Według raportu Grand View Research z lipca 2020 r. oczekuje się, że wirtualne wydarzenia wzrosną prawie dziesięciokrotnie w ciągu następnej dekady. Przewiduje się, że do 2030 r. branża osiągnie 774 miliardy dolarów.
Najwyraźniej w przestrzeni wydarzeń wirtualnych jest duży niewykorzystany potencjał. Jednak prowadzenie udanej, angażującej transmisji na żywo jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Czemu? Po pierwsze, elementy i taktyki, które sprawdzają się podczas fizycznego wydarzenia, niekoniecznie przekładają się na wirtualną przestrzeń. Po drugie, jak wszyscy wiemy, technologia zwykle zawodzi wtedy, gdy jej najbardziej potrzebujemy.
To stawia przed firmami wyjątkowe wyzwanie w tym roku:jak możesz wyróżniać się na wirtualnych wydarzeniach i pozycjonować swoją markę na czele, zanim branża naprawdę eksploduje?
Przeprowadzimy Cię przez to, czego nauczyliśmy się w tym artykule, ale oto wskazówka na temat kluczowego wniosku:nie bój się sprowadzać posiłków, aby uzupełnić swoje słabe punkty. Niezależnie od tego, czy oznacza to zatrudnienie firmy produkcyjnej, która przejmie proces przesyłania strumieniowego, sprowadzenie profesjonalnych talentów do prowadzenia programu, czy współpracę z organizatorem wydarzeń w celu zarządzania wszystkimi drobnymi szczegółami, nie ma wstydu oddać cugle ekspertom.
Biorąc to pod uwagę, oto nasz podział podstawowych elementów zwycięskiej transmisji na żywo.
1. Oprogramowanie
Po pierwsze, ważne jest, aby wybrać odpowiednią platformę do organizacji wydarzenia. Zoom jest obecnie domyślny dla wielu marek, ale nie jest to jedyna opcja. Sprawdź alternatywy, takie jak BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast lub jakakolwiek inna platforma stworzona do obsługi dużych wirtualnych odbiorców na żywo.
Kiedy zawężasz wybór oprogramowania, upewnij się, że rozumiesz swoje specyficzne potrzeby. Jeśli spodziewasz się około 50 uczestników na swoim wirtualnym wydarzeniu, niekoniecznie potrzebujesz platformy zaprojektowanej dla tysięcy. Z drugiej strony, jeśli będziesz mieć tysiące uczestników, będziesz musiał skupić się na platformach, które mogą obsłużyć wydarzenie na taką skalę.
Upewnij się również, ilu prelegentów lub panelistów będziesz musiał przyjąć, jakie regiony geograficzne będzie musiała obsługiwać Twoja platforma (w zależności od lokalizacji uczestników) oraz wszelkie inne ograniczenia, które mogą utrudnić Twoje wydarzenie, jeśli wybierzesz niekompatybilna platforma.
Na koniec upewnij się, że naprawdę rozumiesz, jak korzystać z wybranej platformy – lub sprowadź eksperta. Posiadanie idealnego narzędzia programowego jest bezużyteczne, jeśli nie wiesz, jak go z powodzeniem wykorzystać.
2. Załoga
Następnie porozmawiajmy o załodze. Jest to jeden z obszarów, w którym firmy popełniają błędy podczas dużych wydarzeń na żywo. Chociaż podejście „zrób to sam” może dobrze się sprawdzić w przypadku małych, nieformalnych wydarzeń (takich jak na przykład comiesięczne seminaria internetowe), jeśli chcesz zorganizować zapierające dech w piersiach wirtualne wydarzenie, dobrym pomysłem jest pozostawienie wartości produkcyjnej profesjonalistom.
Zalecamy rozpoczęcie od producenta transmisji na żywo i operatora dźwięku, aby zabezpieczyć podstawy, a następnie ocenić, czy potrzebujesz wsparcia innych członków załogi.
Kolejną korzyścią jest to, że profesjonaliści są mniej skłonni do zniechęcenia się trudnościami technicznymi lub nieoczekiwanymi wyzwaniami w połowie strumienia. Jeśli zatrudnienie kilku członków załogi oznacza różnicę między wydarzeniem, które przebiega płynnie, a wydarzeniem pełnym trudności technicznych, uważamy, że decyzja jest jasna.
3. Sprzęt
Kolejną kwestią jest twój sprzęt. Jeśli zatrudnisz ekipę do pomocy, prawdopodobnie będzie ona w stanie doradzić Ci, jakiego sprzętu będziesz potrzebować, aby wydarzenie przebiegło sprawnie. W takim przypadku upewnij się, że nie lekceważysz ich zaleceń bez uprzedniego omówienia tego.
Na przykład możesz chcieć wybrać konkretny mikrofon, który polecił twój znajomy, ale jeśli twoja załoga specjalizuje się w innym urządzeniu lub używa innego sprzętu, który jest kompatybilny tylko z niektórymi mikrofonami, zrujnujesz cały proces produkcyjny, robiąc nieuczciwe wybór. Wyraźna komunikacja z załogą ma kluczowe znaczenie i zalecamy, aby w miarę możliwości poczekać z oceną.
Kiedy składasz swój sprzęt, pamiętaj o rozważeniu planów tworzenia kopii zapasowych, jeśli coś pójdzie nie tak. Jeśli jedna kamera lub mikrofon ulegnie awarii, jaka jest następna najlepsza alternatywa? Co dzieje się ze strumieniem, jeśli Twój internet przestanie działać?
Zalecamy sporządzenie listy wszystkich niezbędnych elementów niezbędnych do sprawnego przebiegu wydarzenia i sporządzenie planu awaryjnego dla każdego z nich. Dowiedz się, co będziesz musiał zrobić w chwili, gdy coś zawiedzie i co to będzie oznaczać dla odbiorców. W końcu nic tak nie psuje transmisji na żywo, jak problemy techniczne lub niska jakość obrazu lub dźwięku.
4. Talent
Może to, ale nie musi, dotyczyć twoich planów wydarzeń, ale ważne jest, aby wspomnieć, jeśli planujesz mieć gospodarza, zaproszonych gości lub panelistów lub inne występy podczas wydarzenia. W procesie planowania bardzo jasno określ, kto będzie w danym momencie wyświetlany na ekranie, jak będzie wyglądał widok dla publiczności (np. czy pokażesz zarówno slajd, jak i twarz osoby, tylko twarz tej osoby, czy tylko slajd z osobą wypełniającą narrację?) i jaką wiadomość każda osoba musi przekazać.
Jeśli na wydarzenie sprowadzasz talenty z zewnątrz, najpierw poinformuj ich o swojej marce, celu wydarzenia i tonie, jaki chcesz osiągnąć (np. poważny, beztroski, zabawny itp.). Ważne jest, aby każda osoba, która pojawi się w transmisji, rozumiała rolę, jaką odgrywają w ogólnym ujęciu i jak udany występ wygląda w Twoim umyśle.
Jeśli prezentujesz talent, który nie będzie dostrajać się z Twojej fizycznej lokalizacji, upewnij się, że powyższe sugestie dotyczące załogi i sprzętu zostały również opracowane dla każdego uczestnika. Nie zakładaj, że wszystkie kamery internetowe do laptopów będą wystarczające — być może będziesz musiał dostarczyć kamerę, mikrofon lub dodatkowe oświetlenie, aby osiągnąć taką samą jakość, jaką zapewniasz z głównej lokalizacji.
5. Przygotowanie
Na koniec włóż w transmisję na żywo tyle samo przygotowań, co w przypadku wydarzenia osobistego. Łatwo zapomnieć, że nadal łączysz się z prawdziwymi ludźmi za pośrednictwem ekranu, a doświadczenie, które zapewniasz, wpływa na to, jak będą postrzegać Twoją markę w dłuższej perspektywie. To, że nie jest to wydarzenie osobiste, nie oznacza, że powinieneś obniżyć swoje standardy.
W praktyce oznacza to, że powinieneś mieć agendę wydarzenia, napisać scenariusz wszelkich pisemnych uwag, przygotować wizualizacje lub prezentacje z wyprzedzeniem, zaplanować szczegóły produkcji i zrobić przynajmniej jeden pełny przegląd (chociaż dwa lub trzy bądź lepszy), aby złapać wszelkie nierówne miejsca i rozwiązać wszelkie utrzymujące się trudności techniczne.
Nie jesteśmy w stanie wyrazić wystarczająco, że różnica między przeciętną transmisją na żywo a wyjątkową transmisją na żywo zazwyczaj sprowadza się do poziomu profesjonalizmu. Odbiorcy mogą odróżnić, kiedy dzwonisz, a kiedy naprawdę podjąłeś kroki, aby zapewnić wysoką jakość usług. Chcesz należeć do tej drugiej grupy — zaufaj nam.
Mamy nadzieję, że te wskazówki zapewnią Ci sukces, gdy będziesz przygotowywać kolejną transmisję na żywo — bez względu na to, jak duże czy małe. I mamy dobrą wiadomość:im lepiej możesz teraz organizować wysokiej jakości wydarzenia wirtualne, tym lepiej będziesz mógł się wyróżniać w miarę rozwoju branży wydarzeń wirtualnych.