To całkiem dobrze- wiadomo, że zarządzanie drukowaniem to obecnie wielki biznes. Jednym z głównych problemów, przed którymi stoją firmy każdej wielkości i kształtu, jest to, że ich pracownicy po prostu nie mają umiejętności ani wiedzy niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji zakupowych w przypadku drukarek.
Pamiętam jedną firmę, w której pracowałem wiele lat temu, używając małych i nieefektywnych drukarek atramentowych w biurze liczącym 20 osób! Moi współpracownicy w tamtym czasie często narzekali na konieczność wymiany wkładów atramentowych i długie oczekiwanie na ukończenie dużych zadań drukowania.
Kiedy zapytałem mojego szefa, dlaczego używamy tych drukarek atramentowych, podał mi powód, ponieważ „kupujący firmę widział je w specjalnej ofercie w swoim lokalnym sklepie komputerowym”! Nawet dzisiaj nadal nie mogę zrozumieć, co skłoniło kupującego do zakupu tych tanich drukarek bez zbadania potrzeb drukowania osób, które faktycznie miały z nich korzystać.
Jak na ironię, miał w swoim biurze całkiem przyzwoitą drukarkę laserową, która była więcej niż zdolna do obsługi dużych ilości zadań drukowania, ale używał jej tylko dwa razy w miesiącu! Jakkolwiek zabawnie brzmi ta historia, boję się powiedzieć, że to tylko jeden z wielu przykładów tego, jak firmy mają nieefektywne (i często drogie) praktyki drukowania.
Znaczenie zarządzania drukowaniem
Temat zarządzania drukiem jest bardzo ważny w miejscu pracy. Drukarki stanowią dużą część wydatków firmy na IT każdego roku i nie mówię tylko o kosztach zakupu lub leasingu drukarek!
Materiały eksploatacyjne do drukarek, takie jak wkłady, tonery, bębny i papier, stanowią dużą część kosztów drukowania i jest to obszar, w którym wiele firm popełnia błędy. Zawsze łatwo jest po prostu kupić tanią drukarkę, ale generalnie jednym z powodów, dla których są one tak tanie, jest to, że materiały eksploatacyjne kosztują małą fortunę.
Firma zarządzająca drukiem będzie mogła współpracować z Tobą, aby określić, w jaki sposób Twoja firma może utrzymać niskie koszty drukowania, a sposoby, w jakie to robią, są następujące:
-
Wiedza – nikt nie zna rynku drukarek lepiej niż ktoś, kto się w nim specjalizuje, więc firmy zarządzające drukiem mogą powiedzieć, jakiego rodzaju drukarek potrzebujesz do swoich potrzeb. Na przykład możesz potrzebować kolorowej drukarki A3, jeśli drukujesz wiele wysokiej jakości zdjęć lub kolorowych dokumentów technicznych na dużą skalę;
-
Ekspertyza – firmy zarządzające drukiem są po to, aby doradzać Ci, czego potrzebujesz, a nie czego chcesz. Wspaniale byłoby mieć w biurze kosztowną kolorową drukarkę laserową, ale jeśli nigdy nie drukujesz niczego w kolorze, to strata pieniędzy;
-
Wsparcie – problem z pracownikami, którzy mają niewielkie lub żadne doświadczenie z rynkiem drukarek lub z konserwacją drukarki, polega na tym, że możesz zostać dosłownie sam! Firmy zarządzające drukiem oferują wsparcie, którego potrzebujesz, kiedy go potrzebujesz.