Wiele rzeczy się zmieniło, gdy pandemia COVID-19 uderzyła w świat. Wprowadzono surowe zasady dotyczące dystansu społecznego, a wszystkie organizacje stały się obowiązkowe, aby ściśle przestrzegać polityki rządu. Aby ograniczyć rozprzestrzenianie się koronawirusa, globalne organy zarządzające wezwały wszystkie organizacje do przejścia na model pracy zdalnej. Ta nagła zmiana sprawiła, że wszyscy pracownicy spędzają więcej czasu na indywidualnych rozmowach i spotkaniach.
Niedawno Harvard Business School przeprowadziła ankietę wśród ponad 3 milionów osób w 16 globalnych miastach, aby przeanalizować i zbadać wpływ asynchronicznych metod komunikacji na ludzi. Dane pochodzące z analizy zaproszeń na spotkania wykazały, że:
- Nastąpił 13% wzrost liczby spotkań (po pandemii) i
- Liczba osób zaproszonych na spotkania wzrosła o 2–14%.
- Średnio pracownik spędza co najmniej 4,1 godziny tygodniowo na spotkaniach!
Wszyscy wiemy, jak trudno jest zorganizować efektywne spotkanie online. Jeśli zorganizowanie spotkania i skłonienie wszystkich do przyłączenia się na czas wydaje się trudne, pisanie protokołów z tych spotkań jest jeszcze większym wyzwaniem.
Ponieważ pracownicy uczestniczą w większej liczbie wirtualnych spotkań po pandemii, ważne jest, aby zapisujący nauczyli się jak pisać protokoły ze spotkań efektywnie. Po pierwsze, zrozummy, czym naprawdę są protokoły ze spotkań.
Co to są minuty spotkania?
Protokoły to oficjalne notatki sporządzane podczas spotkania. Protokoły to proces dokumentowania decyzji i planu działania omawianych podczas spotkania.
Podczas gdy sekretarz jest zwykle wyznaczany do sporządzania protokołu ze spotkania, często konieczne jest aktywne zaangażowanie wszystkich członków zarządu. Członkowie zarządu sprawdzają poprawność protokołu przed jego zatwierdzeniem. Osoby wykonujące minuty muszą być bardzo skoncentrowane i zwracać uwagę na każdą drobną dyskusję, która jest prowadzona na spotkaniu.
Dlaczego powinieneś pisać protokół ze spotkania?
Spróbujmy zrozumieć prawdziwy cel spotkań zawodowych.
Głównym celem profesjonalnego spotkania jest rozwiązywanie istniejących problemów, burza mózgów nad nowymi pomysłami, omówienie kolejnych kroków (kroków do przodu) oraz przydzielenie odpowiednich zadań członkom zespołu.
Ponieważ spotkania odgrywają ważną rolę w poprawie ogólnej wydajności i produktywności zespołu, ważne jest, aby skutecznie je dokumentować.
Wymagane umiejętności Aby zebrać efektywne minuty spotkania
Osoba wykonująca minutę powinna posiadać następujące umiejętności.
- Zrozumienie :Powinni być w stanie zrozumieć złożone tematy omawiane podczas spotkania. Oczekuje się, że osoby zbierające minuty wymienią tylko ważne punkty. Dlatego konieczne jest, aby dobrze zrozumieli, co należy zanotować, a czego unikać.
- Pisanie :Ważne jest, aby zachować szybkość pisania zsynchronizowaną z tempem spotkania. Jeśli ich pisanie jest powolne, powinni spróbować nad tym popracować.
- Słuchanie :Powinni również mieć dobre umiejętności obserwacji i słuchania.
Typowe wyzwania, z jakimi mierzą się minutowcy
Spotkania mogą stać się głośniejsze, gdy jednocześnie przekazuje się zbyt wiele opinii. Ludzie mają tendencję do odchodzenia od głównego punktu dyskusji i mogą wymyślać nowe problemy. Skupienie się tylko na ważnych faktach związanych z punktem dyskusji staje się trudniejsze.
Chociaż pisanie efektywnych protokołów ze spotkań offline jest trudniejsze, pisanie protokołów ze spotkań online jest jeszcze trudniejsze. Oto niektóre typowe wyzwania, z jakimi mierzą się osoby sporządzające notatki podczas spotkań online:
- Zmniejsz zmęczenie i zmęczenie oczu,
- Problemy z łącznością,
- Trudności w uczestnictwie,
- Trudności w nadążaniu za tempem spotkania.
Teraz, gdy zdajemy sobie sprawę z typowych problemów, z jakimi borykają się osoby zajmujące się minutami, spróbujmy znaleźć rozwiązania, aby rozwiązać te problemy.
Jak może pomóc nagrywanie spotkań online?
Nagrywanie spotkań online z pewnością może pomóc w rozwiązaniu niektórych problemów wymienionych powyżej. Nie musisz się już martwić o pominięcie kilku kluczowych punktów tu i tam. Po nagraniu spotkań możesz rzucić na nie okiem i precyzyjnie zmienić strukturę protokołu spotkania.
Korzyści spotkań nagraniowych
- W przypadku pominięcia jakichkolwiek kluczowych punktów, terminów lub ważnych terminów, o których wspomniano na spotkaniu, będziesz mógł ponownie przejrzeć nagranie spotkania i odpowiednio wprowadzić zmiany w notatkach.
- Pomaga przeprowadzić dokładną analizę i jasno zrozumieć kluczowe tematy omawiane na spotkaniu.
Dowiedz się, jak pisać minuty spotkania w 5 prostych krokach
Dowiedz się, jak pisać protokół ze spotkania skutecznie, po prostu postępując zgodnie z instrukcjami wymienionymi poniżej.
Krok 1:Przygotuj porządek obrad, kontaktując się z przewodniczącym.
Zawsze dobrze jest zaplanować wszystko z wyprzedzeniem. Pomoże Ci utrzymać porządek i zapewni pracę w zorganizowany sposób. Spróbuj skontaktować się z przewodniczącym i przygotuj porządek obrad. Gdy porządek obrad będzie gotowy, możesz sporządzić zarys spotkania zawierający wszystkie niezbędne nagłówki i podsekcje.
Krok 2:Przygotuj konfigurację nagrywania.
To jest najważniejszy krok. Aby nagrywać spotkania online, musisz zainstalować oprogramowanie do nagrywania ekranu innej firmy, takie jak Vmaker.
Być może zastanawiasz się, dlaczego powinieneś zainstalować oprogramowanie do nagrywania ekranu innej firmy, skoro możesz po prostu nagrywać spotkania w natywnej aplikacji.
Problem polega na tym, że na platformach takich jak Zoom od uczestników oczekuje się za każdym razem uzyskania zgody gospodarza. Tylko jeśli gospodarz zaakceptuje ich prośbę, będą mogli nagrywać spotkania z zoomem. Na innych platformach, takich jak Google Meet, nie jest dostępna funkcja nagrywania.
Jeśli korzystasz z Webex lub GoToMeeting, musisz przejść na konto premium, aby odblokować funkcję nagrywania. Te opcje nie są ani łatwe, ani niedrogie. Dlatego przeprowadzimy Cię przez jedno z najłatwiejszych podejść do korzystania z Vmakera.
Pobierz rejestrator spotkania
Możesz teraz przygotować swoje nagranie, pobierając rejestrator spotkania. Polecamy Vmaker, ponieważ jest to jeden z najbardziej przyjaznych dla użytkownika rejestratorów spotkań dostępnych online. Pozwala użytkownikom nagrywać spotkania online za darmo. Może bez wysiłku nagrywać zarówno dźwięk wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Można go pobrać w dwóch formatach – jako rozszerzenie Chrome ze sklepu Chrome Web Store lub jako wersję dla systemu macOS.
Kroki związane z nagrywaniem spotkań online za pomocą Vmakera
- Zarejestruj się w Vmaker i utwórz konto.
2. Zaloguj się do konta Vmaker i pobierz preferowaną wersję.
3. Jeśli używasz rozszerzenia do Chrome, przypnij rozszerzenie do przeglądarki. Jeśli używasz aplikacji na Maca, możesz ją bezpośrednio otworzyć i rozpocząć nagrywanie.
4. Teraz wystarczy dostosować swoje preferencje i rozpocząć nagrywanie. Po zakończeniu nagrywania plik zostanie automatycznie zapisany w desce rozdzielczej.
Otóż to. To takie proste. Teraz możesz zacząć pisać swoje minuty bez utknięcia. Pisanie protokołów ze spotkań nie jest już stresujące! Najlepsze w tym wszystkim jest to, że możesz to wszystko zrobić za darmo!
Aby dowiedzieć się więcej o Vmakerze i jego funkcjach, obejrzyj ten film poniżej.
Krok 3:Dołącz do spotkania, rozpocznij nagrywanie i zacznij robić notatki
Gdy dołączysz do spotkania, rozpocznij nagrywanie. Gdy spotkanie zostanie nagrane, pamiętaj, aby jak zwykle zacząć robić notatki. Pamiętaj, że nagranie jest tylko zasobem, którego powinieneś użyć jako odniesienia, gdy gdzieś utkniesz. Nie pomijaj robienia notatek. Kontynuuj pisanie notatek tak, jak zwykle.
Krok 4:Napisz protokół ze spotkania za pomocą nagrania
Po zakończeniu spotkania możesz jak najszybciej zacząć pisać protokół. Pomaga to lepiej pisać, ponieważ dyskusje, które miały miejsce podczas spotkania, pozostają świeże w Twojej pamięci. Możesz skorzystać z nagrania tutaj i ponownie odwiedzić sekcje, które przegapiłeś. Spójrz na poniższą listę, aby dowiedzieć się, co należy uwzględnić, a czego unikać podczas pisania protokołu ze spotkania.
Format minut spotkania
Przyjrzyjmy się teraz ważnym rzeczom, które powinny znaleźć się w protokole spotkania.
- Nazwa, miejsce, data i godzina (wskaż również, czy jest to spotkanie online, czy offline)
- Cel spotkania
- Lista obecnych uczestników
- Lista uczestników, którzy poinformowali zespół, że nie będą mogli pojawić się na spotkaniu
- Lista uczestników, którzy nie pojawili się na spotkaniu i pozostali w mundurach
- Program
- Podjęte decyzje i dyskusje
- Szczegóły spotkania uzupełniającego (czas i miejsce następnego spotkania)
- Linki do odpowiednich załączników lub dokumentów.
Błędy, których należy unikać
Do tej pory masz jasny pomysł na to, co powinno znaleźć się w protokole spotkania. Przyjrzyjmy się teraz liście rzeczy, których należy unikać.
- Unikaj używania osobistych komentarzy i opinii.
- Nie używaj przymiotników, przysłówków i emocji.
- Upewnij się, że unikasz błędów gramatycznych.
- Nie pomijaj ani nie zaniedbuj przeglądu i zatwierdzenia.
- Upewnij się, że przeglądasz protokoły z poprzednich spotkań.
- Unikaj zmian w formacie, stylu lub tonie.
- Unikaj rejestrowania treści porady prawnej od adwokata.
- Nie rób założeń ani domysłów. Wszędzie tam, gdzie brakuje informacji, wyraź to jasno.
- Nie załączaj niekompletnych lub niejasnych dokumentów zewnętrznych. Spróbuj załączyć tylko istotne dokumenty.
Bonus:przykładowy szablon protokołu spotkania
Krok 5:Prześlij, udostępnij do przejrzenia i roześlij protokół ze spotkania.
Po zakończeniu pisania protokołu prześlij go do sprawdzenia. Możesz go przejrzeć i zatwierdzić przez przewodniczącego. Po zatwierdzeniu protokołu udostępnij go wszystkim członkom zespołu.
Wniosek
Teraz musisz mieć pełne zrozumienie tego, czego potrzeba, aby napisać skuteczny protokół ze spotkania.
Musisz nauczyć się, jak łatwo pisać protokoły ze spotkań za pomocą rejestratora spotkań.
Tak więc następnym razem, gdy zostaniesz poproszony o spisanie protokołu ze spotkania, zaakceptuj wyzwanie i zacznij pisać pewnie!
Często zadawane pytania
1. Jak długo powinienem zająć spisanie protokołu ze spotkania?
Zawsze zaleca się wykonanie go w ciągu 24 godzin. W ten sposób protokolantowi łatwiej będzie dobrze zapamiętać wydarzenia ze spotkania.
2. Jak rozesłać protokół ze spotkania?
Gdy skończysz pisać, przekaż go członkom zespołu za pośrednictwem poczty e-mail lub użyj narzędzia do udostępniania w chmurze, takiego jak Dokumenty Google.
3. Gdzie mogę uzyskać dostęp do próbek lub szablonów protokołów ze spotkań?
Spójrz na szablon protokołu dodatkowego spotkania, który udostępniliśmy powyżej. To da ci wyobrażenie o podstawowej strukturze i formacie, których należy przestrzegać podczas pisania protokołu ze spotkania online.
4. Jak szczegółowe powinny być protokoły ze spotkania?
Protokół spotkania powinien być zwięzły i musi zawierać główne punkty działania spotkania. Chociaż konieczne jest dodanie wszystkich ważnych punktów, zawsze lepiej jest trzymać się z dala od informacji, które nie są istotne dla sedna spotkania.
Zalecane lektury
- Jak nagrywać spotkania Zoom jako uczestnik
- Jak nagrywać ekran Netflix za darmo
- Dowiedz się, jak wysłać wiadomość e-mail wideo
- 5 najlepszych rejestratorów Powerpoint do prezentacji wideo
- Najlepsze rejestratory ekranu dla komputerów Mac