W świecie biznesu większy nie zawsze oznacza lepszy. Wirtualne wydarzenia na dużą skalę, webinaria i wydarzenia hybrydowe mogą łączyć setki, a nawet tysiące ludzi na całym świecie, ale wydarzenia na małą skalę mogą nadal mieć duży cios.
Dlatego organizacje szukają nowych możliwości dzięki mniejszym, bardziej ukierunkowanym mikrowydarzeniom.
Chociaż mikro wydarzenia niekoniecznie są nową koncepcją, zyskały większą popularność jako znaczący sposób na nawiązanie kontaktu z uczestnikami wydarzeń. W tym przewodniku dowiesz się, jakie są nowe trendy dotyczące mikrowydarzeń i jakie mogą przynieść korzyści Twojej firmie.
Co to są mikrozdarzenia?
Mikrowydarzenia to zazwyczaj wydarzenia wirtualne na mniejszą skalę (chociaż mogą być również w trybie offline, o czym później).
Tradycyjnie mikrowydarzenia odnosiły się do wydarzeń online, takich jak seminaria internetowe, wydarzenia sieciowe, transmisje na żywo, sesje gier na żywo i nie tylko. Kontrastują one z wirtualnymi szczytami na dużą skalę lub wydarzeniami wielodniowymi, które przyciągają wielu uczestników i obejmują wiele sesji, prelegentów lub segmentów, które dają wiele godzin treści wydarzenia.
Mikrowydarzenia i większe wydarzenia mogą współistnieć, aby pomóc firmom w zaspokajaniu różnych potrzeb. Organizowanie mikrowydarzeń może pomóc Ci dotrzeć do bardziej docelowych odbiorców w krótszym czasie.
Pomyśl:wydarzenia VIP, krótkie wydarzenia networkingowe, sesje lunch &learning i nie tylko. Mniejszy rozmiar ułatwia organizacjom łączenie się z każdym uczestnikiem.
Kluczem do imponującego mikro wydarzenia jest skupienie się na jakości, a nie na ilości. Możesz ręcznie wybrać listę uczestników, zapewnić bardziej wyselekcjonowane wrażenia z wydarzenia i zaplanować wykorzystanie narzędzi, aby zachęcić do większego zaangażowania i uczestnictwa uczestników.
Przyjrzyjmy się niektórym z ich głównych zalet.
1. Zdrowie i bezpieczeństwo
Jedną z najważniejszych rzeczy, o które troszczą się planiści i organizatorzy wydarzeń, jest zdrowie i bezpieczeństwo.
Organizatorzy musieli upewnić się, że miejsca imprez fizycznych mają wystarczająco dużo miejsca, aby dostosować się do zasad dystansu społecznego w wielu krajach i zapewnić dodatkowy sprzęt higieniczny. To ponad zwykłe wymagania BHP.
Jednak w przypadku wirtualnych mikrowydarzeń organizatorzy mają mniejszą presję na skupienie się na wymaganiach lub ograniczeniach dotyczących wydarzeń fizycznych. Osobiste mikrowydarzenia mają również większą elastyczność, ponieważ organizatorzy mogą ograniczyć liczbę uczestników w oparciu o miejsce oraz standardy BHP.
Na przykład organizator może zaplanować zorganizowanie mikrowydarzenia, takiego jak warsztaty dotyczące konkretnego narzędzia lub problemu w Twojej branży – ogranicz liczbę uczestników – jednocześnie zachowując krótkie i proste wydarzenie.
2. Zmniejsz koszty
Innym świetnym powodem, dla którego warto organizować mikro wydarzenia, jest to, że są one naturalnie tańsze. Według danych Statista średni budżet na spotkania i konwencje w Stanach Zjednoczonych historycznie wynosił ponad 1,2 miliona dolarów z wystawą lub ponad 600 000 dolarów bez powierzchni wystawienniczej.
Liczby te odnoszą się do planowania imprez na dużą skalę. Przy budżetach przekraczających pół miliona dolarów na wydarzenia z eksponatami lub bez, łatwo zauważyć atrakcyjność organizacji małych wydarzeń na małą skalę, w przypadku których ceny znacznie spadają.
Przyjrzyjmy się niektórym średnim wydatkom w branży, gdy chodzi o tradycyjne imprezy zjazdowe/konferencyjne zgodnie z tabelami towarzyskimi:
- Wynajem miejsca: 950–1250 USD za godzinę
- Żywność i napoje: 125–200 USD za osobę
- Mówcy i prezenterzy: 4500–8500 USD za solidny głośnik
- Dodatkowy personel: 12-40 USD za osobę
- Sprzęt audio-wideo i personel: 1100–1400 USD na sprzęt i 350–450 USD dziennie dla personelu audio/wideo
To tylko niektóre z podstawowych kosztów, kiedy zsumujesz drobiazgi, takie jak koszty podróży, reklamy, prezenty i łupy, może to stać się koszmarem budżetowca (lub księgowego).
Z drugiej strony w przypadku mikrowydarzeń możesz wykorzystać mniejszą liczbę pracowników, mniej prelegentów, wirtualne wydarzenie lub platformę webinarową lub wynająć mniejsze miejsca, które mogą nawet nie potrzebować sprzętu audio-wideo, w zależności od stylu wydarzenia.
3. Jakość nad ilością
Wielkie coroczne wydarzenia, takie jak targi i konferencje (jeśli są dobrze zorganizowane), mają czynnik zachwytu, który przyciąga ludzi z roku na rok. Ale co by było, gdybyś mógł zmniejszyć te wydarzenia i mieć czynnik wow bardziej regularnie?
Oto pomysł:jeśli chcesz zorganizować konferencję, spróbuj podzielić treść na mikrowydarzenia, które organizujesz co dwa tygodnie lub co miesiąc przez ograniczony czas.
Korzystanie z mikrowydarzeń w ten sposób pomaga na wiele sposobów:
- Ludzie są zawsze zajęci, 70% widzów twierdzi, że powinno to zająć godzinę lub mniej. Krótsze wydarzenia trafiają do większej liczby osób.
- Mniej presji na organizowanie prelegentów i prezentacji, jeśli Twoje mikrowydarzenia skupiają się tylko na jednym naraz.
- Bardziej osobiste doświadczenie dla uczestników, ponieważ mogą wybrać udział w mniejszym wydarzeniu bez angażowania się w dłuższe.
4. Świetnie sprawdzają się zarówno w trybie online, jak i offline
Jeśli chodzi o organizację mikrowydarzenia, możesz to zrobić online, offline lub połączyć obie (więcej na temat wydarzeń hybrydowych później).
Podczas pandemii prawdopodobnie uczestniczyłeś w kilku wydarzeniach online. Wiele z tych wydarzeń było prawdopodobnie mikrowydarzeniami, o których nawet nie zdawałeś sobie sprawy! Jako przykład wziąłem udział w mikro wydarzeniu organizowanym przez Clearscope.
Wydarzenie było krótkie, ale słodkie, zagłębiając się w to, jak zbudować stronę internetową od 0 do 1 miliona odsłon. Organizatorzy wydarzenia wykorzystali ukierunkowane kanały promocyjne, takie jak kanał Slack, aby znaleźć uczestników, jak pokazano poniżej:
Zwróć uwagę, że nawet jeśli jest to krótkie wydarzenie, istnieje zaplanowana struktura z jednym mówcą. Wydarzenie skierowane jest do niszowej grupy marketerów zainteresowanych strategią SEO w zakresie treści. Opuściłem to konkretne seminarium internetowe z doskonałymi spostrzeżeniami i inspiracją do zbudowania własnej witryny.
Wraz z powolnym zmniejszaniem się ograniczeń Covid-19 (w momencie pisania tego tekstu) oprócz ukierunkowanych wirtualnych wydarzeń obserwujemy coraz więcej osobistych mikrowydarzeń.
Mikrowydarzenia mogą mieć duży wpływ dzięki ukierunkowanym tematom, solidnym prelegentom, niewielkiej promocji wydarzeń i aktywnemu zaangażowaniu.
5. Buduj znaczące połączenia
Jedną z największych zalet organizacji mikrowydarzeń jest to, że są one z natury bardziej intymne niż przeciętna konferencja. Ta intymność tworzy środowisko, w którym Twoi uczestnicy mogą w znaczący sposób łączyć się zarówno z Tobą, jak i innymi uczestnikami.
Kiedy jesteś na imprezie z dużym tłumem, łatwo jest poczuć się zagubionym lub samotnym. Może to wynikać z mniejszej liczby możliwości interakcji jeden-do-jednego z innymi ludźmi.
W szczególności w przypadku wydarzeń wirtualnych małe spotkania, wydarzenia sieciowe i dyskusje przy okrągłym stole są „najpopularniejszymi” typami — nie bez powodu.
- Mniejsze wydarzenia dają poczucie więzi. Ponieważ jest mniej osób, bardziej prawdopodobne jest, że będziesz w stanie osobiście zwracać się do każdego z nich i wchodzić z nim w interakcje jako jednostki, zamiast zwracać się do pokoju pełnego bezimiennych twarzy.
- Ludzie odczuwają mniejszą presję, by mówić. Z własnego doświadczenia stwierdziłem, że mniejsze wydarzenia bardziej sprzyjają interakcji. Uczestnicy są mniej skłonni do „tremy” i mogą swobodnie mówić i zadawać pytania. Te doświadczenia przypominają bardziej rozmowy.
- Jesteś w stanie zaoferować doświadczenie. Ludzie są istotami społecznymi i często odczuwamy poczucie spełnienia, gdy przyczyniamy się do naszej społeczności. Dzięki mikrowydarzeniom możesz lepiej stworzyć środowisko lub aktywność, która angażuje wszystkich.
Podsumowując, mikrowydarzenia pomagają łączyć się i tworzyć poczucie wspólnoty wśród uczestników, co zapewnia niezapomniane wrażenia.
6. Popraw doświadczenie wydarzenia hybrydowego
Istnieją różne sposoby na zorganizowanie wydarzenia hybrydowego. Jednak ponad 75% uczestników ogląda na żywo wydarzenia osobiste i hybrydowe są cenne, w porównaniu do 64% uznających za wartościowe wcześniej nagrane wydarzenia.
Jeśli chodzi o wrażenia z wydarzeń hybrydowych, łatwo jest znaleźć niewłaściwą równowagę między uczestnikami osobistymi i online — jeśli jest ich zbyt wielu osobiście, prawdopodobnie ucierpi wrażenia uczestników online.
Korzystanie z modelu mikro zdarzeń może pomóc skorygować lub utrzymać równowagę tych zdarzeń hybrydowych.
Na przykład firma świadcząca usługi finansowe może chcieć organizować cotygodniowe spotkania na wszystkie ręce z kierownictwem wyższego szczebla, które mają elementy hybrydowe. Niektórzy pracownicy mogą przebywać w biurze osobiście, podczas gdy inni mogą oglądać transmisję na żywo.
Rozmiar wszystkich spotkań rozdań może być różny, ale elastyczność stylu uczestników oznacza, że każdy ma szansę na zaangażowanie się i interakcję z kierownictwem wyższego szczebla.
7. Poruszaj się szybko, bądź zwinny
Ostatnim powodem, dla którego warto rozważyć korzystanie z mikrowydarzeń, jest ich zdolność do szybkiego poruszania się w trendach branżowych i utrzymywania sprawnego przepływu informacji.
W przypadku konferencji na dużą skalę trzeba planować miesiące (może nawet lata) z wyprzedzeniem. I podobnie jak w przypadku wydawania książek, zanim dotrzesz na wydarzenie, informacje są już przestarzałe. Może to zaszkodzić postrzeganiu Twojej firmy jako „za”.
Na przykład briefingi dotyczące Covid-19 transmitowane w 2020 r., które miały formę cyklicznego wydarzenia mikro, pomagają w szybkim przepływie informacji o aktualizacjach zdrowia publicznego. Bez tych codziennych mikrowydarzeń wiele osób nie znałoby kluczowych informacji.
Jeśli więc w Twojej branży pojawi się zmiana lub nowy trend, zamiast planować pełną konferencję na ten temat, zorganizuj mikro wydarzenie, które od razu zajmie się nimi. Może to pomóc Ci wyprzedzić konkurencję i pozycjonować swoją firmę jako lidera myśli.
Gotowi na organizację mikrowydarzenia?
Mamy nadzieję, że jesteś podekscytowany potencjalnym wpływem mikrowydarzeń na Twoją firmę.
Mikrowydarzenia pomagają organizatorom w przestrzeganiu standardów BHP, minimalizują koszty ogólne bez uszczerbku na jakości, ułatwiają bardziej znaczące połączenia z wydarzeniami i pomagają zabezpieczyć strategię imprezy na przyszłość.
Jeśli interesuje Cię organizowanie własnych wirtualnych mikrowydarzeń, zacznij planować swoje treści, tworzyć scenariusze sesji i planować udział uczestników za pomocą narzędzi wideo i platformy wydarzeń, które mogą Ci pomóc.