1. Zidentyfikuj i kategoryzuj zadania administracyjne:
Najpierw uzyskaj jasny obraz tego, co musisz zarządzać. Typowe zadania obejmują:
* Komunikacja klienta:
* Odpowiadanie na zapytania (e -maile, połączenia, media społecznościowe)
* Planowanie konsultacji, pędów i spotkań
* Wysyłanie potwierdzeń i przypomnień rezerwacji
* Dostarczanie informacji przed strzelaniem (co ubrać, oczekiwania)
* Wysyłanie umów i faktur
* Dostarczanie ostatecznych zdjęć i produktów
* Zbieranie informacji zwrotnych klientów i referencji
* Zarządzanie finansami:
* Faktura klientów
* Płatności śledzenia (otrzymane i wybitne)
* Zarządzanie wydatkami (sprzęt, podróż, oprogramowanie, marketing)
* Księgowe (kategoryzacja dochodów i wydatków)
* Przygotowanie podatkowe (zbieranie informacji, składanie podatków)
* Budżetowanie i prognozowanie
* Marketing i promocja:
* Aktualizacja strony internetowej i portfolio
* Zarządzanie kontami w mediach społecznościowych
* Tworzenie i wysyłanie biuletyn e -mailowych
* Blogowanie i tworzenie treści
* Networking z innymi profesjonalistami
* Uruchamianie reklam (media społecznościowe, reklamy Google)
* Przesyłanie pracy do publikacji
* Operacje biznesowe:
* Tworzenie i zarządzanie kontraktami
* Zarządzanie ubezpieczeniem
* Konserwacja i zapasy sprzętu
* Aktualizacje oprogramowania i konserwacja
* Tworzenie kopii zapasowych i przechowywania zdjęć i danych
* Zgodność prawna (zezwolenia, licencje)
* Ustawienie celów i planowanie biznesowe
* postprodukcja:
* Culling and Edyting Photos
* Retuszowe obrazy
* Tworzenie albumów i wydruków
* Przygotowanie plików do dostawy
2. Wdrożyć system organizacji:
* Digital Asset Management (Dam):
* Struktura folderu: Utwórz spójną i logiczną strukturę folderów dla swoich zdjęć (np. Rok> Miesiąc> Nazwa klienta> RAW, edytowana, wielkości sieci).
* Słowa kluczowe i metadane: Oznacz swoje zdjęcia odpowiednimi słowami kluczowymi (lokalizacja, temat, styl), aby były łatwe do wyszukiwania. Używaj oprogramowania takiego jak Adobe Lightroom lub przechwytuj jeden dla tam.
* Strategia kopii zapasowej: Wdrożenie solidnego systemu kopii zapasowych:
* Wiele kopii: Zachowaj co najmniej trzy kopie swoich zdjęć:jeden na dysku podstawowym, jeden na zewnętrznym dysku twardym i jeden w chmurze.
* przechowywanie w chmurze: Usługi takie jak Backblaze, Carbonite lub Amazon S3 zapewniają kopię zapasową poza siedzibą.
* Regularne kopie zapasowe: Zaplanuj regularne kopie zapasowe (codziennie lub co tydzień) w celu ochrony przed utratą danych.
* System zarządzania klientami (CRM):
* CRM pomaga zarządzać interakcjami klientów, śledzenie potencjalnych klientów i automatyzuj komunikację.
* Popularne opcje dla fotografów obejmują:
* Honeybook
* Dubsado
* Studio Ninja
* Kratę
* Narzędzie do zarządzania projektem:
* Do zarządzania poszczególnymi pędami rozważ narzędzia takie jak:
* Asana
* Trello
* Monday.com
* Użyj ich do śledzenia postępu, przypisywania zadań i ustalania terminów.
* Plik konwencje nazewnictwa:
* Ustal spójny system nazywania plików dla wszystkich dokumentów (umowy, faktury, wpływy). To znacznie ułatwia znalezienie plików. Na przykład:„ClientName_contract_2023-10-26.pdf”
3. Zautomatyzuj tam, gdzie to możliwe:
Automatyzacja oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.
* Zautomatyzowane odpowiedzi e -mail: Skonfiguruj zautomatyzowane odpowiedzi na wspólne zapytania.
* Narzędzia do planowania: Użyj narzędzi do planowania, takich jak planowanie kalendarza lub ostrogi, aby umożliwić klientom rezerwację spotkań online.
* Automatyzacja faktury: Generuj i wysyłaj faktury automatycznie za pośrednictwem oprogramowania CRM lub rachunkowości.
* Planowanie mediów społecznościowych: Używaj narzędzi takich jak bufor, Hootsuite lub później, aby wcześniej zaplanować posty w mediach społecznościowych.
* Automatyzacja przepływu pracy (ifttt, zapier): Podłącz różne aplikacje i zautomatyzuj zadania, takie jak zapisywanie załączników do określonego folderu lub wysyłanie powiadomienia, gdy klient płaci fakturę.
4. Partia Podobne zadania:
Zamiast przełączać się między różnymi rodzajami zadań w ciągu dnia, poświęć określone bloki czasu na podobne działania.
* Zarządzanie e -mail: Sprawdź i odpowiadaj na e-maile 2-3 razy dziennie zamiast ciągłego monitorowania skrzynki odbiorczej.
* Edycja: Edytuj zdjęcia w partiach, a nie jedno na raz.
* Marketing: Odłóż czas co tydzień na tworzenie treści w mediach społecznościowych i planowanie postów.
* księgowość: Poświęć kilka godzin każdego miesiąca, aby pogodzić konta i zarządzać finansami.
5. Delegować, kiedy możesz sobie na to pozwolić:
W miarę rozwoju firmy rozważ przekazanie niektórych zadań administracyjnych wirtualnej asystentowi, księgowej lub innym profesjonalistom.
* Wirtualny asystent (VA): VA może obsługiwać zadania takie jak:
* Zarządzanie e -mail
* Planowanie spotkań
* Zarządzanie mediami społecznościowymi
* Wprowadzanie danych
* Obsługa klienta
* księgowy: Księgowy może zarządzać finansami, śledzić wydatki i przygotować sprawozdania finansowe.
* edytor: Możesz zlecić swoje prace edycyjne.
6. Użyj technik zarządzania czasem:
* Blokowanie czasu: Przydzielić określone bloki czasu na różne zadania w swoim kalendarzu.
* technika pomodoro: Praca w skoncentrowanych 25-minutowych odstępach czasu z krótkimi przerwami pomiędzy nimi.
* Priorytetyzuj zadania: Użyj metod takich jak matryca Eisenhower (pilna/ważna), aby ustalić priorytety zadań. Najpierw skup się na najważniejszych zadaniach.
* Wyeliminuj rozproszenie: Wyłącz powiadomienia, zamknij niepotrzebne zakładki i znajdź spokojną przestrzeń roboczą, aby się skupić.
7. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia i oprogramowanie:
* Oprogramowanie księgowe: QuickBooks Online, Xero.
* Oprogramowanie do edycji zdjęć: Adobe Photoshop, Adobe Lightroom, przechwytuj jeden.
* crm: Honeybook, Dubsado, Studio Ninja, Tave.
* Oprogramowanie do planowania: Kalendarze, harmonogram ostrości.
* Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi: Bufor, Hootsuite, później.
* przechowywanie w chmurze: Dysk Google, Dropbox, OneDrive, Backblaze.
8. Regularnie przejrzyj i optymalizuj swoje systemy:
* Śledź swój czas: Monitoruj sposób, w jaki spędzasz czas, aby zidentyfikować obszary, w których możesz być bardziej wydajny.
* Uzyskaj informacje zwrotne: Poproś klientów i innych specjalistów o opinie na temat swoich procesów.
* Bądź na bieżąco: Bądź na bieżąco z nowymi technologiami i najlepszymi praktykami zarządzania firmą.
9. Utwórz szablony dla wspólnych zadań:
* Szablony e -mail: Utwórz szablony odpowiedzi na wspólne zapytania, wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i dostarczanie ostatecznych zdjęć.
* Szablony umów: Mają prawnie solidne szablony kontraktowe gotowe do pracy.
* Szablony faktury: Użyj profesjonalnego szablonu faktury.
10. Ustaw granice i unikaj wypalenia:
* Ustal godziny pracy: Ustaw czyste godziny pracy i trzymaj się ich w jak największym stopniu.
* Naucz się odmawiać: Nie bój się odrzucić projektów, które nie są zgodne z Twoimi celami lub przytłaczają Twój harmonogram.
* rób przerwy: Zaplanuj regularne przerwy w ciągu dnia, aby naładować.
* Priorytetyzuj samoopiekę: Znajdź czas na zajęcia, które lubisz i które pomogą Ci się zrelaksować.
Wdrażając te strategie, możesz skutecznie zarządzać zadaniami administracyjnymi, zwolnić więcej czasu na fotografię i budować zrównoważony i odnoszący sukcesy biznes. Pamiętaj, że spójność jest kluczowa i może zająć trochę czasu, aby znaleźć systemy i narzędzia, które najlepsze dla Ciebie. Powodzenia!