu.
Informacje o autor: Andreyana Kulina jest specjalistą ds. marketingu cyfrowego w firmie Brosix, specjalizującym się w marketingu treści i strategiach outreach. Poza pasją do marketingu cyfrowego lubi wędrować i jeździć na rowerze górskim. Połącz się z nią na LinkedIn.