Jak zmiażdżyć następne wdrożenie oprogramowania

Zmiany są przerażające, a duże wdrożenia oprogramowania mogą być jednymi z najbardziej przerażających zmian, jakich doświadczają użytkownicy w Twojej organizacji.

Łatwo zapomnieć, że nie każdy jest guru techniki.

Dla niektórych współpracowników opanowanie nowej technologii lub aplikacji może być w najlepszym razie zniechęcające, aw najgorszym – niesamowicie destrukcyjne i frustrujące.

W końcu pomyślne wdrożenie oznacza udane przyjęcie oprogramowania.

Jak więc zarządzać oczekiwaniami i doświadczeniami użytkowników, jednocześnie dbając o to, by strona technologiczna również przebiegała sprawnie?

Pokażę ci.

Dobry plan, który skupia użytkowników i koncentruje się na komunikacji i szkoleniach, może znacznie pomóc w upewnieniu się, że wdrażanie oprogramowania w Twojej organizacji jest nie tylko dobre, ale także ogromny sukces.

Oto, czego dowiesz się z naszego przewodnika po wdrażaniu oprogramowania:

• Podstawowe elementy Twojego planu wdrażania.
• Jak uzyskać wpisowe w całej organizacji.
• Jak skutecznie komunikować się z użytkownikami.
• Dlaczego szkolenie jest Twoim najwyższym priorytetem.
• Cztery błędy, które mogą zatopić wdrożenie przed jego rozpoczęciem.

Jak stworzyć plan wdrożenia oprogramowania

To może wydawać się oczywiste, ale tak jak w przypadku każdego projektu w Twojej organizacji, powinieneś stworzyć plan wdrażania nowego oprogramowania. Plan ten powinien dotyczyć przygotowań do uruchomienia, samego uruchomienia i po uruchomieniu.

W tym artykule zakładamy, że Ty i Twój zespół dołożyliście należytej staranności w ocenie celów i potrzeb biznesowych organizacji, w tym budżetu, możliwości oprogramowania, problemów z bezpieczeństwem itp.

Ustalenie tych wszystkich z wyprzedzeniem zapewni członkom zespołu mniej czasu i wysiłku na dłuższą metę.

Wybrałeś już oprogramowanie lub oprogramowanie dla przedsiębiorstw, które potrzebujesz, teraz musisz dowiedzieć się, jak udostępnić je użytkownikom.

Postępuj zgodnie ze sprawdzonymi metodami wdrażania oprogramowania

Na długo zanim pomyślisz o uruchomieniu nowego oprogramowania, potrzebujesz nowego planu wdrażania oprogramowania, który obejmuje: jak to wdrożysz, komu, według jakiego harmonogramu i – co najważniejsze – jak będziesz komunikować się z użytkownikami w sprawie wdrożenia i dostarczać dokumenty szkoleniowe, których mogą potrzebować.

Chociaż większość zespołów IT rozumie, jak ważne jest planowanie prac technicznych związanych z wdrażaniem oprogramowania, łatwo zapomnieć o wpływie projektu na człowieka.

Ty i Twój zespół oczywiście wykonacie pracę nad wdrożeniem nowego oprogramowania, ale Twoje planowanie musi skupiać się na potrzebach, obawach, oczekiwaniach i obawach użytkowników dotyczących nadchodzącej premiery.

Podczas planowania dokładnie zastanów się nad najlepszymi praktykami wdrażania nowego oprogramowania, zadając kluczowe pytania:

• Czy będzie to wdrożenie w całej organizacji, czy podejście etapowe?
• W przypadku etapów, kto otrzymuje je pierwszy i dlaczego?
• Jak wpłynie to na naszych użytkowników?
• Jak wpłynie to na naszych klientów lub innych interesariuszy?
• Co możemy zrobić, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, co to dla nich oznacza?
• Kto będzie główną osobą do komunikacji podczas wdrażania?
• Jak zajmiemy się obawami, obawami i skargami?
• Jak będziemy wspierać naszych użytkowników podczas przejścia i po wdrożeniu?
• Kto w naszej organizacji może pomóc w komunikacji i szkoleniu?

Plan dla wszystkich

Nawet jeśli Twoja firma jest dostawcą oprogramowania lub technologii, możesz się założyć, że nie wszyscy w Twoim zespole są tak zadowoleni z technologii, jak Ty. Zawsze najlepiej założyć, że znajdą się użytkownicy, którzy wiedzą tylko, czego potrzebują do wykonywania swojej pracy i nic więcej.

Kiedyś, szkoląc użytkowników Microsoft Word w zakresie ułatwień dostępu, wspomniałem o używaniu CTRL-C do kopiowania i CTRL-V do wklejania. Patrzyli na mnie, jakbym mówił w innym języku.

Byli to ludzie, którzy używali Worda i innych aplikacji MS Office od lat, jeśli nie dziesięcioleci. Pomimo długiego używania produktu, prawie żaden z nich nie słyszał o skrótach klawiszowych ani nigdy ich nie używał.

To było dla mnie niesamowicie otwierające oczy doświadczenie, jeśli chodzi o trening. Nigdy nie zakładaj, że nawet doświadczeni użytkownicy wiedzą to, co Ty.

Nie chcesz traktować ich jak nowicjuszy, ale pamiętaj, że będą różne stopnie doświadczenia i wiedzy.

Zdobądź udział w wdrażaniu oprogramowania w całej organizacji

Wybrałeś swoje nowe oprogramowanie. Przedstawiłeś swoją sprawę swoim menedżerom i innym kierownictwu wyższego szczebla w Twojej organizacji. Wymieniłeś zalety i wady oraz przedstawiłeś rekomendacje, a oni dali Ci zielone światło.

Jesteś gotowy, prawda?

Cóż, to zależy. Z kim JESZCZE rozmawiałeś?

Kuszące jest założenie, że dzięki uzyskaniu aprobaty od szefów masz wszystko, czego potrzebujesz.

Ale czy rozmawiałeś z ludźmi, na których ta zmiana najbardziej wpłynie? Czy pytałeś ich potrzeby i nadzieje na nowe oprogramowanie? Czy omówiłeś jakiekolwiek potencjalne pułapki lub obawy, jakie mogą mieć w związku ze zmianą?

Każdy krok w kierunku aktualizacji lub zmiany oprogramowania powinien w dużym stopniu angażować osoby, które są od niego zależne w wykonywaniu swojej pracy. Możesz przeprowadzić wszystkie badania na świecie i nadal nie będziesz mieć takiej wiedzy na temat codziennych wymagań, jak ci, którzy faktycznie wykonują pracę.

To może być łatwiejsze w mniejszych organizacjach, w których możesz po prostu porozmawiać ze wszystkimi jeden na jednego. Większe firmy mogą potrzebować kreatywności.

Oto kilka sposobów na rozmowę z użytkownikami bez konieczności rozmowy z KAŻDYM użytkownikiem:

• Grupy fokusowe
• Ankiety
• Sesje pytań i odpowiedzi na żywo
• Webinary
• Kanały Slack/Teams

Niezależnie od tego, jak to zrobisz, zrozumienie potrzeb użytkowników pomoże uzyskać ich poparcie, gdy poinformujesz ich, co się zmienia. Chociaż możesz nie być w stanie spełnić wszystkich ich wymagań lub obaw (nie oszukujmy się, nie ma czegoś takiego jak idealne oprogramowanie), poczują się wysłuchani, a Ty pokażesz, że dbasz o ich pracę.

I jest potencjalny bonus! Współpracując z różnymi działami i współpracownikami, którzy będą korzystać z nowego oprogramowania, możesz zidentyfikować potencjalnych mistrzów, którzy mogą pomóc w obronie nowego narzędzia i ewangelizacji.

Niezależnie od tego, czy działają jako łączniki między swoimi zespołami a twoimi, czy po prostu stają się ekspertami w terenie, często bardzo pomocne jest posiadanie kogoś w swoim narożniku na poziomie użytkownika.

Komunikuj się skutecznie w celu pomyślnego wdrożenia oprogramowania

Czy wyczułeś temat w tym poście? Komunikacja to najlepsze narzędzie w Twoim zestawie narzędzi, które zapewni pomyślne wdrożenie oprogramowania.

Ale komunikacja nie może polegać wyłącznie na długich e-mailach od Ciebie i Twojego zespołu na temat tego, co będzie dalej.

E-mail z pewnością będzie ważnym sposobem komunikowania się z użytkownikami, ale nie powinien to być jedyny sposób.

W fazie przed uruchomieniem, uruchomieniem i po uruchomieniu używaj różnych środków komunikacji, aby mieć pewność, że wszyscy użytkownicy mają dostęp do potrzebnych im informacji.

Jak komunikować się z użytkownikami

Podobnie jak w powyższych przykładach dotyczących uzyskiwania wpisowego, oto kilka dobrych sposobów przekazywania ważnych informacji:

E-mail

Poczta e-mail to świetny sposób na szybkie aktualizacje i ogłoszenia. Dla większości z nas nasza aplikacja poczty e-mail (taka jak MS Outlook) to także sposób planowania spotkań i innych wydarzeń. Zdecydowanie wykorzystaj to na swoją korzyść.

E-mail jest również niesamowicie bezosobowy i może wydawać się przytłaczający. Używaj go oszczędnie. Unikaj długich wiadomości e-mail, które wymagają od użytkowników przyjęcia i zapamiętania wielu informacji.

Osobiste/na żywo zdalne spotkania i wydarzenia

Niezależnie od tego, czy jest to sesja pytań i odpowiedzi, prezentacja na seminarium internetowym na temat nowych funkcji, czy dyskusja przy okrągłym stole, wydarzenia na żywo zapewniają wielu użytkownikom bardziej osobiste i angażujące wrażenia.

Wskazówka dla profesjonalistów:nagrywaj swoje sesje na żywo i udostępniaj je każdemu, kto nie mógł uczestniczyć, aby użytkownicy mogli wrócić i obejrzeć w razie potrzeby recenzję.

Wideo

Szybkie filmy informacyjne wypełniają lukę między pocztą e-mail a prezentacjami na żywo. Możesz być bardziej świadomy tego, co chcesz zaprezentować i masz większą kontrolę nad tempem i treścią.

Film jest wciągający, a nasze badania pokazują, że coraz więcej osób samodzielnie szuka filmów informacyjnych.

Podobnie jak w przypadku poczty e-mail, unikaj długich i przytłaczających filmów. Jeśli masz do omówienia kilka tematów, rozważ utworzenie serii filmów na konkretne tematy. W ten sposób ludzie mogą wrócić i przejrzeć te, których potrzebują, bez konieczności pamiętania, gdzie w swoim 30-minutowym filmie mówiłeś o konkretnej funkcji.

Wskazówki dotyczące efektywnej komunikacji na temat wdrażania oprogramowania

Wszelka komunikacja z Twoją organizacją powinna skupiać użytkowników. Odpowiadaj na ich pytania, dostarczaj im informacji, których potrzebują, aby odnieść sukces, oraz rozwiej ich obawy i obawy.

Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

1. Myśl jak użytkownik, a nie administrator

Unikaj żargonu technicznego lub zbyt technicznych słów i akronimów. Jeśli absolutnie musisz użyć terminu technicznego, upewnij się, że definiujesz go w sposób zrozumiały dla każdego. Jak wspomniano powyżej, pamiętaj, że nie każdy jest ekspertem w dziedzinie technologii. Upewnij się, że wszystkie komunikaty są łatwe do zrozumienia.

2. Rozważ współpracę z HR lub marketingiem

Jeśli naprawdę chcesz wyrzucić swoją komunikację z parku, rozważ współpracę z ekspertami ds. komunikacji w swojej organizacji. Twoi koledzy z działu HR i marketingu są dobrze zorientowani zarówno w pomaganiu ludziom w zrozumieniu złożonych koncepcji, jak i rozwiązywaniu obaw i obaw.

3. Pamiętaj, że prawdziwa komunikacja to ulica dwukierunkowa

Komunikacja to nie tylko to, co przekazujesz swoim odbiorcom. Prawdziwa komunikacja obejmuje słuchanie i odpowiadanie na informacje zwrotne. Upewnij się, że Twoi użytkownicy mają możliwość zadawania pytań, zgłaszania wątpliwości i proszenia o pomoc.

4. Kontynuuj działania poza dniem premiery

Wdrażanie oprogramowania nie kończy się po wdrożeniu, podobnie jak komunikacja. Zachowaj otwartą komunikację po wdrożeniu i nie zapomnij zebrać opinii na temat tego, jak wszystko poszło.

Uczyń szkolenie swoim priorytetem

Ale czekaj, myślałem, że komunikacja jest kluczem do udanego wdrożenia oprogramowania! Co daje?

Czym jest szkolenie, jeśli nie przekazywaniem koncepcji i wiedzy tym, którzy tego potrzebują?

Powodem, dla którego ludzie boją się zmian w pracy, jest obawa, że ​​nie będą w stanie funkcjonować w nowym środowisku. Twoim zadaniem jako informatyka jest przekazanie im wiedzy i umiejętności potrzebnych do przezwyciężenia obaw.

Podobnie jak komunikacja w trakcie procesu wdrażania, szkolenie powinno przybierać różne formy w zależności od potrzeb. Dobrym pomysłem jest oferowanie elastycznych opcji, takich jak wizualizacje i wideo, w celu wdrażania platform oprogramowania w całej firmie. W ten sposób użytkownicy mogą zawsze wrócić i ponownie przejrzeć informacje lub mogą zostać ponownie wykorzystane w ramach onboardingu nowego pracownika.

Nie ma nic bardziej zniechęcającego dla większości użytkowników (którzy już i tak denerwują się nowym oprogramowaniem) niż konfrontacja z gigantycznym dokumentem tekstowym lub e-mailami pełnymi akapit po akapicie z informacjami technicznymi.

Nie mów swoim użytkownikom, jak korzystać z nowego oprogramowania, pokaż im!

Popularne skuteczne metody szkoleniowe obejmują:

• Osobiste lub zdalne sesje szkoleniowe na żywo.
• Długie filmy szkoleniowe.
• Biblioteka krótkich filmów szkoleniowych dotyczących określonych tematów lub funkcji.
• Wysoce wizualna dokumentacja użytkownika i dokumenty pomocy.

Pamiętaj, że nie musisz być specjalistą od wideo ani grafiki, aby tworzyć profesjonalne filmy szkoleniowe i dokumenty. TechSmith Camtasia i TechSmith Snagit oferują potężne, ale łatwe w użyciu funkcje, które pozwalają każdemu szybko i łatwo dzielić się wiedzą i umiejętnościami.

Ponadto Camtasia i Snagit świetnie ze sobą współpracują, dzięki czemu Twoje filmy szkoleniowe i dokumenty są jeszcze bardziej efektywne.

Bez względu na to, jakich metod szkoleniowych używasz, pamiętaj o skupieniu się na użytkownikach i ich potrzebach podczas tworzenia treści.

Cztery błędy, których należy unikać podczas wdrażania oprogramowania

Nawet najlepiej zaplanowane i wykonane wdrożenie oprogramowania może się nie powieść, ale uniknięcie tych czterech typowych błędów może pomóc uniknąć katastrofy.

1. Ignorowanie sprzeciwu

Słyszałeś kiedyś zdanie „nie możesz zadowolić wszystkich?” Nawet przy najlepszej komunikacji nie wszyscy w Twojej organizacji będą zadowoleni ze zmian. Zawsze znajdzie się ktoś, kto się nie zgodzi. I chociaż łatwo jest odrzucić pesymistów jako, no cóż, pesymistów, ignorowanie ich może prowadzić do większych problemów w przyszłości.

W najlepszym przypadku mogą czuć, że nie traktujesz ich obaw poważnie, w najgorszym ryzykujesz utratę ważnych informacji, które mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji w procesie wdrażania.

Posłuchaj wszystkich i wykorzystaj informacje najlepiej jak potrafisz.

2. Pospieszanie procesu

Daj wszystkim (w tym swojemu zespołowi IT) czas potrzebny na uporządkowanie rzeczy przed wdrożeniem oprogramowania. Daj swoim użytkownikom dużo informacji o nadchodzących zmianach, aby mieli czas na zajęcie się swoją pracą, a Ty masz czas na rozwianie wszelkich obaw, które mogą się pojawić.

3. Niewłączanie personelu spoza IT w proces podejmowania decyzji

W skoncentrowanym na użytkowniku podejściu do wdrażania oprogramowania chcesz mieć pewność, że przy podejmowaniu decyzji, które mają wpływ na ich pracę, uwzględniać rzeczywistych użytkowników. Nie oznacza to, że musisz rozmawiać z każdym pracownikiem, ale upewnij się, że użytkownicy mają wystarczająco dużo okazji do zgłaszania sugestii, opinii i pomysłów, jak sprawić, by to działało.

4. Nie słuchanie użytkowników po wdrożeniu

Zbieraj opinie i słuchaj, co zadziałało, a co nie. Skorzystaj z tych informacji, aby rozwiązać problemy z bieżącym wdrożeniem i poinformować o lepszych procesach w następnym.

Skoncentruj użytkowników na sukcesie wdrażania oprogramowania!

Skoncentrowanie użytkowników na każdym wdrożeniu oprogramowania pomaga zapewnić, że wszyscy otrzymają to, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują.

Niezależnie od tego, czy wprowadzasz nowe, czy zaktualizowane oprogramowanie dla 3, 30 czy 3000 osób, posiadanie silnego planu, który skupia użytkowników, ma poparcie ze wszystkich poziomów Twojej organizacji i kontynuuje działanie po dniu premiery, pomoże zapewnić sukces.

Często zadawane pytania

Każde wdrożenie jest inne, ale niezależnie od planu upewnij się, że w każdym tworzonym planie koncentrujesz się na swoich użytkownikach oraz ich potrzebach i obawach. Upewnij się, że masz systemy, które pozwolą odpowiedzieć na pytania, i upewnij się, że szkolenie jest Twoim priorytetem nr 1.

Nie musisz być profesjonalistą wideo, aby tworzyć profesjonalne filmy szkoleniowe dotyczące oprogramowania. TechSmith Camtasia ułatwia tworzenie skutecznych i angażujących filmów szkoleniowych dotyczących oprogramowania do wdrażania oprogramowania.

Upewnij się, że każda tworzona dokumentacja użytkownika zawiera wizualizacje! TechSmith Snagit ułatwia tworzenie wszelkiego rodzaju dokumentacji użytkownika, w tym poradników, dokumentacji procesu krok po kroku i nie tylko!