Jak szybko tworzyć dokumentację bez utraty jakości (historia klienta)

W skrócie

• Pracownicy DFCU Financial musieli przechwycić swoje ekrany w ramach ogólnofirmowego nacisku na dokumentację procesu.
• Pracownicy uznali bezpłatne narzędzia systemu operacyjnego za niewygodne i pozbawione wymaganych funkcji, więc DFCU Financial kupiło TechSmith Snagit.
• Snagit pomaga teraz pracownikom szybciej przetwarzać informacje i dzięki profesjonalnemu dopracowaniu, które spełnia wysokie wymagania jakościowe utrzymywane przez DFCU Financial.

Dawanie pracownikom odpowiednich narzędzi do pracy

Pracownicy DFCU Financial musieli przechwycić swoje ekrany w ramach ogólnofirmowego nacisku na dokumentację procesu. Jednak odkryli, że bezpłatne narzędzia systemowe utrudniają produktywność i zwrócił się do TechSmith o pomoc.

Aktualizacje DFCU Financial do Snagit po tym, jak bezpłatne narzędzia stały się przeszkodą w biznesie

Założona w 1950 roku firma DFCU Financial rozpoczęła działalność od grupy inżynierów Forda.

Dziś DFCU Financial jest największą unią kredytową w Michigan i jedną z najlepiej zarządzanych instytucji finansowych w Stanach Zjednoczonych.

Mając 24 oddziały w Michigan, zespoły w DFCU Financial potrzebowały sposobu na ustanowienie i standaryzację procedur w różnych działach i oddziałach. Zaczęli więc dokumentować procedury za pomocą Snagita.

Problem

Jak w każdej instytucji finansowej, niezbędna jest wydajność i dokumentacja użytkownika. Tak więc, kiedy DFCU Financial postanowiło zreorganizować swoje procesy dokumentacyjne, aby lepiej dostosować się do rozwijających się działów, naturalnie zwrócili się do oprogramowania do przechwytywania ekranu.

„Częścią naszej strategii IT jest próba użycia najpierw narzędzi zawartych w naszym systemie operacyjnym”, powiedziała Vanessa Dinn, kierownik projektów IT w DFCU Financial. „Kiedy uaktualniliśmy system do nowszej wersji systemu Windows, zaczęliśmy używać wbudowanego w nasz system operacyjny narzędzia do przechwytywania ekranu, które umożliwiało przechwytywanie ekranu. Ale to było w zasadzie wszystko, co zrobił”.

Podczas gdy Vanessa zmagała się z tworzeniem wysokiej jakości obrazów dla bazy wiedzy DFCU Financial IT, kasjerzy w oddziałach w całym stanie również zmagali się z ograniczeniami wbudowanych narzędzi.

Na koniec dnia kasjerzy muszą rejestrować końcowe sumy i rejestrować wszelkie rozbieżności. Ich podstawowy system bankowy nie oferował na to łatwego sposobu. Korzystanie z wbudowanych narzędzi obejmowało wiele kroków i sprawiało, że proces był znacznie bardziej skomplikowany, niż było to konieczne.

Po ocenie ograniczeń dostępnych narzędzi do przechwytywania ekranu Vanessa postanowiła znaleźć narzędzie, które zaspokoi potrzeby pracowników w całej firmie bez rozbijania banku.

Rozwiązanie

W swoich poszukiwaniach Vanessa natknęła się na Snagita firmy TechSmith. Dzięki Snagit była w stanie szybko przechwytywać, komentować i udostępniać swój ekran z czystym, profesjonalnym wyglądem.

„Funkcje takie jak kompleksowe przechwytywanie, narzędzie do rozmycia i biblioteka Snagit znacznie przyspieszają i ułatwiają udostępnianie informacji w firmie” — powiedziała Vanessa. „Używam Snagita na co dzień. To jak zakładka do mojej pracy”.

Dla kasjerów Snagit sprawia, że ​​przechwytywanie sum na koniec dnia z ich stacji roboczych jest znacznie prostsze. Wszystko, co muszą zrobić kasjerzy, to przechwycić ekran za pomocą Snagit i wydrukować.

„Dzięki darmowemu narzędziu musieliśmy zapisać obraz na pulpicie i wydrukować go za pomocą przeglądarki obrazów systemu Windows, która dodała wiele niepotrzebnych kroków” – powiedziała Vanessa.

Inne działy również miały problemy z wysyłaniem zrzutów ekranu w wiadomościach e-mail. Dzięki Snagit wszystko, co muszą zrobić, to przechwycić ekran i wkleić informacje bezpośrednio do wiadomości e-mail w celach dokumentacyjnych — bez martwienia się o załączniki.

Według Vanessy „Snagit znajduje się bezpośrednio w środowisku klienta Lotus Notes firmy, więc gdy dołączamy obrazy do naszej wiadomości e-mail, trafiają one bezpośrednio do wiadomości e-mail”.

Wyniki

Vanessa może teraz tworzyć jasne, zwięzłe podręczniki do bazy wiedzy informatycznej firmy. Zamiast ręcznie rysować adnotacje, Vanessa może użyć edytora Snagit, aby szybko zmodyfikować dowolny zrzut ekranu, zachowując jednocześnie profesjonalny wygląd, jakiego oczekuje od swojej pracy.

Dzięki Snagit proces dokumentacji dla kasjerów jest znacznie bardziej uproszczony i bezstresowy. Uproszczony proces zmniejszył również liczbę wezwań pomocy technicznej od kasjerów.

DFCU Financial od ponad 10 lat z rzędu znajduje się w pierwszej dziesiątce organizacji świadczących usługi finansowe pod względem wyników finansowych wśród rówieśniczych unii kredytowych w całym kraju. Nadal naciskają na dokumentację w całej organizacji, aby utrzymać doskonałą pozycję. Poza działem Vanessy pracownicy z działów księgowości, finansów, marketingu i nie tylko przechwytują swoją wiedzę, aby dzielić się nią z innymi.

„Oprócz codziennych procesów musimy również dokumentować procesy, aby odpowiedzieć na trudne pytania” — powiedziała Vanessa. „Jak udokumentować wiedzę naszych najbardziej doświadczonych pracowników po przejściu na emeryturę? Co robimy w przypadku katastrofy? Snagit pozwala nam dokumentować odpowiedzi na te pytania”.

DFCU Financial może teraz dokumentować procesy i wiedzę w przejrzysty, łatwy i profesjonalny sposób. Z pomocą Snagit, Vanessa i jej współpracownicy są w stanie udokumentować i utrzymać doskonałość, z której znana jest DFCU Financial.