Ile czasu i pieniedzy zaoszczedzilibyscie czy miałeś strukturę budżetowania, która gwarantowałaby zyski?
Pomysł pobierania tego, co jesteś wart, jest bardziej kontrowersyjny, niż mogłoby się wydawać. Zwolennicy twierdzą, że powinieneś pobierać tyle, ile jesteś wart — lub w ogóle nie brać udziału w projekcie. Inni opowiadają się za korzyściami płynącymi z pracy za darmo.
Większość z nas znajduje się gdzieś pośrodku.
Ale jest fakt:odpowiednio skonstruowany budżet to różnica między projektem, który ledwo wychodzi na zero, a takim, który opłaca rachunki, uszczęśliwia kontrahentów i pozwala ponownie zainwestować gotówkę w firmę produkcyjną. Gdybyś mógł, jak rozwinąłbyś swój biznes? Jaki sprzęt i zasoby kupiłbyś? Kogo byś zatrudnił?
To są pytania, które oddzielają dochodowe firmy od tych, które upadają.
Znaczenie prawidłowego budżetowania
W rzeczywistości większość kreatywnych firm upada. Jeśli osiągasz tylko próg rentowności — lub co gorsza, koszty jedzenia — w swoich produkcjach, Twoja praca jako freelancer nie potrwa długo.
Solidny budżet to klucz do naładowania tego, co naprawdę jesteś wart. Ale co więcej, wiedza o tym, jak właściwie zaplanować budżet, daje pewność, że nie zostawiasz pieniędzy na stole — pieniędzy, które możesz (i zasłużenie powinieneś) ponownie zainwestować w swój biznes.
Pierwszym krokiem w nauce prawidłowego budżetowania jest doskonalenie umiejętności szacowania. Jak wszystkie wartościowe umiejętności, mistrzostwo wiąże się z praktyką i powtórką.
Aby to uwzględnić, powinieneś stworzyć trzy różne budżety dla każdego projektu. Oto podział:
Budżet 1: Pierwsza karta
Pierwsza runda budżetowania projektu następuje natychmiast po pierwszym kontakcie z potencjalnym klientem, ale przed pierwszym spotkaniem koncepcyjnym lub wstępną burzą mózgów.
Szacunki te są przeznaczone do użytku wewnętrznego, więc zwykle nie udostępniasz ich klientowi — tylko wartość pola. Pierwszy przebieg budżet pomaga realistycznie myśleć o zakresie projektu. Udostępnij to zespołowi produkcyjnemu i współpracownikom w celu uzyskania opinii.
Budżet 2: Pełne rzeczy
Jest to budżet uwzględniający każdy przewidywany koszt projektu. Zawiera pozycje dla wszystkich kosztów twardych i stawek wykonawców, a także uwzględnia marżę zysku dla każdego z nich (więcej o marżach zysku w następnej sekcji).
To jest budżet, którym podzielisz się z klientem. Wycena nie powinna być niespodzianką dla twojego klienta, ponieważ powinieneś już dać mu figurę na podstawie pierwszego podania.
Budżet 3:Kontynuacja
Do tego momentu zakończyłeś projekt i zarejestrowałeś rzeczywiste koszty w stosunku do swoich wstępnych szacunków. Ty i Twój zespół powinniście przejrzeć to, aby zobaczyć, które pozycje przekroczyły lub przekroczyły budżet. Użyj tego jako podsumowania i przedyskutuj, jak możesz ulepszyć swoją taktykę budżetowania w następnym projekcie.
To najważniejszy budżet, który przygotujesz i jest to najszybszy sposób na doskonalenie umiejętności szacowania.
Włącz marżę dla freelancerów
Pobieranie tego, co jesteś wart, to coś więcej niż wyrzucenie stawki godzinowej. Solidne budżety powinny uwzględniać wszystkie twarde koszty związane z projektem. Twój budżet powinien uwzględniać takie rzeczy, jak wynajem sprzętu, opłaty licencyjne na muzykę, koszty podróży, stawki wykonawców i stawki dla Ciebie i Twojego zespołu. Jednak właściwy budżet idzie o krok dalej, uwzględniając marże zysku.
Marża zysku to dodatkowa kwota (zwykle obliczana jako wartość procentowa), którą uwzględniasz wraz z kosztem lub stawką, aby zapewnić zysk. Bez marży firmy nie mogą się rozwijać i odnotowują bardzo niewielki (jeśli w ogóle) wzrost.
Jednym z najlepszych sposobów uwzględnienia marży zysku jest uwzględnienie jej w opłatach kontrahentów.
Kiedy budujesz swój zespół produkcyjny, gromadzisz profesjonalistów, którzy pomogą Ci uruchomić dźwięk, pisać scenariusze, komponować muzykę, a ostatecznie przekazać swoją kreatywną wiedzę do gotowego produktu – i w ręce Twojego klienta. Co więcej, zapewniasz swoim współpracownikom i kontrahentom bardzo ceniony biznes.
Musisz zastanowić się, ile pracy wymaga zebranie tego zespołu kreatywnych. Robisz to, uwzględniając 30-60-procentową marżę zysku oprócz opłat kontrahentów. W przeciwnym razie dajesz swoim kontrahentom darmową pracę. To oczywiście w porządku, ale zasługujesz na rekompensatę za wysiłek potrzebny do dostosowania kreatywnych profesjonalistów z kreatywną wizją projektu.
Bez tych wbudowanych marż w budżetach zostawiasz pieniądze na stole – i tracisz ciężko zarobioną pracę.
Jak zapewnić rentowność i rozwijać firmę
Teraz, gdy wiesz już o korzyściach płynących z marż zysku i prawidłowego budżetowania, nadszedł czas, aby włączyć je do swoich budżetów.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z Arkuszy Google, Excela czy Numbers, warto zacząć używać arkuszy kalkulacyjnych do tworzenia budżetów — przynajmniej dla budżetów wewnętrznych. Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego przyspieszy obliczenia dotyczące np. wykonawców i innych elementów zamówienia.
Oto sztuczka:jest to prosta formuła, którą możesz dodać do swoich arkuszy kalkulacyjnych (pokazana powyżej). Dla każdego elementu zamówienia (kolumna A) powinieneś mieć cztery (4) dodatkowe kolumny:
- Kolumna B: Stawka dzienna wykonawcy (dodaj kolejną kolumnę dla liczby dni poza jednym).
- Kolumna C: Twoja docelowa marża (jeśli pracujesz z klientem nad ceną, jest to świetne miejsce na dostosowanie liczb).
- Kolumna D: obliczony zysk z wynagrodzenia wykonawcy.
- Kolumna E: Kwota, na jaką wystawisz fakturę swojemu klientowi.
Oto scenariusz:zawierasz umowę z partnerem na jednodniową sesję. Wynegocjowałeś ich stawkę dzienną na 1000 USD. Dodaj tę kwotę do kolumny B.
Ten operator jest bardzo dobry i wniesie wyjątkową jakość do końcowego produktu. Dlatego oceniasz 60-procentową marżę ponad ich stawkę dzienną, aby uwzględnić jakość ich pracy — a także czas i wysiłek wymagany do dostosowania ich do celów projektu. Dodaj tę kwotę do kolumny C.
W kolumnie D dodaj następującą formułę do komórki:=MNOŻENIE (B2, C2). Spowoduje to obliczenie zysku.
W kolumnie E dodaj tę formułę do komórki:=SUMA (B2, D2). To dodaje obliczony zysk do stawki DP. Jest to kwota, na którą wystawisz fakturę klientowi.
Dostępne są narzędzia, które mogą to zrobić za Ciebie, takie jak narzędzie do maksymalizacji budżetu, zaprojektowane przez Ryana Korala i Matta Davisa w Studio Sherpas.
Narzędzie to jest zasadniczo arkuszem kalkulacyjnym z turbodoładowaniem (dostępnym w programach Excel i Numbers) z pozycjami do przedprodukcji, produkcji i postprodukcji. Każda komórka ma proste formuły wypiekane w arkuszu kalkulacyjnym, które uwzględniają marże zysku, co pozwala szybko i skutecznie tworzyć budżety zorientowane na zysk. Zawiera również godzinny film szkoleniowy, który pokazuje, jak korzystać z narzędzia, a także przedstawia niektóre techniki prezentowania budżetów swoim klientom.
Stosując się do tych praktyk, zaoszczędzisz sobie kosztów jedzenia i przekroczenia budżetu, co jest niekorzystne dla Twojej firmy, a jeszcze gorsze dla Twojej reputacji.