Spotkania w ratuszu powinny być kluczowym wydarzeniem w miesięcznym kalendarzu każdej organizacji. Stanowią okazję dla pracowników i kierownictwa do spotkania się jako zespołu, prowadzenia otwartej rozmowy, dzielenia się aktualizacjami, sukcesami i wszelkimi pytaniami, które pojawiły się po drodze.
Podczas pandemii spotkania w ratuszu wyglądały nieco inaczej, a większość organizacji przeszła na format internetowy. To przejście mogło być początkowo zniechęcające, wielu zastanawiało się, czy naprawdę możliwe jest hostowanie skutecznego i zaangażowanie Spotkanie w ratuszu wirtualnie. Odpowiedź? Tak, jest.
Ten artykuł przeprowadzi Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o wirtualnych spotkaniach w ratuszu, z poradami i sztuczkami, które możesz wdrożyć, aby zoptymalizować wrażenia wszystkich i dlaczego powinieneś korzystać z Riverside.fm.
TL;DR
- Wirtualne spotkania w ratuszu gromadzą kierownictwo organizacji i pracowników na wirtualnej platformie spotkań, takiej jak Riverside.fm .
- Spotkania w ratuszu są okazją do podzielenia się aktualnościami i aktualizacjami firmy, osiągnięciami pracowników oraz wszelkimi problemami lub skargami.
- Spotkania w wirtualnym ratuszu budują morale pracowników, nawiązują otwarty dialog między różnymi poziomami organizacji, pomagają dotrzeć do większej liczby pracowników i umożliwiają nagrywanie spotkań w jakości HD .
- Niektóre wskazówki dotyczące prowadzenia spotkania w ratuszu obejmują:ustalenie porządku obrad, wyznaczenie moderatora, ostrożny wybór oprogramowania, i nie bierz tego zbyt poważnie .
Co to jest spotkanie w ratuszu?
Wróćmy na chwilę do podstaw. Spotkanie w ratuszu nie jest dokładnie tym, na co wygląda. Zamiast dosłownego spotkania mieszkańców miasta , w kontekście, na który patrzymy, odnosi się do regularnego spotkania personelu lub zespołu kierowniczego organizacji lub firmy w kontekście, na który patrzymy. To szansa na ogłoszenia w całej organizacji, dzielenie się aktualizacjami oraz na prowadzenie otwartego dialogu i rozmowy. Termin ten nie jest już ograniczony do prostych spotkań „aktualizacji firmy”, ale może również odnosić się do spotkań integracyjnych, spotkań inauguracyjnych i nie tylko.
Jaki jest cel spotkania w ratuszu?
Celem spotkania w ratuszu jest zebranie razem pracowników organizacji i zespołu kierowniczego. Jak powiedzieliśmy wcześniej, może to być omawianie najnowszych wiadomości, przekazywanie drobnych aktualizacji na temat ostatnich sukcesów Twojej firmy lub po prostu przełamanie lodów i budowanie ducha zespołu. To powiedziawszy, ponieważ spotkanie w ratuszu jest organizowane głównie dla dobra Twoich pracowników, powinieneś pozwolić, aby cel i format spotkania były kształtowane przez to, czego Twoi pracownicy chcą lub czują, że potrzebują.
Spotkania w ratuszu są ważne dla umiejscowienia wszystkich w szerszym kontekście, co ostatecznie buduje poczucie wspólnoty i koleżeństwa w organizacji.
Zalety wirtualnych spotkań w ratuszu
Duch zespołu i społeczność
Na co dzień Twoi pracownicy najprawdopodobniej kontaktują się ze swoimi małymi zespołami i kierownikami liniowymi, bez możliwości sprawdzenia, jak pasują do szerszego obrazu. Organizowanie spotkań w ratuszu to świetny sposób na przyciągnięcie wszystkich razem, kultywując prawdziwe poczucie wspólnoty i ducha zespołu.
Zwiększona motywacja
Możliwość podzielenia się wygranymi Twojej firmy (dużymi lub małymi), a także pokazania każdemu z Twoich pracowników, jak pasują do dużej trajektorii Twojej firmy, to niezawodny sposób na zwiększenie morale i motywacji pracowników.
Otwórz dialog
Jeśli chodzi o stworzenie zdrowego, przyjaznego i otwartego środowiska pracy, spotkania w ratuszu są niezwykle ważne dla umożliwienia pracownikom wyrażania swoich opinii i wyrażania swoich poglądów. Dotyczy to w szczególności stworzenia przejrzystej linii komunikacji pomiędzy Twoimi pracownikami a zespołem kierowniczym. Szczególnie w większych organizacjach zespół kierowniczy wysokiego szczebla może czuć się zdystansowany i niezainteresowany pracą na innych poziomach firmy. Spotkania w ratuszu to dobra okazja do przełamania tych barier.
Sejf COVID
W wielu częściach świata nadal obowiązują ograniczenia związane z COVID-19. Wirtualne spotkania oznaczają, że możesz nadal gromadzić swoich pracowników w sposób zgodny z COVID.
Docieraj do całej organizacji
Kolejną ważną zaletą wirtualnych ratuszów jest dotarcie do całego organizacji na raz. Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach, będą mogli dołączyć do Twojego spotkania (oczywiście pozwala na to różnica czasu).
Nagraj spotkanie w ratuszu
Kolejną zaletą spotkań w wirtualnym ratuszu jest nagrywanie całej sesji. Członkowie personelu, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu, mogą je obejrzeć, a do uczestników spotkania można wysłać podsumowanie.
Wady wirtualnych spotkań w ratuszu
Trudne do zorganizowania
Z oczywistych względów koordynowanie, aranżowanie i prowadzenie spotkania całej organizacji może być prawdziwym bólem głowy. Po pierwsze, masz wyzwanie znalezienia czasu, który odpowiada większości ludzi. Następnie musisz również upewnić się, że wszyscy wiedzą, kiedy odbywa się spotkanie w ratuszu i w jaki sposób mogą uzyskać dostęp do linku do spotkania. Na szczęście dzięki Riverside.fm zorganizowanie spotkania w ratuszu to pestka.
Zastraszanie
Chociaż spotkania w ratuszu mają na celu zapewnienie platformy do otwartego dialogu i przejrzystej dyskusji, może być onieśmielająca perspektywa zabrania głosu przed całą organizacją.
Ograniczenia czasowe
W biznesie liczy się czas. Zwłaszcza w przypadku większych organizacji może się okazać, że nie jesteś w stanie zmieścić wszystkiego w swoim programie na jednym spotkaniu w ratuszu lub nie każdy może mieć szansę wnieść swój wkład. Nie martw się jednak; istnieją obejścia. Możesz na przykład podzielić to na mniejsze spotkania w ratuszu, które są bardziej skoncentrowane z mniejszą liczbą osób.
Jak skuteczne są spotkania w wirtualnym ratuszu?
Chociaż spotkania w ratuszu są teoretycznie skuteczną formą, wszystko zależy od tego, co z nimi zrobisz i jak zdecydujesz się prowadzić spotkania. Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy uzyskacie największą wartość ze spotkań w ratuszu, jeśli dostosujecie format do swoich potrzeb. Pamiętaj, że to ma być dwustronna rozmowa. Nie czuj się zobowiązany do przestrzegania konwencjonalnego formatu. Zamiast tego uczyń swoje spotkania w ratuszu własnymi, zgodnie z twoją społecznością i filozofią twojej organizacji.
Jak działają spotkania w ratuszu?
Ponownie, wszystko sprowadza się do tego, w jaki sposób twoja konkretna organizacja decyduje się robić rzeczy. To powiedziawszy, większość spotkań w ratuszu będzie miała ustal program tak, aby istniała jakaś struktura do naśladowania. Agenda może obejmować kluczowe tematy lub wiadomości, które będą omawiane, lub może pozostawić określoną ilość czasu na pytania i odpowiedzi. Wszystko zależy od dokładnego charakteru spotkania w ratuszu.
Jak przeprowadzić spotkanie w ratuszu
Jeśli chodzi o zorganizowanie spotkania organizacyjnego w ratuszu, należy wziąć pod uwagę wiele kwestii logistycznych. Rozłóżmy to:
Kroki prowadzące do organizacji spotkania w ratuszu online
- Ustaw datę i godzinę. Będziesz musiał spróbować ustalić czas, który będzie odpowiedni dla kluczowych członków twojego przywództwa i będzie odpowiedni we wszystkich strefach czasowych, jeśli masz międzynarodowy zespół.
- Wyślij przypomnienie kalendarza i notatkę, w tym link do wirtualnego zaproszenia do ratusza oraz plan spotkania. Po ustawieniu daty i godziny wyślij zaproszenie do wszystkich osób w Twojej organizacji.
- Jeśli po raz pierwszy prowadzisz wirtualny ratusz, warto dołączyć kilka podstawowych instrukcji, jak dołączyć do spotkania.
- Jeśli jesteś szczególnie dużą organizacją, możesz wyznaczyć moderatora. Moderator będzie po prostu odpowiedzialny za prowadzenie spotkania na czas i na czas.
- Upewnij się, że trzymasz się swojego planu dnia. Jeśli możesz, zawsze najlepiej jest zostawić czas na pytania i odpowiedzi publiczności.
- Po zakończeniu spotkania w ratuszu wyślij podsumowanie i e-mail z podziękowaniem. Miłym akcentem jest dołączenie nagrania ze spotkania dla tych, którzy być może tego nie zrobili tego dnia. Wysłanie e-maila uzupełniającego jest również skutecznym sposobem na utrwalenie głównych wniosków ze spotkania i utrzymanie go w pamięci pracowników.
5 wskazówek, jak lepiej organizować spotkania w ratuszu
Ustaw plan spotkania z wyprzedzeniem
Ustalenie agendy spotkania pomoże zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom. Dodana struktura sprawi, że spotkanie w ratuszu będzie przebiegać lepiej, pomoże Ci skuteczniej trzymać się czasu, a Twoi pracownicy będą mogli przygotować swoje przemyślenia i wszystko, co chcą powiedzieć z wyprzedzeniem.
Uważnie wybierz oprogramowanie do spotkań wirtualnych
Wybór oprogramowania do wirtualnych spotkań może poważnie wpłynąć na ogólny sukces Twoich wirtualnych ratuszów. Potrzebujesz łatwej w użyciu platformy o wysokiej funkcjonalności, która uatrakcyjni Twoje spotkanie w ratuszu. Możliwość nagrywania sesji, udostępniania ekranu i zapraszania widzów na żywo jest również fundamentalna. Niektóre opcje obejmują Google Meets, Webex, Zoom i oczywiście Riverside.fm.
Nie bierz tego zbyt poważnie
Ponieważ udostępniasz wiadomości i aktualizacje swojej organizacji, może to wyglądać bardziej jak spotkanie biznesowe, ale tak nie jest! Jest to okazja do stworzenia bardziej swobodnej atmosfery społeczności i stworzenia przejrzystości poprzez otwarte linie dialogu między różnymi interesariuszami w Twojej firmie. Bardziej prawdopodobne jest, że odbędziesz owocne spotkanie w ratuszu, jeśli będzie ono bardziej wyluzowane.
Spraw, aby Twoi pracownicy czuli się komfortowo i doceniani
Aby naprawdę czerpać maksimum korzyści ze spotkań w ratuszu, Twoi pracownicy muszą czuć się komfortowo, uczestnicząc i zabierając głos. Będzie to wynikać z mieszanki atmosfery na spotkaniu i tego, jak się czują. O ile to możliwe, powinieneś zadbać o to, aby Twoi pracownicy czuli się wysoko cenieni podczas wizyty w Twoim wirtualnym ratuszu. Możesz to zrobić, upewniając się, że wszyscy mają możliwość zabrania głosu i na przykład podkreślając osiągnięcia pracowników.
Zmień i dostosuj w razie potrzeby
Nie bój się zmienić sposobu prowadzenia spotkań w ratuszu, jeśli zauważysz, że coś ci nie działa. Jak powiedzieliśmy wcześniej, powinieneś być gotowy do dostosowania swoich spotkań do potrzeb i oczekiwań swoich pracowników, zamiast trzymać się tego, co wiesz.
Prowadzenie spotkania w ratuszu z Riverside
Riverside.fm ma na celu ułatwienie Ci życia . Prowadzenie spotkania w ratuszu jest już wystarczająco stresujące, więc dlaczego nie wykorzystać potężnych narzędzi Riverside.fm, aby zapewnić jak najpłynniejsze wrażenia?
Przyjazny dla użytkownika
Jeśli chodzi o prowadzenie ratusza, nie chcesz, aby przeszkadzała Ci niezręczna lub niezgrabna technologia. Riverside.fm został zaprojektowany tak, aby proces był jak najbardziej płynny. Dołączenie do wirtualnego ratusza jest tak proste, jak kliknięcie linku z zaproszeniem, a współprowadzący lub widzowie nie muszą zakładać konta ani pobierać dodatkowego oprogramowania.
Zaawansowane funkcje
Szeroka gama funkcji Riverside oznacza, że możesz dostosować swój wirtualny ratusz do swoich potrzeb. Udostępnij swój ekran, aby pokazać swoim pracownikom dodatkowe zasoby, dodaj dźwięk i inne multimedia do swojej sesji za pomocą tablicy multimedialnej, a nawet zaproś dowolnych pracowników „na podium”, niejako, korzystając z funkcji wezwania publiczności na żywo . Świat jest twoją ostrygą dzięki Riverside.fm.
Nagrywanie HD
Niestety jest prawie niemożliwe, aby wszyscy pracownicy byli na jednym telefonie za jednym razem. Na szczęście Riverside.fm automatycznie nagrywa lokalnie w jakości Full HD, dzięki czemu możesz udostępniać nagranie z ratusza każdemu, kto je przegapił.
Progresywne przesyłanie do chmury
Nie musisz już czekać godzinami, aż nagranie ze spotkania w ratuszu będzie dostępne online do udostępnienia. Riverside przesyła wszystkie pliki do chmury podczas nagrywania, więc gdy skończysz, wszystko jest gotowe do udostępnienia w ciągu kilku minut. Zapobiega to również awariom komputera lub usterkom, które mogą spowodować utratę nagrań.
Łatwa personalizacja marki
Jeśli chcesz udostępniać swoje spotkania w ratuszu publicznie, a nawet tylko w firmie, nigdy nie jest złym pomysłem, aby wszystko było profesjonalne i spójne z marką Twojej organizacji. Magic Editor firmy Riverside pomaga to zrobić dzięki łatwym układom, a także niestandardowym tłom i logo, które pasują do marki Twojej organizacji.
3 kluczowe narzędzia do wykorzystania w wirtualnych spotkaniach w ratuszu
Udostępnianie ekranu
Spraw, aby spotkanie w ratuszu było bardziej interaktywne i wciągające, korzystając z funkcji udostępniania ekranu. Możesz wybrać prostą prezentację PowerPoint, która wzmacnia dyskusję, odtwarza filmy lub demonstruje określony proces. Cokolwiek pokazujesz, dodany element wizualny jest skutecznym sposobem na wzmocnienie tego, co mówisz i utrzymanie zainteresowania pracowników.
Sondaże/ankiety na żywo
W ostatecznym rozrachunku spotkania w ratuszu dotyczą Twoich pracowników. Zachęcaj ich do udziału, zapraszając ich do wyrażenia swojej opinii za pomocą ankiet na żywo lub ankiet. To świetny sposób, aby zaangażować publiczność w spotkanie w ratuszu i sprawić, by poczuli, że ich głos jest ważny.
Nagrywanie HD
Nie należy przeoczyć możliwości lokalnego nagrywania spotkania w ratuszu w pełnej rozdzielczości HD. Jak powiedzieliśmy wcześniej, jest to świetny sposób na podzielenie się spotkaniem z tymi, którzy nie byli w stanie tego zrobić.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie jest inne słowo na spotkanie w ratuszu?
Wszystkie organizacje nieco inaczej odnoszą się do swoich spotkań w ratuszu. Możesz natknąć się na ludzi, którzy nazywają to bardziej dosłownie „spotkaniem obejmującym całą organizację”, podczas gdy inni mogą odnosić się do tego jako comiesięcznego „nadrabiania”. Naprawdę możesz nazwać to, jak chcesz.
Jaki jest ważny efekt udziału w spotkaniach ratusza?
Zdecydowanie najważniejszym efektem uczestnictwa w spotkaniach w ratuszu jest wzrost poczucia wspólnoty i ducha zespołu. Ponadto pracownicy poczują, że są wartościową częścią większego obrazu, który może zdziałać cuda w motywowaniu do pracy.
Jak sprawić, by ratusz był zabawny?
Przede wszystkim postępuj zgodnie z naszymi radami, aby stworzyć bardziej wyluzowaną atmosferę w swoim ratuszu. Możesz także zarezerwować część spotkania na początku poświęconą aktywnościom lodołamaczy lub bardziej osobistym aktualizacjom z humorystycznym akcentem.