Rozmowy zdalne stają się coraz bardziej powszechne, szczególnie w trakcie i po pandemii COVID-19. Różnią się też od typowych bezpośrednich rozmów kwalifikacyjnych, które prawdopodobnie odbyłeś wcześniej w swojej karierze.
Rozmowy zdalne, jak sama nazwa wskazuje, przeprowadzane są bez fizycznego spotkania kandydata i osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną – są oni oddzieleni geograficznie. Wywiad jest prowadzony wyłącznie przez telefon lub, częściej, przy użyciu wideo i innych pomocy.
Zdalne rozmowy kwalifikacyjne stają się coraz bardziej powszechne w wyniku wymogu zachowania dystansu społecznego, dlatego musisz podjąć środki ostrożności, aby upewnić się, że przebiegnie ona prawidłowo.
Jaki jest więc najlepszy sposób przeprowadzania efektywnych zdalnych rozmów kwalifikacyjnych? Czytaj dalej, jeśli jesteś nowy w zdalnych rozmowach kwalifikacyjnych lub chcesz poprawić swoje umiejętności.
Zanim przejdziemy do wskazówek, najpierw zapoznajmy się z podstawowymi etykietami przeprowadzania zdalnych rozmów kwalifikacyjnych o czym powinien pamiętać każdy rekruter online…
„Etykieta” podczas zdalnych rozmów kwalifikacyjnych
Chcesz pokazać wszystkim potencjalnym kandydatom, że rozmowa kwalifikacyjna jest tak samo profesjonalna, jak spotkanie w biurze. Pozbądź się wszystkich potencjalnych rozpraszaczy, znajdując ciche miejsce, w którym możesz być równie zainteresowany rozmową.
- Użyj zamka w drzwiach, jeśli go masz; nie chcesz, żeby ci się to przytrafiło.
- Wyłącz lub przynajmniej wycisz powiadomienia zarówno na telefonie, jak i na komputerze.
- Ubierz się odpowiednio, nawet jeśli jesteś WFH. Wyglądaj profesjonalnie i potraktuj rozmowę poważnie.
- Wyczyść swoją stację roboczą z wszelkich widocznych przedmiotów, takich jak zabawki dla dzieci i inne rzeczy osobiste.
- Nie chcesz rozpraszać kandydata, więc zachowaj neutralne i rzeczowe pochodzenie.
- Zastanów się nad oświetleniem — nie chcesz, aby światło za tobą rzucało na ciebie zarys. Zamiast tego usiądź przed oknem z dużą ilością naturalnego światła.
- Ponieważ nie jesteś fizycznie obecny przy danej osobie, możesz przegapić wskazówki, że skończyła ona mówić; dlatego zostaw kilka sekund przed rozmową, aby uniknąć przekrzykiwania się nawzajem.
- Aby upewnić się, że wszystko działa dobrze, poproś współpracownika, aby zadzwonił do Ciebie za pomocą nośnika, którego używasz do przeprowadzenia rozmowy — kamery, mikrofonu, a nawet linii telefonicznej.
- Aby uniknąć problemów w ostatniej chwili lub obaw, że nie jesteś prawidłowo skonfigurowany, przeprowadź test, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.
Wskazówki dotyczące zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej, aby uzyskać lepszą jakość rozmowy kwalifikacyjnej
Przygotowanie do zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej nie tylko zapewnia sukces rozmowy, ale także pokazuje kandydatowi, że cenisz jego chęć pracy jako zdalny członek Twojego zespołu.
Podczas przeprowadzania zdalnych wywiadów pamiętaj, że technologia, której używasz, ma kluczowe znaczenie. Najpierw wybierz idealną platformę do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, a następnie zastosuj poniższe wskazówki i sztuczki i ciesz się doskonałym doświadczeniem podczas rozmów kwalifikacyjnych.
1. Zdobądź doskonałe narzędzie
Posiadanie odpowiedniego sprzętu jest niezbędne do odniesienia sukcesu podczas przeprowadzania zdalnych wywiadów. Czy będziesz tylko dzwonić? A może przeprowadzisz jednokierunkowe wywiady wideo, wirtualne wywiady na żywo lub połączenie obu?
Spotkanie twarzą w twarz z kandydatem, choć przez ekran, jest o wiele lepsze niż rozmowa telefoniczna, ponieważ pozwala wychwycić wiele sygnałów niewerbalnych.
Chociaż możesz przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną za pomocą platform wideo, takich jak Skype, Zoom lub Go-to-meeting, istnieją specjalne systemy do zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, które zapewniają dodatkowe funkcje, takie jak wbudowane formularze oceny i wygodne nagrywanie rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli chcesz przeprowadzić wywiady z białą tablicą, możesz znaleźć narzędzie, które Ci to umożliwi.
Podsumowując, przed podjęciem decyzji o narzędziu do rozmowy kwalifikacyjnej dokładnie rozważ swoje wymagania. Upewnij się również, że oprogramowanie do przeprowadzania wywiadów wirtualnych jest odpowiednie dla urządzeń mobilnych i interfejsów z Twoim ATS.
2. Nagrane wideo
Możesz także użyć nagranego wcześniej wideo z odpowiednimi napisami do procesu zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej. Na każdą ofertę pracy będą dziesiątki kandydatów, co jest wspaniałe, ponieważ pomaga rekruterowi wybrać najlepsze osoby na dane stanowisko.
Jednak wielu doskonałych kandydatów gubi się w tłumie lub rekruterzy po prostu zapominają o nich po rozmowie kwalifikacyjnej z 50 innymi kandydatami, co jest naturalne. Rekruter zawsze może wrócić i ponownie obejrzeć rozmowę kwalifikacyjną za pośrednictwem wywiadów wideo, upewniając się, że wybrał najlepszych kandydatów do pracy.
Jednak do udanego wywiadu wideo nagranego wcześniej potrzebny jest film z doskonałymi napisami i napisami. Jeśli nie jesteś dobry w podpisach i tworzeniu napisów, musisz znaleźć idealnego twórcę napisów i napisów dla siebie, takiego jak SubtitleBee.
SubtitleBee pomoże Ci stworzyć idealne napisy do Twojego filmu, co pomoże Ci w przeprowadzeniu perfekcyjnej zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej.
3. Bądź elastyczny
Wielu kandydatów będzie już pracować i nie będzie w stanie poświęcić czasu na rozmowę z Tobą. W rezultacie bądź elastyczny i zapewnij terminy dogodne dla potencjalnego klienta. Być może mają dzieci w domu, pracują w systemie zmianowym lub po prostu nie mogą opuścić dotychczasowego stanowiska.
Zatrudnianie to dwukierunkowa ulica, w której musisz sprzedać siebie, pracę i organizację w takim samym stopniu, w jakim musisz ocenić przydatność kandydata. Ponieważ dobrzy kandydaci zazwyczaj mają kilka możliwości, bądź elastyczny od samego początku i ułatw im kontakt z Tobą. Zmniejsz ilość tarcia.
Spodziewaj się, że proces zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej będzie miał miejsce wczesnym rankiem, podczas lunchu, a być może nawet wczesnym wieczorem. Pozostaw otwarte opcje. Ułatw to kandydatowi; z pewnością mają inne możliwości.
4. Przejrzyj swoją obecną procedurę zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej
Jeśli zamierzasz przejść na zdalne rozmowy kwalifikacyjne, teraz jest doskonały moment, aby ocenić i usprawnić obecną procedurę. Czy jest wydajny? Czy jest dobrze zorganizowana? Co możesz zrobić, aby było lepiej?
Zatrudnianie nie jest dedykowaną procedurą dla wielu firm; zamiast tego jest to seria interakcji z potencjalnymi pracownikami. Ale nie tylko spotykasz kogoś nowego; zbierasz dowody, aby sprawdzić, czy mają odpowiednie umiejętności, wartości i dopasowanie kulturowe do stanowiska w Twojej organizacji.
W rezultacie przekształcenie niezorganizowanych działań rekrutacyjnych w zorganizowany proces rekrutacji i rozmowy kwalifikacyjnej oraz upewnienie się, że wszyscy zaangażowani zostali tego nauczeni, zapewnia nie tylko spójność w całym procesie rekrutacji, ale także dokładniejszy i bardziej godny zaufania wybór zatrudnienia.
5. Zrób listę pytań do wywiadu
Przygotowanie do wywiadu 101 jest tak ważne, że niektórzy ludzie całkowicie go pomijają, decydując się zamiast tego na rozmowy kwalifikacyjne w nadziei na nawiązanie bardziej osobistego kontaktu. Jednak jeśli chodzi o pracowników zdalnych, ilość przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej wskazuje na poziom oddania stanowisku.
Oprócz zwykłych pytań do rozmowy kwalifikacyjnej powinieneś dodatkowo przygotować pytania dotyczące tego, jak potencjalny klient będzie sobie radził zdalnie. Co więcej, w wyszukiwarkach dostępnych jest wiele materiałów z pytaniami do rozmów kwalifikacyjnych, więc przed rozmową z kandydatami zapoznaj się z nimi.
6. Określ jasne oczekiwania wobec kandydata do pracy
Z pewnością chcesz mieć jak najlepszy wywiad. Kandydat do pracy czuje to samo. Określenie jasnych oczekiwań wobec rozmówcy to jeden z sekretów udanej rozmowy zdalnej.
Oboje powinniście być świadomi, kto zadzwoni do drugiego, aby rozpocząć spotkanie i jakiego oprogramowania użyjecie do przeprowadzenia wywiadu. Użyj idealnego podpisu do posta z ofertą pracy lub użyj SubtitleBee za zrobienie wyraźnego podpisu dla Twojego posta
Powinni wiedzieć, czy rozmowa będzie miała charakter wizualny, czy tylko dźwiękowy (z powodów, które szczegółowo omówimy w dalszej części tego artykułu, zdecydowanie zalecamy rozmowy wideo). Powinieneś poinformować kandydata, który będzie rozmawiał, podając jego imiona i nazwiska oraz stanowiska, a także czy będzie przeprowadzał rozmowę zdalną, czy po prostu widział kandydata.
Przekazując te (i wszelkie inne istotne informacje), możesz upewnić się, że kandydat jest dobrze przygotowany przed włączeniem laptopa i udzieleniem odpowiedzi na pierwsze pytanie. Jest to istotne, ponieważ pozwalasz osobom poszukującym pracy zaprezentować się z jak najlepszej strony – najlepszą wersję siebie, którą należy ocenić, rozważając ich zatrudnienie.
7. Podaj pełne szczegóły rozmowy
Podczas rozmów zdalnych najlepiej jest nadmiernie się komunikować — może to być Twoja setna rozmowa zdalna, ale może to być pierwsza rozmowa kandydata, a narzędzia, z których korzystasz, mogą być mu obce. W rezultacie przekaż wszystkim swoim potencjalnym klientom te same informacje i pozwól im rozpocząć na tych samych zasadach.
Przed rozpoczęciem rozmowy poinformuj kandydatów:
- Kiedy odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna.
- Do kogo to jest? (uwzględnij każdego członka zespołu, który będzie uczestniczył w rozmowie kwalifikacyjnej).
- Jakiej platformy zamierzasz używać? (i jak z niego korzystać).
- Co kandydat powinien zrobić z wyprzedzeniem, aby się przygotować (jeśli musi coś przygotować).
- Czy będziesz polegać tylko na dźwięku, czy wymagany będzie obraz?
- Czy musisz udostępnić im ekran, czy oni muszą udostępnić ekran Tobie?
- Możesz nawet doradzić, jak przeprowadzić zdalną rozmowę kwalifikacyjną (np. znaleźć cichą przestrzeń, zminimalizować czynniki rozpraszające itp.)
Im więcej szczegółów podasz na temat tego, czego możesz się spodziewać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, tym łatwiej będzie ocenić kandydatów wyłącznie na podstawie ich odpowiednich umiejętności i wiedzy, a nie ich umiejętności korzystania z technologii rozmów zdalnych lub reakcji na niespodzianki.
8. Zachowaj koncentrację i uważnie słuchaj
To nie twoja wyobraźnia, jeśli masz trudności ze skupieniem się podczas zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej, na przykład za pomocą Zoom. Bez rozmowy twarzą w twarz rozmowy wideo wymagają większej koncentracji.
Tylko niewielka część tego, co komunikujemy z kimś, czy to przyjacielem, czy współpracownikiem, jest mówiona. Zdecydowana większość tego, co komunikujemy (70-93 procent), to komunikacja niewerbalna, w której znaczenie jest dla nas wrodzone i instynktowne.
Język ciała, emocje na twarzy, kontakt wzrokowy, ruchy rąk, postawa ciała, a nawet ton głosu dodają głębi i znaczenia temu, co mówimy. Podczas przeprowadzania wywiadu na odległość większość z tych niewerbalnych wskaźników jest trudna do wykrycia, co utrudnia komunikację – dlatego należy zwracać szczególną uwagę na to, co mówi rozmówca.
9. Użyj ustrukturyzowanej metodologii przeprowadzania zdalnych wywiadów
Należy to zrobić w połączeniu z zapisaniem wszystkich pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Systematyczna procedura rozmowy kwalifikacyjnej pozwala ocenić każdego zdalnego kandydata na podstawie zestawu kryteriów, co znacznie ułatwia proces rekrutacji.
Na przykład możesz zadać każdemu kandydatowi identyczne pytania i obiektywnie ocenić ich odpowiedzi, aby określić, komu należy zaoferować to stanowisko.
Możesz delegować rozmowy kwalifikacyjne różnym członkom swojego zespołu, korzystając z ustrukturyzowanego procesu rozmowy kwalifikacyjnej. Stała metoda gwarantuje, że każdy ankieter zapewni prawie takie same doświadczenia jak inni, potencjalnie przyspieszając proces rekrutacji.
10. Przeprowadź wywiady z kandydatami z zespołem
W przypadku wielu zawodów rozmowy jeden na jeden są świetne, ale pracodawcy generalnie wolą mieć więcej niż jednego rozmówcę w pokoju, zwłaszcza w ostatniej lub dwóch rundach procesu zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej, zanim Ty i Twój zespół zdecydujecie, kogo zatrudnić. Różni menedżerowie ds. rekrutacji wnoszą różne umiejętności, co zazwyczaj skutkuje bardziej efektywną rozmową kwalifikacyjną.
Jeden z ankieterów może być w stanie nawiązać silniejszą więź z rozmówcą i pomóc mu się zrelaksować. Zapytania innej osoby mogą być bardziej skoncentrowane na umiejętnościach miękkich. Ta ostatnia może zagłębić się w kryteria pracy i przetestować gotowość rozmówcy do pracy zdalnej. Podczas gdy jeden ankieter może być w stanie poradzić sobie ze wszystkim samodzielnie, delegowanie niektórych pytań innym może być korzystne.
Będziesz także mógł obserwować, jak rozmówca odpowiada na różnego rodzaju pytania od różnych typów ludzi. W końcu oczekuje się od nich komunikowania się z wieloma osobistościami z innych działów i powinni być w stanie utrzymać się podczas omawiania swojej pracy z kimkolwiek.
11. Wybierz odpowiednie i relaksujące otoczenie
Podczas rozmowy zdalnej masz pełną kontrolę nad atmosferą, w której odbywa się rozmowa kwalifikacyjna. Podejmij świadomą decyzję. Nie chcesz, aby ekspres do kawy eksplodował parą, gdy barista po raz czwarty woła klienta po imieniu, a ty wciąż próbujesz się przywitać przez ding.
Wybierz spokojne, relaksujące otoczenie z kilkoma przerwami. Wiele osób uważa, że ich własny dom spełnia ich potrzeby. Jeśli masz małe dzieci, hałaśliwe psy, współlokatorów itp., musisz poczynić specjalne przygotowania, aby nikt nie zapukał ani nie wtargnął do Twojego „pokoju przesłuchań” podczas jego trwania.
Upewnij się, że wszyscy w Twoim bezpośrednim sąsiedztwie wiedzą, że przeprowadzasz z kimś rozmowę na odległość i że nie będziesz rozpraszany przed rozpoczęciem rozmowy.
12. Poświęć trochę czasu na wyjaśnienie kultury Twojej firmy.
Możliwe, że kandydaci nie będą mogli odwiedzić Twojego biura ani spotkać się z Twoim zespołem. Może w ogóle nie masz biura. W rezultacie upewnij się, że potencjalni klienci nie przegapią możliwości poznania wszystkiego, co można o Tobie wiedzieć.
Podaj im podstawowe informacje, takie jak kultura i zasady Twojej firmy. Dziel się historiami, przykładami i odniesieniami do tego, co rozumiesz przez kulturę – nie tylko mów o swoich wartościach; wyjaśnij zachowania, których oczekujesz od pracowników w odniesieniu do każdej wartości, i podaj przykłady najlepszych praktyk, aby pomóc potencjalnym klientom zrozumieć, co masz na myśli.
Trudno jest zrozumieć kulturę firmy, jeśli nie możesz jej zobaczyć na własne oczy, więc narysuj obraz dla potencjalnego klienta.
Podsumowanie
Jednakże, jeśli są one obsługiwane prawidłowo, zdalne rozmowy kwalifikacyjne mogą być skutecznym podejściem. Pamiętaj jednak, że będziesz musiał zwrócić większą uwagę na nawiązywanie kontaktów z kandydatami, ponieważ nie spotkasz się z nimi twarzą w twarz.
Stworzenie ustrukturyzowanej procedury rozmowy kwalifikacyjnej, uczynienie z niej dwukierunkowej, pouczającej rozmowy i skupienie się na komunikacji z kandydatem przed rozmową kwalifikacyjną i po niej znacznie przyczyni się do przeprowadzenia produktywnych rozmów zdalnych.