Dla wielu z nas zajmujących się postprodukcją jesteśmy odpowiedzialni nie tylko za bycie kreatywnymi, ale także za prowadzenie własnych małych firm. Niezależnie od tego, czy oznacza to tylko Ciebie i Twoich klientów, czy też Ciebie i kilku pracowników, skuteczne zarządzanie stroną biznesową jest zawsze trudnym zadaniem.
Nie mam problemu ze zrobieniem 40 godzin materiału filmowego i przejrzeniem go w celu stworzenia mocnej 3-minutowej narracji dla klienta, ale kiedy po raz pierwszy rozpoczynałem swoją podróż do codziennej pracy z klientem, miałem trudności z wymyśleniem, jak śledzić swój czas, planować kolejne e-maile i radzić sobie z niektórymi nieuniknionymi potrzebami technicznymi, które pojawią się później.
Poniżej podzielę się z Tobą kilkoma wskazówkami i trikami, jak skutecznie, zdalnie i ekonomicznie prowadzić własną małą firmę zajmującą się postprodukcją.
Jesteś odpowiedzialny za dwa kluczowe elementy projektu. Media dla tego projektu i plik projektu będący kluczem do jego odblokowania.
Upewnij się, że masz kopie zapasowe
Pierwszą zasadą dotyczącą plików multimedialnych i projektów jest upewnienie się, że masz kopie zapasowe wszystkiego. Dla mnie oznacza to jedną z dwóch rzeczy i oto, jak to rozłożyć.
W przypadku mniejszych projektów, w których ilość multimediów jest stosunkowo niewielka, poniżej 500–700 GB materiału, przechowuję te multimedia na wewnętrznym dysku twardym i korzystam z usług takich jak Dropbox, Dysk Google lub Box, aby zsynchronizować te multimedia z miejscem docelowym w chmurze. Dodatkowo zachowam plik projektu dla tego projektu na nośnikach, a jego kopia zapasowa będzie również tworzona w mojej lokalizacji docelowej w chmurze.
Pamiętaj, że mówię „wewnętrzny dysk twardy”, ponieważ mój iMac ma duży dysk SSD o pojemności 8 TB z dużą ilością miejsca na duże konto Dropbox, ale możesz używać zewnętrznej macierzy RAID lub zewnętrznego dysku SSD NVME jako głównej lokalizacji przechowywania w Dropbox lub chmurze, co jest w porządku również w tym przykładzie.
Tworzenie kopii zapasowych większych projektów
W przypadku większych projektów, w których multimedia są znacznie większe i nie mieszczą się łatwo na moim wewnętrznym dysku twardym, przechowuję je na zewnętrznych dyskach twardych należących do projektu lub klienta. Pliki projektu pozostaną jednak w folderze synchronizowanym z moją usługą przechowywania w chmurze. Ta metoda ułatwia śledzenie projektów klientów, gdy znajdują się one na dysku twardym, który konkretnie należy do tego pojedynczego projektu lub tego pojedynczego klienta.
Porozmawiajmy przez chwilę o przechowywaniu w chmurze. Inne artykuły mogą zawierać bardziej szczegółowe porównania usług przechowywania w chmurze, więc nie będę się tutaj szczegółowo rozwodzić. Osobiście korzystam z Dropbox, ponieważ ich miesięczna cena za nieograniczone konto jest akceptowalnym kosztem, a także dlatego, że wielu moich współpracowników jest już użytkownikami Dropbox. Dodatkowo nieograniczone konta Dropbox obejmują trzy stanowiska, co oznacza, że w razie potrzeby mogę zaprosić lub usunąć dwóch kolejnych współpracowników, aby dzielili się z moim zespołem Dropbox, bez zwiększania kosztów.
Najważniejszym wnioskiem jest to, że kopie zapasowe plików projektu muszą być przechowywane w miejscu, w którym będą zarówno bezpieczne, jak i odzyskane w przypadku przypadkowej utraty. Dropbox posiada funkcję przewijania folderów oraz przechowywanie usuniętych plików przez 180 dni z możliwością przywrócenia.
Udostępnianie multimediów współpracownikom
Powodem przechowywania plików projektu w folderze przechowywania w chmurze jest możliwość udostępnienia tego folderu współpracownikom, jeśli zajdzie taka potrzeba. Być może widziałeś to przy użyciu czegoś takiego jak LucidLink, ale działa to również równie dobrze w Dropbox lub innych usługach przechowywania w chmurze.
Projektując swój biznes postprodukcyjny, zastanów się, jak szybko i łatwo możesz współpracować ze współpracownikami. Jeśli zależy Ci na kosztach, wybierz system, który nie karze Cię za dodatkowych użytkowników ani dodatkowe dane. Dla mnie jest to Dropbox. W dowolnym momencie mogę dodać do swojego konta dwóch nowych członków zespołu bez ponoszenia dodatkowych kosztów, a jeśli chcę zapewnić dostęp wielu współpracownikom jednocześnie, mogę utworzyć nowy adres e-mail na koncie firmowym i aktywować go jako jeden z użytkowników Dropbox. W ten sposób każda osoba, której podam dane uwierzytelniające tego e-maila, będzie mogła uzyskać dostęp do folderu Dropbox.
Bardziej szczegółowo opowiem o tym, jak korzystam z Dropbox w tym artykule (przyszły artykuł nie został jeszcze opublikowany, być może w przyszłości po prostu zaktualizujemy ten artykuł za pomocą hiperłącza).
Organizacja projektu
Możesz mieć swój własny system składania i podfolderów, wymyślając sposoby nadawania nazw swoim projektom i nazw kodowych, które możesz nadać swoim klientom. Dla mnie jest to tak proste, jak to tylko możliwe. Używam YY-MM jako kodu referencyjnego dla wszystkich projektów, dzięki temu są one zorganizowane chronologicznie, ale nie są agresywnie przemyślane.
Uwaga dotycząca używania dat w organizacji:chcesz użyć formatu rozpoczynającego się od roku, miesiąca, a następnie dnia. To będzie brzmiało:RR-MM-DD. Dzieje się tak dlatego, że jeśli wykonujesz pracę przez kilka lat, wszystkie momenty rozpoczęcia pracy w maju zostaną posortowane razem, niezależnie od roku, w którym zostały wyprodukowane.
Ta metoda ułatwia także szybkie i łatwe sortowanie starszych projektów do folderów w chłodni.
Dostęp zdalny
Prowadząc działalność postprodukcyjną wiesz, że praca nigdy się nie kończy, nawet jeśli zdecydujesz się na chwilę oderwania od biurka. Oczywiście należy zadbać o to, aby zapewnić sobie dużo odpoczynku i wolnego czasu, ale w razie potrzeby należy także umożliwić zdalny dostęp do maszyny. Ponieważ pracuję w biurze oddalonym od domu, często zdalnie łączę się z komputerem, aby pobrać zapomniany plik lub skonfigurować renderowanie, którego nie mogę skonfigurować z domu.
Rozważając zdalny dostęp, należy wybrać kilka dróg. Osobiście nie planuję tak naprawdę „pracować zdalnie”. Uważam dostęp zdalny za narzędzie niezbędne do zapewnienia dostępu do plików, których mogę potrzebować na odległość, ale nie planuję zdalnej edycji. Idealnym narzędziem dla mnie w tym przypadku jest Pulpit zdalny Chrome. Jest nie tylko bezpłatny, ale ponieważ jestem już użytkownikiem Google i Chrome, doskonale łączy się z moim istniejącym obszarem roboczym.
W przeszłości korzystałem z TeamViewera. Podobało mi się, ale cena abonamentu jest zbyt wysoka w stosunku do tego, jak planuję z niego korzystać.
Komunikacja
W świecie postprodukcji komunikacja jest kluczowa. Będziesz musiał komunikować się ze współpracownikami, członkami zespołu projektu, nad którym pracujesz, a także z zewnętrznymi klientami i dostawcami. Oznacza to mnóstwo narzędzi komunikacyjnych. Znalazłem kilka skutecznych wskazówek dotyczących komunikacji.
Jeśli nie słyszałeś o Superhumanie, czas to sprawdzić. Dałem to testowi i byłem pod wielkim wrażeniem. Ostatecznie zrezygnowałem z subskrypcji, ponieważ czułem, że zarobiony czas nie jest wart ponoszonych kosztów, a jako zwolennik koncepcji Inbox Zero niekoniecznie potrzebuję usługi, która pomoże mi w obsłudze poczty e-mail. Biorąc to pod uwagę, znam kilka osób, które tego potrzebują.
Bez względu na to, co robisz z pocztą elektroniczną, jedna rzecz jest najważniejsza. Użyj jednego adresu e-mail lub, jeśli nie masz innego wyjścia, jak użyć wielu adresów e-mail, upewnij się, że wszystkie działają na jednej platformie, niezależnie od tego, czy jest to Mail, Outlook, Superhuman czy coś porównywalnego.
Czat
Niestety największym wyzwaniem, któremu udało mi się sprostać, były aplikacje do czatowania. Obecnie muszę śledzić Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp i GChat. To po prostu zbyt wiele aplikacji do czatowania, na które warto zwrócić uwagę, i jak dotąd nie znalazłem łatwego rozwiązania, które umożliwiłoby zebranie wszystkich tych czatów w jednym miejscu.
Mając to na uwadze, jeśli planujesz używać czatu do rozmów z klientami, dostawcami lub współpracownikami, zdecydowanie sugeruję Discord jako najlepszy wybór. Ma tę samą funkcjonalność co Slack, bez skomplikowanego procesu logowania. Byłem zagorzałym użytkownikiem Slacka, ale powoli przeniosłem się w stronę Discorda i mam nadzieję, że z czasem uda mi się przenieść wszystkie moje kanały ze Slacka na kanały Discord.
Telefon
Jeśli jesteś użytkownikiem komputera Mac i telefonu iPhone, upewnij się, że korzystasz z połączeń Wi-Fi i funkcji FaceTime Audio na swoim komputerze. Jeśli chcesz wykonać połączenie telefoniczne, możesz je wykonać bezpośrednio ze swojego komputera, zamiast korzystać z urządzenia mobilnego. Pomaga to ograniczyć łatwe rozpraszanie uwagi na urządzeniach mobilnych, takie jak Instagram czy TikTok, które wymagają ciągłego przewijania.
Wideokonferencja
Wreszcie prawdopodobnie będziesz potrzebować wideokonferencji. Zoom jest do tego wiodącym narzędziem i jest naprawdę świetny. Kilka razy musiałem korzystać z Google Meet i stwierdziłem, że jakość wideo jest niska, a łatwość obsługi trudna.
Jeśli kiedykolwiek korzystasz z Zoomu tylko do wideokonferencji jeden na jednego, subskrypcja nie jest konieczna. Jedna sztuczka, jaką mam dla użytkowników Zoom, polega na skonfigurowaniu pokoju Zoom, który będzie zawsze otwarty, przy użyciu Twojego osobistego linku i skonfigurowaniu ustawień tak, aby zawsze było włączone udostępnianie ekranu.
Zawsze przechowuję kopię linku do Zooma w notatniku na komputerze, dzięki czemu mogę szybko umieścić link na czacie i poprosić współpracowników, aby od razu nawiązali ze mną rozmowę.
Jeśli korzystasz ze Slacka lub Discorda, nie wahaj się skorzystać z ich niesamowitej wbudowanej funkcji czatu wideo. Nie zawsze potrzebujesz kolejnej aplikacji, upraszczaj, jeśli to możliwe.
Utwórz system organizacyjny
Jeśli poczta e-mail, dostęp do komputera, multimedia i pliki projektów nie wystarczą, aby zwrócić na nie uwagę, powinieneś także pomyśleć o jakimś systemie organizacyjnym, który pomoże Ci śledzić pracę, którą musisz wykonać.
Na szczęście nie brakuje świetnych aplikacji, z których większości można używać za darmo. Do śledzenia całej mojej pracy używam kombinacji trzech rzeczy i jest to trochę niekonwencjonalne. Do śledzenia projektów, prognozowania kosztów i sprawdzania, co muszę zrobić, gdy korzystam z Airtable. Skonfigurowałem tabelę, która śledzi wystawione przeze mnie oferty pracy, projekty w aktywnej rotacji oraz projekty, które zostały ukończone i ukończone. Airtable jest szybki, łatwy w użyciu i można go szybko przeszukiwać.
Notatniki cyfrowe
Do robienia notatek używam Sublime. Jest to prawdopodobnie jeden z bardziej niekonwencjonalnych wyborów, ponieważ istnieje mnóstwo świetnych aplikacji do robienia notatek, takich jak Notion. Jednak lubię, gdy wszystko jest tak proste, jak to tylko możliwe, a Sublime osiąga dla mnie ten cel. Sublime jest zawsze otwarte i zminimalizowane, a w jednej chwili wystarczy mi tylko przejście do oprogramowania, naciśnięcie klawisza skrótu, aby otworzyć nową stronę i zacząć pisać. Bez kłopotów, bez nagłówków tematów, bez jakichkolwiek opóźnień, po prostu pisanie. U mnie działa to szybko i skutecznie. Notatki, które robię w Sublime, są zwykle później kopiowane do odpowiedniej komórki w Airtable, która łączy się z tym klientem lub projektem w celu przechowania.
Wreszcie używam QuickBooks Online do rozliczeń i księgowości. Jest mało prawdopodobne, że znajdziesz całkowicie darmowe oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania. Współpracowałem z Bill.com wraz z Wave i osobiście uważam, że QuickBooks Online jest najlepszym z nich. Jedyne, z czym mam problemy, to szablon faktury, który moim zdaniem nie zapewnia wystarczającego dostosowania do tworzenia i wysyłania nowocześnie wyglądających faktur.
QuickBooks Online, podobnie jak większość programów księgowych, może pomóc w generowaniu raportów zysków i strat, prognozowaniu przyszłości i śledzeniu kwoty rozliczeń, kto i kiedy jest Ci winien, a nawet może akceptować płatności ACH i kartą kredytową. Dodatkowo QuickBooks Online ma zupełnie nowe narzędzie do śledzenia czasu, jeśli chcesz dokładnie śledzić swój czas.
Uprość przepływ pracy
Może to wydawać się dużo, ale tak naprawdę jest to jeden z najdłuższych artykułów, jakie napisałem dla OWC. Ale w rzeczywistości prowadzenie firmy, niezależnie od tego, jak mała, jest dużym zadaniem. Najważniejsza rada, jaką mogę udzielić każdemu, kto ma trudności z ustaleniem tajników prowadzenia własnej firmy zajmującej się postprodukcją, to uproszczenie wszystkiego, co robisz.
Kiedy zaczynałem, korzystałem z wszelkiego rodzaju arkuszy kalkulacyjnych, różnych narzędzi do śledzenia czasu, źle zarządzałem folderami Dropbox i klientów i ogólnie utrudniałem sobie życie. Dopiero gdy uprościłem swój system, zacząłem oszczędzać czas w ciągu dnia. I ostatecznie to, co okazało się dla mnie absolutnie najlepsze, to odejść na minutę od komputera i użyć zwykłego starego papieru i ostrego długopisu, aby śledzić, nad czym pracuję. Zapisywanie tego, co muszę zrobić każdego dnia, gdy wchodzę do biura, wyznacza pozytywne intencje na dzień, w którym mam nadzieję ukończyć, i pomaga zapobiegać pomijaniu ważnych, ale nudnych zadań, o których wiem, że należy wykonać.