Klienci nie mają być przerażającym. Postępuj zgodnie z tymi siedmioma sprawdzonymi metodami, aby Twoje faktury były przejrzyste i profesjonalne.
Obraz na okładkę przez Rawpixel.com.
W idealnym świecie, gdy niezależny projekt wideo zostanie zapakowany, klienci z przyjemnością oddadzą stos zimnej, twardej gotówki (wraz z koszem prezentów z Lands’ End, w tym kilkoma polarami odpowiednimi do pory roku). Jednak w prawdziwym świecie bardzo rzadko tak się dzieje.
W większości przypadków obowiązek dostarczenia faktury w najodpowiedniejszym czasie spoczywa na freelancerze. Nie zawsze jest to na samym końcu projektu, ponieważ niektóre projekty po prostu nigdy się nie kończą. W każdym razie utworzenie szczegółowej, profesjonalnej i bezpośredniej faktury może pomóc w przeniesieniu spraw i określeniu, jak, kiedy i ile Twoi klienci powinni zapłacić za Twoją ciężką pracę.
Przyjrzyjmy się siedmiu najlepszym praktykom dotyczącym zewnętrznych faktur wideo.
1. Znajdź odpowiedni szablon
Zawsze możesz wystawić fakturę od podstaw. Po prostu wpisanie czegoś w edytorze tekstu jest w porządku, ale jeśli masz kilka elementów projektowych, możesz je ułożyć samodzielnie z własnym brandingiem, logo itp.
Dla reszty z nas, mniej nastawionych na projektowanie, istnieje wiele szablonów dostępnych online. Możesz znaleźć niektóre dla Microsoft Word, Dokumentów Google i Apple Pages. Wszystkie powinny być w większości takie same, ale powinny mieć pewne różnice w odstępach i układach. Wybierz ten, który zapewnia największą elastyczność i odpowiednią estetykę dla Twojej marki.
2. Zdefiniuj zakres projektu
Idealnie byłoby dobrze zdefiniować zakres projektu przed przystąpieniem do produkcji (lub postprodukcji, jeśli jest to koncert ściśle edycyjny). Umowa lub oświadczenie o pracy dobrze pomagają zdefiniować te rzeczy z góry. (Możesz przeczytać więcej na ten temat tutaj.) Jednak podczas przesyłania faktury ważne jest, aby ponownie określić, punkt po punkcie, uzgodniony zakres – i że teraz wykonałeś każde zadanie.
3. Element zamówienia a pełna kwota
Większość szablonów faktur uwzględnia podziały cen elementów zamówienia. Te szablony zazwyczaj również sumują sumy za Ciebie. Jednak w zależności od projektu możesz, ale nie musisz, chcieć korzystać z wyceny pozycji (lub pozycji jednostkowej); możesz po prostu podać pełne kwoty.
Fakturowanie filmów i wideo staje się trudne, gdy zaczynasz wyceniać elementy zamówienia, takie jak wypożyczenie sprzętu, stawki godzinowe za edycję i poniesione wydatki. Jednak chociaż strona z fakturą może się zapełnić, zauważyłem, że klienci doceniają szczegółowy podział na te liczby.
Ważne jest uwzględnienie takich rzeczy, jak szybkość aparatu i sprzętu, ponieważ wielu klientów może szybko zmienić rozmowę, aby zasugerować, że aparat/sprzęt jest w jakiś sposób tylko częścią tego, co pobierasz za pokazanie się i zrobienie zdjęcia.
Jeśli zgodziłeś się na projekt płatności ryczałtowej, który nie ma się zmieniać, użycie podziału pozycji w celu zsumowania rzeczywistej wartości (a następnie odjęcie rabatu w celu dotrzymania pierwotnej umowy) to świetny sposób na pokazanie, ile będą kosztować Twoje usługi w przyszłości, jednocześnie wypełniając swoją umowę.
4. Jasno określone daty ukończenia
.
W przypadku współpracy z większymi firmami i agencjami (tj. klientami, którzy również pracują dla klientów), ważniejsze stają się jasno określone terminy realizacji rezultatów (ponieważ muszą przekazywać te terminy innym w swojej organizacji). Większość szablonów faktur zawiera miejsce na dodawanie notatek — w tym miejscu możesz podać jasne daty. Oto przykład:
- Half-Day B-Roll Shoot — ukończone 10.02.17
- Sesja wywiadu — ukończono 10.03.17
- Surowe materiały i zasoby – dostarczone przez Dropbox 10/4/17
- Film końcowy (z poprawkami) — dostarczony przez Vimeo 14.10.17
5. Pobierz linki i pliki
Pomaga też dołączyć do faktury końcowe linki do wszystkich plików i elementów dostarczanych (w notatkach lub w e-mailu z fakturą). Jeśli nie omawiałeś opłaty za archiwizację i przechowywanie plików, możesz skonfigurować pobieranie w celu ostatecznej konsolidacji wszystkich niezbędnych zasobów i nagrań za pomocą Dropbox, WeTransfer lub Vimeo.
Możesz skorzystać z tej okazji i zasugerować, aby pobrali cały materiał filmowy i zasoby w ciągu siedmiu dni (lub cokolwiek zachęca Twoja witryna hostingu plików), ponieważ nie będziesz mógł ich przechowywać dłużej. (Jeśli Twój klient ma dodatkowe obawy, możesz coś rozwiązać.)
6. Dołącz W-9
Obraz przez Zodiact.
Profesjonaliści zajmujący się filmem i wideo działający w Stanach Zjednoczonych pracujący nad dowolnym projektem (lub projektami), których suma przekracza 600 USD w roku kalendarzowym, muszą wypełnić formularz podatkowy W-9 z wykazem „pracodawcy”. Obie strony będą potrzebować tego formularza do swoich podatków. Twój klient prawdopodobnie w końcu wyśle Ci to, ale wiele większych agencji nawet nie prześle Twojej faktury, dopóki nie otrzymają Twojego W-9.
Aby przyspieszyć ten proces, zachowaj wypełniony formularz W-9, aby przesłać go wraz z fakturą. Niektóre firmy mogą poprosić o taki, który zawiera ich informacje, ale mogą po prostu je dodać. Tylko pamiętaj, aby aktualizować to co roku.
Możesz przeczytać więcej o formularzach W-9 tutaj i pobrać kopię tutaj.
7. Podaj oczekiwany termin (ale rozpoznaj protokół)
Możesz też zauważyć, że wiele szablonów faktur ma miejsce na termin płatności. Możesz czuć, że coś takiego jest niepotrzebne (i podważyłoby zaufanie), ale jeśli pracujesz z profesjonalistami, powinni oni docenić Twoje oczekiwania – i dlatego szybko poinformuj Cię, jeśli nie mogą ich spełnić.
Najlepiej, gdy freelancerzy mogą poprosić o połowę płatności za projekt z góry w formie depozytu. Ale jeśli pracujesz nad metodą faktury po dostawie, podanie zakresu od dwóch do sześciu tygodni jest standardem branżowym. Bardzo dobrze mogą realizować płatności szybciej, ale w wielu większych organizacjach rozliczenia faktur są przekazywane zespołowi finansowemu, który może mieć własny protokół (który czasami może trwać od 30 do 60 dni). Dowiedz się, kiedy omawiasz zakres prac, aby wiedzieć, czego się spodziewać.
Bonus:więcej darmowych szablonów!
- 100 darmowych szablonów faktur PDF
- Szablony faktur | Świeże Książki
- Bezpłatne szablony faktur dla programów Word, Excel, Open Office
- Bezpłatny szablon faktury za produkcję wideo
- Szablon faktury za produkcję wideo
Aby uzyskać więcej artykułów, informacji i zasobów dotyczących niezależnych produkcji filmowych i wideo, sprawdź niektóre z tych linków.
- Wskazówki dotyczące skutecznego freelancingu wideo i filmów
- Film niezależny:powstrzymaj klienta przed zrobieniem tego
- Odliczenia podatkowe i zasoby dla freelancerów
- Film niezależny:zarządzanie oczekiwaniami klientów
- Archiwa freelancerów — PremiumBeat