Zanim będziesz mógł skalować swoją działalność jako freelancer, musi się wydarzyć kilka rzeczy. Jeśli chcesz skutecznie zarządzać większymi lub bardziej złożonymi projektami, zbudowanie większego zespołu, który pomoże Ci w realizacji, to dopiero początek.
Aby dokonać tego przejścia, musisz całkowicie zmienić sposób komunikowania się i organizowania swojej firmy. Kończysz swój solowy występ i przejmujesz obowiązki pełnoprawnego kierownika projektu.
Znalazłem się na tym stanowisku w 2015 roku. Po latach niezależnych filmów akcji i animacji na żywo, postanowiłem zatrudnić własny personel, co zwiększyło liczbę projektów, które balansowałem na raz.
Wraz z większą przepustowością pojawiło się więcej projektów i presja na ich realizację była silna. To satysfakcjonująca rola, ale przejście do kierownika projektu może być niezwykle trudne. Oto kilka strategii, które pomogą Ci się przygotować.
Zaplanuj spotkania przeglądowe projektu
Pierwszym zadaniem jest ustalenie cotygodniowego spotkania przeglądowego ze swoim zespołem. Zarządzanie 6-10 projektami na raz jest zrównoważone tylko wtedy, gdy masz jasne wyczucie wszystkich ruchomych elementów. Jako freelancer wyrobiłeś sobie smykałkę do samodzielnego zarządzania rzeczami, ale gdy masz do czynienia z tak dużą liczbą projektów, warto mieć kilka zorganizowanych oczu. Regularnie łącz się ze swoim zespołem, aby omówić szczegóły, cele i blokady wszystkich trwających projektów.
W przypadku zarządzania kilkoma projektami wideo jednocześnie, pierwszym zadaniem jest ustalenie cotygodniowego spotkania przeglądowego ze swoim zespołem.
Oto kilka punktów, które należy wziąć pod uwagę przy każdym zadaniu:
- Jaki jest obecny stan projektu?
- Kiedy klient ostatnio się od nas słyszał?
- Czy coś nas blokuje?
- Kiedy mija termin?
- Jakie są działania?
Poświęcenie czasu na przeczesywanie projektów pozwoli utrzymać Twój zespół na celowniku i zapobiegnie błędom. Upewnij się, że jesteś konsekwentny w tych spotkaniach operacyjnych co tydzień. Zorientowanie na szczegóły pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo niepotrzebnych bólów głowy.
Zachęca również Twoją firmę do utrzymywania stałej komunikacji w odniesieniu do projektów, którymi żonglujesz. To czasochłonny proces, ale planowanie skutecznych spotkań jest podstawą funkcjonalnego zespołu.
Zrozum swoje koszty
Freelancerzy zazwyczaj pobierają opłatę w wysokości, która zrekompensuje ich koszty utrzymania. Gdy projekt zostanie sprzedany, klienci zapłacą opłatę w wysokości 30-70 USD za godzinę pracy . To zdrowe źródło dochodu, ale jesteś ograniczony przez to, co masz czas na osiągnięcie. Jeśli chcesz zwiększyć roczną pensję i delegować część pracy, musisz opracować dobrze ugruntowany model przychodów i kosztów.
Istnieje pięć liczb, które należy oszacować, aby przejść do przodu:
- Całkowite przychody:Ile projektów i przy jakim budżecie sprzedasz w tym roku?
- Koszt tworzenia filmów wideo:z całkowitego dochodu, jeśli nie wykonałeś żadnej części pracy, ile kosztowałoby Cię zapłacenie innym za wykonanie tej pracy?
- Inne wydatki (obszar roboczy, oprogramowanie, narzędzia)
- Twoja pensja
- Zysk netto
Wiedza o tym pozwoli ci zarabiać przyzwoite wynagrodzenie bez samodzielnego zajmowania się całą pracą wideo.
Oto przykładowy model kosztów, który możesz zastosować, gdybyś mógł sprzedać 250 000 USD rocznie.
„Koszt tworzenia filmów wideo” jest najważniejszą częścią podziału. W tym modelu zapłaciłbyś swoim freelancerom 40% całkowitego dochodu z projektu, aby ukończyć pracę. Za pracę za 10 000 dolarów dostaliby 4000 dolarów. Zaufanie do tego modelu finansowego to podstawa rozwoju zespołu.
Aby to zadziałało, chcesz znaleźć grupy ludzi, którzy mogą dobrze wykonać pracę, ale nie muszą być obciążani dodatkowymi opłatami. Znajdź grupę freelancerów, którzy są zadowoleni z pracy za 25-45 dolarów za godzinę.
Chodzi o to, aby zatrudnić kogoś, kto lubi pracować za standardową stawkę godzinową i nie stara się wypełnić twoich butów. Nie pozwól, aby ta cena wyznaczała niskie oczekiwania wobec talentów. Ludzie, którzy spełniają to kryterium, po prostu wyznają inną filozofię życia zawodowego niż ty.
Zbudowanie sieci ludzi, którzy pobierają 30 USD za godzinę, pozwoli Ci zapłacić im 40% całości bez poczucia zagrożenia.
Jeśli zmierzasz w kierunku sprzedaży 20 000 USD miesięcznie w projektach, zacznij budować swoje wyceny wokół modelu opłacania niezależnego, 40% projektu wykonuje pracę, podczas gdy Ty zarządzasz projektem. Wypróbuj kilka razy i udowodnij sobie, że to działa, podoba ci się, a klient uwielbia produkt końcowy.
Zbuduj kalendarz
Wszystkie projekty muszą być sprzedawane z zachowaniem odpowiednich terminów. Jeśli sprzedasz freelancera za dużo, możesz ryzykować, że będziesz w stanie zrealizować swój model kosztowy na poziomie 40%. To naraża Cię na ogromne ryzyko finansowe, jeśli będziesz musiał przepłacić.
Prowadź kalendarz zasobów, który pokazuje, nad jakimi projektami twoi freelancerzy już pracują, aby zapobiec ich podwójnej rezerwacji. Dzięki temu dowiesz się, kiedy potrzebujesz więcej zasobów wideo. Jest to pomocne, gdy kilku klientów prosi o filmy w tym samym terminie.
Prowadź kalendarz zasobów, który pokazuje, nad jakimi projektami twoi freelancerzy już pracują. Pomoże to zapobiec ich podwójnej rezerwacji.
Staraj się dać sobie wytchnienie podczas sprzedaży i planowania. Jeśli klient prosi o termin, który jest zbyt bliski innego projektu, zachęć go do przesunięcia go o tydzień lub podstępnie kup dodatkowy dzień lub dwa w kamieniu milowym lub dacie dostawy.
Kolejną wielką zaletą kalendarza zasobów jest poznanie tego, nad czym pracuje każdy członek zespołu. Chcesz uniknąć powierzania dużego zadania komuś, kto ma już pełne ręce roboty przy wielu projektach. Lepiej jest znaleźć inny zasób niż wypalić członków swojego zespołu, którzy mają kluczowe znaczenie dla postępu Twojej firmy.
Rozpocznij mastering poczty e-mail
Komunikacja mailowa to podstawa działania kierownika projektu. Przyjmowanie większej liczby klientów będzie wymagało obsługi większej liczby wiadomości e-mail, niż prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony, a zarządzanie tym wzrostem ma kluczowe znaczenie. Jeśli nie uda Ci się wrócić do ludzi lub stracić orientację w rozmowach, zacznie to zakłócać Twoją zdolność do skutecznego zaspokajania popytu. Odkryłem, że kluczem do opanowania poczty e-mail jest traktowanie skrzynki odbiorczej jak codziennej listy rzeczy do zrobienia.
Każda otrzymana wiadomość e-mail zawiera wskazówki dotyczące działania. Następnym krokiem jest wykonanie tej czynności i posortowanie wiadomości e-mail do jednego z trzech folderów utworzonych za pomocą funkcji folderów Gmaila. Przeciągnięcie zakończonych rozmów do odpowiedniego folderu pomoże Ci zachować porządek i wyczyścić skrzynkę odbiorczą.
Utwórz następujące foldery:
- Otwarte projekty
- Nowe możliwości
- Gotowe
Wątki związane z trwającymi projektami należy przeciągnąć do Otwórz Projektowanie. Kliknij ten folder, aby wyświetlić całą bieżącą komunikację. Nowe lub niesfinalizowane projekty należy umieszczać w Nowych możliwościach . Ukończone wątki lub kosz należy umieścić w Gotowe . Każdego dnia stawiaj sobie za cel ukończenie wszystkich działań w wiadomościach e-mail i posortowanie ich w folderach. Kiedy skończysz, wykorzystaj ten czas, aby popracować nad przenoszeniem rzeczy w innych obszarach Twojej firmy.
Korzystanie z tej strategii poczty e-mail upraszcza komunikację z klientami i pozwala szybko określić, czy wykonałeś wszystkie wymagane czynności na dany dzień.
Odbierz telefon
Zachęcaj do terminowej i skutecznej komunikacji poprzez stałe punkty kontaktu telefonicznego. Freelancerzy są często oddaleni od profesjonalnej pilności świata korporacji. Przeciwdziałanie temu za pomocą regularnych rozmów telefonicznych pomoże im zachować większą odpowiedzialność.
Rozmowa przez telefon nie pozwala ludziom czekać godzinę, zanim odpowiedzą na pytanie, tak jak robi to e-mail. Utrzymanie linii bezpośredniej komunikacji jest niezbędne, gdy starasz się dotrzymać terminów.
Potrzebujesz zespołu ludzi, którzy są świetni w odbieraniu telefonów. Osoby, z którymi możesz się szybko skontaktować, będą miały ogromne znaczenie, ponieważ starasz się sprostać wymaganiom klientów. Sam e-mail nie wystarczy do zarządzania dużą liczbą projektów. Korzystaj z telefonu, aby odprawić się codziennie.
Jeden dotyk dziennie
Posiadanie jednego punktu kontaktu dziennie to strategia zarządzania projektami, którą możesz wykonać już teraz, aby uzyskać natychmiastowe rezultaty. Poświęć trochę czasu na sprawdzenie każdego projektu, którym zarządzasz i wykonaj co najmniej jedną czynność dziennie, która popchnie go do przodu. To prosta praktyka, ale ten drobny szczegół może mieć duże znaczenie, gdy próbujesz śledzić wiele projektów.
Zorganizowany system, spójne spotkania i realistyczne szacunki kosztów będą współdziałać, aby umożliwić zwiększenie skali. Gdy nauczysz się, jak skutecznie kierować zespołem i zarządzać dużą liczbą osób, rozwiniesz silne poczucie tego, w co możesz się zaangażować i jak to znieść.
Znalezienie wewnętrznego kierownika projektu będzie wymagało od Ciebie dobrej organizacji i szybkości. Dzięki odpowiedniemu planowi gry możesz osiągnąć swoje cele dotyczące zysków i nastawienie wymagane do ich utrzymania.
O autorze: Mike Clum jest dyrektorem generalnym Clum Creative, firmy zajmującej się produkcją wideo z siedzibą w Cleveland w stanie Ohio, obsługującej marketerów i przedsiębiorców na całym świecie.