Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem małej firmy, twórcą treści, czy pracujesz na własny rachunek, pisanie e-maili to umiejętność, którą musisz opanować. Pogoń za możliwościami jest ważniejsza niż kiedykolwiek w świetle pandemii koronawirusa, a przyciągnięcie uwagi ludzi i promowanie siebie jest najwyższym priorytetem. Nie martw się, jesteśmy tutaj, aby udzielić Ci kilku najważniejszych wskazówek dotyczących pisania prezentacji e-mailowych. Zacznijmy!
Co to są prezentacje e-mail?
Prezentacje e-mailowe to po prostu komunikaty, które wysyłasz w celu promowania produktu lub wyróżnienia i udostępnienia swoich usług w nadziei na otrzymanie biznesu.
Oto kilka przykładów sugestii e-mailowych:
- Proszenie o opinie dla Twojej firmy/pracy
- Promowanie usługi lub produktu
- Rozpowszechnianie świadomości firmy/pracy
- Pytania o wakaty (nie konkretne podania o pracę)
- Wszelkie wprowadzenie lub promocja, które wysyłasz do potencjalnego klienta lub współpracownika
Pisanie świetnych promocji e-mail:nasze najlepsze wskazówki
1. Znajdź kontakt
Czasami wysyłanie zimnych wiadomości e-mail jest nieuniknione. Jeśli nie możesz znaleźć wspólnego przyjaciela lub kontaktu, który mógłby Cię przedstawić, to jest to cold mailing! W takim przypadku spróbuj się przedstawić, zanim przejdziesz do jakiejkolwiek intensywnej sprzedaży lub promocji.
Jeśli możesz znaleźć sposób na przedstawienie się (lub bezpośredni kontakt e-mail), to świetnie! Używanie bezpośredniej osoby/adresu e-mail zamiast ogólnego adresu e-mail typu „info@” jest zawsze najlepszym sposobem. Znalezienie odpowiedniej osoby sprawi, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie, zapobiegniesz przekazywaniu Cię innym osobom i zwiększy Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.
2. Przestrzegaj zasad
Jeśli firma lub kontakt wyznacza wytyczne – postępuj zgodnie z nimi! Kuszące może być obejście zasad i wybranie innego podejścia, aby się wyróżnić, ale sprawi to, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie, samolubnie i ignorantem. Twoje zgłoszenie prawie na pewno być ignorowane i możesz zostać zablokowany przed wysyłaniem przyszłych ofert.
Wiele firm będzie mieć jasne zasady dotyczące różnych rodzajów zapytań, formularze online i wytyczne dotyczące pitchingu. Zwróć szczególną uwagę na to, o co proszą, w tym na długość, medium, którego musisz użyć do przesłania i ostateczny termin zgłoszeń.
3. Zastanów się nad swoim czasem
Jeśli przesyłasz pracę lub wysyłasz zapytania e-mailowe do popularnych firm lub witryn, pamiętaj o swoim czasie. Istnieje duża różnica między wysłaniem e-maila o godzinie 16:00 w piątek, a wysłaniem e-maila o 8 rano w środę. Piątkowy e-mail najprawdopodobniej nie zostanie otwarty i może zostać zasypany kolejnymi e-mailami w ciągu weekendu.
Dobrą wskazówką jest dążenie do 8-10 rano czasu lokalnego osoby, do której wysyłasz wiadomość e-mail. Unikaj poniedziałków, aby nie przytłoczyć lub nie wtopić się w tony e-maili. Statystycznie rzecz biorąc, wysyłanie e-maili od wtorku do czwartku będzie najlepszą szansą, aby Cię zauważono.
4. Użyj personalizacji
Kuszące jest zaoszczędzenie czasu, wysyłając ten sam e-mail do setek e-maili w nadziei, że niektórzy się przyjmą. Jednak powinna to być gra wysokiej jakości, a nie gra ilościowa.
Poświęć trochę czasu na spersonalizowanie wiadomości e-mail i nie zapomnij o znaczeniu tego kroku. Zwróć się do kontaktu po imieniu i potrójnie sprawdź pisownię jego nazwiska. Następnie krótko przedstaw się w ciepły i przystępny sposób. Szybko zidentyfikuj kim jesteś i czego chcesz / co masz do zaoferowania. Nie przesadzaj ani nie próbuj zbyt mocno, ale jeśli możesz w jakiś sposób pokazać, że znasz firmę/kontakt i przeprowadziłeś swoje badania, będzie to długa droga.
5. Przeprowadź badania
Kolejnym ważnym krokiem jest pokazanie, że masz wiedzę na temat osoby lub miejsca, do którego się rzucasz. Upewnij się, że rzucasz się w miejsce, które znajduje się we właściwym obszarze. Jeśli jesteś wykonawcą proszącym o recenzje muzyki do utworu ludowego, na przykład… nie wysyłaj e-maila do recenzenta, który zajmuje się tylko muzyką elektroniczną.
Wzmianka o czymś, co wcześniej opublikowali / niektórych z ich prac i powiązanie tego z tym, co masz do zaoferowania, to świetny sposób na pokazanie, że przeprowadziłeś badania. Nie rzucaj się na ślepo – przeprowadź swoje badania i stwórz krótką listę najbardziej odpowiednich, do których możesz wysłać ofertę e-mailową.
7. Sprzedaj się
Zasadniczo (w większości przypadków) podchodzisz do kogoś na ślepo i próbujesz zaoferować mu coś, o co nie prosił. Dlatego musisz pokazać, że to, co masz do powiedzenia / zaoferowania, ma wartość i jest czymś, co przyniesie im korzyści.
Po pierwsze, jaki problem rozwiązujesz lub pytanie, na które odpowiadasz w imieniu tej osoby? Co dokładnie sprzedajesz – siebie jako osobę, swoje spostrzeżenia, umiejętności lub produkt/usługę? Może połączenie? Ważne jest, aby wcześniej to zdefiniować, aby być jasnym, bezpośrednim i przekonującym.
Jeśli twoja usługa/biznes/umiejętności mają coś więcej niż twoi konkurenci, krótko to podkreśl. Co Cię wyróżnia i dlaczego ta osoba miałaby Cię wybrać? Pamiętaj, aby była zwięzła i staraj się nie gadać!
8. Estetyka poczty e-mail
Większość firm lub osób kontaktowych otrzyma wiele ofert e-mailowych i chce mieć możliwość natychmiastowego rozpoznania tego, o co prosisz. Dlatego układ i cyfrowa estetyka wiadomości e-mail również mają znaczenie.
Upewnij się, że jest dobrze rozmieszczony, z wystarczającą liczbą podziałów akapitów, łatwy do odczytania, poprawny gramatycznie i że różne akapity są tematyczne i nie są gorączkowe/powracają do wcześniejszych myśli co dwie sekundy. Staraj się, aby e-mail był jak najkrótszy, aby utrzymać uwagę czytelnika, ale z wystarczającą ilością informacji i ciepła, aby osoba poświęciła czas na interakcję z Tobą.
9. Ważne informacje do uwzględnienia
Nie zapomnij podać wszelkich istotnych informacji, które muszą znać, takich jak:
- Tło / kim jesteś
- Co oferujesz oraz Twój pomysł i wartości
- Zalety pracy ze sobą w porównaniu z konkurencją
- Czas realizacji (dla freelancerów)
- Twoja opłata/koszt (jeśli ma to zastosowanie w tej chwili, w wielu przypadkach może poczekać na później)
- Próbka Twojej pracy (może hiperłącze słowo do adresu internetowego/dokumentu, aby nie wyglądać na zbyt przypominającego spam)
- Dokładnie sprawdź, co, dlaczego, kiedy, jak i kto.
10. Nie zapomnij o dalszych czynnościach
Tylko dlatego, że nie otrzymałeś odpowiedzi, nie oznacza to, że zostałeś odrzucony. Czasami e-maile pozostają niezauważone lub ludzie zapominają odpowiedzieć, mimo że są naprawdę zainteresowani. Czasami ludzie potrzebują chwili oddechu, a następnie zachęty do nawiązania kontaktu. Dlatego ważne jest, aby wysłać kolejną wiadomość e-mail.
Nie goń od razu, ale nie zostawiaj tego na tak długo, że zasadniczo ponownie rzucasz. Najlepszy czas na odczekanie to czas od tygodnia do 10, a kolejne czynności powinny być przyjazne, zwięzłe i wysłane o przemyślanej godzinie.