Jeśli chodzi o komunikację w zespole, czasem najważniejszym czynnikiem jest szybkość. Zajęta organizacja może wspólnie zaoszczędzić wiele godzin pracy, organizując proste 30-minutowe spotkanie. Rozwiązania poczty e-mail i wiadomości błyskawicznych, takie jak Slack, są najlepszymi opcjami w codziennej komunikacji wewnętrznej, ale nawet te mają swoje wady.
W tym odcinku The Visual Lounge Sherri Powers, wiceprezes ds. marketingu w TechSmith, opowiada o tym, jak komunikacja wideo może zaoszczędzić czas.
Krótkie filmy i proste nagrania ekranu często pozwalają szybciej i wydajniej przekazywać wiadomość niż e-mail lub spotkania osobiste. Sherri omawia matematykę w tym odcinku, aby pokazać Ci, ile czasu możesz zaoszczędzić, korzystając z wideo.
Znaczenie dobrej komunikacji
Dobra komunikacja w zespole jest zawsze koniecznością w każdej organizacji, zwłaszcza jeśli jest to duża, z wieloma działami. Jest to jednak coś, na co firmy mogą z łatwością poświęcić znacznie więcej czasu niż potrzebują.
Jako wiceprezes ds. marketingu w TechSmith, Sherri wie lepiej niż większość innych, jak trudna może być praca z wieloma działami, kierownictwem i zespołem ogólnym w celu przekazywania wiadomości. Jednym z największych wyzwań jest czas i to, jak długo może zająć proste spotkanie.
Nie tylko to, ale musisz również upewnić się, że Twoja wiadomość jest przekazywana wyraźnie, bez miejsca na błędną interpretację. Uzyskanie właściwej równowagi może wydawać się formą sztuki.
Korzystanie z danych do utworzenia kopii zapasowej punktu
Jeśli chodzi konkretnie o marketing, musisz być w stanie poprzeć to, co mówisz, zimnymi, twardymi liczbami.
Jeśli musisz porozmawiać z innym działem o rozwoju firmy lub potencjale marketingowym, niejasne słowa nie działają. Musisz być w stanie wykonać kopię zapasową tych punktów.
Sherri mówi, że kluczem jest wykorzystanie wizualizacji do pokazania faktów i liczb. Sugeruje, że najlepszym sposobem na dotarcie do celu jest wykorzystanie danych i przedstawienie ich w formie wizualnej na ekranie.
Co sprawia, że wizualizacja jest świetna?
Skąd wiesz, że Twoje wizualizacje są skuteczne? Sherri pyta, „czy to wykonuje zadanie?” Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, Twoi odbiorcy są już na tej samej stronie co Ty. Tak więc wizualizacje nie muszą być wyszukane ani dopracowane. Po prostu muszą być jasne.
Chociaż Sherri docenia dobry, wyraźny obraz, zwłaszcza w przypadku treści skierowanych do klientów, w efekcie końcowym musi on być jasny.
Dlaczego filmy mogą być szybsze niż poczta e-mail
Większość z nas nie zastanawia się dwa razy nad przygotowaniem krótkiego e-maila, ale jeśli komunikujesz coś złożonego, czy jest to kiedykolwiek szybkie e-mail?
Wysyłając e-mail, trzeba go napisać, sprawdzić, naprawić literówki, sprawdzić, czy wszystko jest jasne, a potem trzeba czekać na odpowiedź. Jeśli musisz przejść przez złożoną prośbę lub instrukcję, jej znaczenie może zgubić się po drodze, co może oznaczać trochę tam i z powrotem. Podczas pisania wiadomości e-mail jest dużo nadmiernego dopracowywania.
Sherri odkryła, że tworzenie trwającego od trzech do czterech minut wideo nagranego na ekranie jest znacznie szybsze niż wpisywanie wszystkiego do wiadomości e-mail.
W przypadku, gdy musisz fizycznie pokazać komuś coś, na przykład nową funkcję na stronie internetowej, wizualizacje są o wiele bardziej skuteczne.
Wiedza, kiedy zrobić film
Sherri uważa, że częścią wyzwania jest wiedza, kiedy nakręcić film i w jakim stylu będzie to nagranie.
Jeśli potrzebny jest film, który wymaga dogłębnego omówienia tematu lub będzie się do niego odnosić w nadchodzących latach, poświęci mu trochę więcej czasu.
Może nadać mu trochę więcej dopracowania, skryptu lub połączyć go z prezentacją PowerPoint. Nie wszystkie filmy nagrane w celu zaoszczędzenia czasu wymagają super pośpiechu. Na dłuższą metę nadal oszczędzą czas i pomogą uniknąć powtarzania się.
Rozwijanie umiejętności tworzenia filmów
Nawet ci, którzy korzystają z filmów w codziennej działalności, wciąż muszą się wiele nauczyć. Sherri często korzysta z wideo, ale opisuje to jako swoją „podróż do rozwoju w tworzeniu wideo”.
Ile czasu naprawdę może zaoszczędzić film?
Sherri podzieliła się swoją matematyką z tyłu serwetki, aby pomóc Ci dowiedzieć się, ile czasu spotkania naprawdę kosztują zespół.
30-minutowe spotkanie z 25 pracownikami kosztuje łącznie około 12 i pół godziny pracy zespołu. Ale zastąp to dziesięciominutowym filmem, który oglądasz z szybkością 1,5, możesz skrócić ten czas.
Rozpoczyna się w filmie
Co zrobić, jeśli nigdy wcześniej nie nagrywałeś filmów dla swojego zespołu? Sherri podkreśla, że każdy, kto wykonał prezentacje w Prezentacjach Google lub PowerPoint, ma już narzędzia do tworzenia wideo. Chociaż na początku może to być trochę onieśmielające, Sherri przeprowadzi Cię przez prosty sposób na rozpoczęcie pracy.
Jedną z rzeczy, o które ludzie martwią się w przypadku filmów, jest popełnianie błędów. Ale sama natura wideo oznacza, że możesz usunąć te błędy – w przeciwieństwie do spotkania lub prezentacji.
Wynik? Otrzymujesz znacznie płynniejszą, bardziej płynną prezentację, która oszczędza czas wszystkich, ponieważ możesz usunąć wszystko, co niepotrzebne.
Rozpoczęcie od wideo nie musi być onieśmielające. To nie musi być idealne. Rada Sherri to zacząć od małych rzeczy i najpierw spróbować samemu. Jeśli dopiero zaczynasz odkrywać świat tworzenia filmów w miejscu pracy, mamy fantastyczne bezpłatne zasoby w Akademii TechSmith.
Aby uzyskać więcej porad i wskazówek ekspertów, odwiedź TechSmith Academy w YouTube lub posłuchaj podcastu.