Spotkania wszystkich rąk są kluczowym elementem strategii komunikacji wewnętrznej. Dobrze zrobione, dopasowują zespoły i zapewniają zdrowe forum dla opinii i rozmów. Mogą również pomóc pracownikom zrozumieć, w jaki sposób ich rola i praca wpisują się w szerszy obraz.
Ale jest pewien haczyk. Słabo zorganizowane spotkania te mogą być w najlepszym razie mało angażujące lub w najgorszym nie zawierać informacji.
A więc dla liderów biznesu, którzy chcą mieć wszystkie ręce na pokładzie, jak znaleźć odpowiednią równowagę na spotkaniu?
Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o wszystkich spotkaniach rąk. Omówimy podstawy, takie jak to, co to jest i dlaczego jest ważne.
Przedstawimy również kilka wskazówek, w jaki sposób Vimeo prowadzi nasze wspólne spotkania, aby pomóc Ci pewnie produkować Twoje w zdalnym lub hybrydowym świecie pracy.
Gotowy? Przejdźmy do tego.
Co to jest spotkanie wszystkich rąk?
Spotkanie wszystkich rąk — czasami nazywane ratuszem — gromadzi całą organizację wirtualnie lub osobiście w celu omówienia aktualizacji dotyczących całej firmy.
Zwykle lider wykonawczy (pomyśl o swoim dyrektorze operacyjnym lub dyrektorze generalnym) prowadzi z programem pełnym aktualizacji firmy, nowych projektów, okrzyków zespołu i wyznaczonego czasu na pytania i odpowiedzi.
Dlaczego wszystkie rozdania są ważne?
Pomyśl o tym. Bez powtarzających się spotkań wszystkich rąk lub w ratuszu jest prawdopodobne, że pracownicy będą gromadzić informacje ad hoc w całej organizacji. Informacje mogą być rozpowszechniane fragmentarycznie lub nawet błędnie interpretowane.
Ponadto pracownicy potrzebują miejsca, w którym mogą zadawać pytania i zorientować się, jak firma działa w innych obszarach, w których nie są zaangażowani.
Na szczęście wszystkie spotkania rąk mają moc łączenia zespołów. Dzieląc się informacjami na wyznaczonym spotkaniu, kadra kierownicza może zwiększyć przejrzystość i uzyskać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym, aby pomóc swoim pracownikom pozostać w kontakcie, gdziekolwiek się znajdują.
Jaka jest różnica między osobistym a wirtualnym spotkaniem wszystkich rąk?
Największą różnicą między osobistymi spotkaniami all hands a wirtualnymi jest to, że wirtualne spotkania all hands są transmitowane lub transmitowane na żywo do pracowników.
Wirtualne spotkania na wszystkie ręce niosą ze sobą również wiele korzyści. Zapewniają organizacjom bardzo potrzebną elastyczność, umożliwiając uwzględnienie zdalnych zespołów niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Co to jest wirtualne spotkanie na wszystkie ręce?
Wirtualne spotkanie wszystkich rąk lub w ratuszu to wewnętrzne wydarzenie transmitowane na żywo do zdalnej publiczności pracowników. Wirtualne spotkania wszystkich rąk stały się koniecznością w komunikacji wewnętrznej, ponieważ coraz więcej organizacji przechodzi na zdalne, hybrydowe doświadczenie zawodowe.
W erze dystansu społecznego i pracy hybrydowej utrzymanie łączności jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Wideo daje poczucie rutyny, wsparcia i społeczności dla rozproszonych zespołów.
Dlaczego wirtualne wszystkie ręce są niezbędne do komunikacji wewnętrznej
Wirtualne wszystkie ręce pomagają utrzymać równowagę i zaangażowanie zespołów. Podobnie jak ich odpowiedniki w biurze, wirtualne spotkania wszystkich rąk (lub wirtualne ratusze) są miejscem aktualizacji biznesowych, reflektorów dla pracowników i okazją dla liderów do zadawania pytań (i wypowiedzenia się lub dwóch!).
Ale pamiętaj:udane spotkanie wszystkich rąk, zarówno osobiste, jak i wirtualne, zależy od przemyślanej implementacji. Niedawne badanie, które przeprowadziliśmy z Global Web Index, wykazało, że 54% dyrektorów uważa, że ich organizacje przesyłają cotygodniowe aktualizacje, podczas gdy tylko 20% ich pracowników zgadza się z tym. Najwyraźniej oznacza to rozłączenie!
Aby pomóc Ci przekroczyć wewnętrzną przepaść komunikacyjną, zebraliśmy 8 wskazówek od dyrektora operacyjnego Vimeo, Courtney Sanchez, jak zaplanować najlepsze spotkanie wszystkich rozdań.
Jak przeprowadzić wspaniałe spotkanie wszystkich rąk w 8 krokach
1. Zaplanuj spotkanie z wyprzedzeniem
Aby Twoje wirtualne spotkanie wszystkich rąk było na dobrej drodze, cofnij się o krok i myśl jak producent. Oznacza to planowanie, planowanie i tylko trochę więcej planowania. Wiele zakulisowych akcji sprawia, że każde wirtualne spotkanie jest przebojem.
Zacznij od sporządzenia proponowanego porządku obrad i wcześniejszego rozesłania go do odpowiednich interesariuszy. Potwierdzenie agendy, przebiegu spotkania i prezenterów może sprowadzić się do sedna, więc upewnij się, że interesariusze rozumieją Twoją oś czasu.
Następnie, jeśli masz zespół produkcyjny lub AV obsługujący transmisję, uruchom transmisję testową rano, aby upewnić się, że jesteś gotowy do pracy!
Jako przykład Vimeo używa łatwej, dwuetapowej sekwencji planowania. Po pierwsze, z tygodniowym wyprzedzeniem przekazujemy projekt agendy zespołowi kierowniczemu i prosimy o informację zwrotną. Następnie nasz zespół produkcyjny przeprowadza testową transmisję na żywo, aby z wyprzedzeniem wyeliminować wszelkie techniczne problemy. W takim razie czas na przedstawienie!
2. Zorganizuj spotkanie wszystkich rąk na określone tematy
Najlepsze spotkanie wszystkich rąk ułatwia przejrzysty dialog i tworzy przyjazne środowisko, w którym pracownicy mogą uczestniczyć. Aby stworzyć integracyjne i angażujące środowisko, Vimeo odniosło duży sukces w organizacji naszych wszystkich spotkań na bardzo konkretne tematy.
Aby to zrobić, musisz zidentyfikować tematy, które są najbardziej interesujące dla pracowników i pominąć wszystko, co jest mniej ważne.
Na przykład, jeśli pod koniec spotkania otrzymujesz przepełnione pytania, możesz chcieć dedykowanych sesji pytań i odpowiedzi na żywo. Jeśli kilku pracowników zadaje pytania dotyczące konkretnego tematu — spotkanie uzupełniające poświęcone temu zagadnieniu prawdopodobnie będzie z nimi rezonować.
3. Zwiększ częstotliwość spotkań wszystkich rąk
Biorąc pod uwagę rzeczywistość pracy zdalnej, prawdopodobnie Twoja organizacja może skorzystać na zwiększonej częstotliwości spotkań, aby utrzymać płynność komunikacji.
W zeszłym roku Vimeo dostrzegło potrzebę częstszej kadencji, aby zająć się całym zespołem. W związku z tym nowo oznaczone Wszystkie ratusze miasta Vimeo na żywo na żywo co drugi tydzień. Intencją jest organizowanie mniej formalnych spotkań, które pozwalają kierownictwu na dostarczanie aktualnych informacji na temat obecnego środowiska, firmy i rozwiązywanie problemów pracowników.
Sensowne jest również to, że zmieniło się wykonanie wirtualnego all-handu. Przeszliśmy głównie na produkcję zdalną, nawet jeśli przygotowania do wirtualnego i osobistego spotkania wszystkich rąk pozostały niezmienione. Musisz także wziąć pod uwagę konsekwencje braku możliwości zobaczenia reakcji wszystkich pracowników w zdalnym otoczeniu.
Dowiedz się, jak kadra kierownicza uczy się nowych strategii komunikacji podczas warsztatów z komunikacji w miejscu pracy.
4. Zaplanuj spotkania
Dużym wyzwaniem podczas pracy zdalnej jest utrzymanie poczucia przynależności. Planując spotkanie, zastanów się, jak wpleść się w działania towarzyskie. Pomyśl o łatwych pomysłach, takich jak wirtualne happy hours, ciekawostki, lunch i nauka oraz wyzwania Slack.
Na przykład Vimeo organizuje spotkania wideo, podczas których Vimeanie przedstawiają swoje zwierzęta domowe i konkursy „zgadnij wirtualne tło”. To wszystko jest częścią Vimeo Virtual , globalny program wydarzeń, który zapewnia naszym zespołom możliwość nawiązywania kontaktów, uczenia się od siebie i wspierania się nawzajem.
Oprócz spotkań, takich jak show i tells, organizujemy sesje na temat różnorodności, równości i integracji. Zastanów się, w jaki sposób możesz wyjść poza standardowy program spotkania i znaleźć tematy i motywy, które zaciekawią Twój zespół.
5. Użyj ankiet, aby uzyskać informacje zwrotne
Dowiedzieliśmy się, że zbieranie opinii po wirtualnych rozdaniach ma kluczowe znaczenie. Podczas następnej synchronizacji firmowej prawdopodobnie zauważysz, że trudno jest ocenić reakcje podczas transmisji na żywo.
Aby tworzyć cenne pętle informacji zwrotnej, wysyłaj ankiety, identyfikuj szczere osoby w organizacji i poproś nowych pracowników o wgląd w to, co im się podobało, i przykłady tego, co lubili w poprzednich organizacjach. Dodaj opinię podczas testowania nowych modułów i podejść na przyszłych spotkaniach.
6. Utrzymuj zaangażowanie pracowników, pokazując swoją twarz
Angażowanie pracowników zdalnych jest wyzwaniem. Zmęczenie cyfrowe jest prawdziwe. Dlatego tak ważne jest, aby liderzy byli szczerzy i pokazywali pracownikom swoją twarz. Zachęć liderów do poruszania tematów lub problemów bezpośrednio w materiałach ze spotkania, zamiast czekać na to, czy pojawią się one w pytaniach i odpowiedziach.
Pamiętaj:przywódcy mogą być bezbronni, ponieważ demonstruje to empatię i chęć bycia prawdziwymi. Uczciwość utrzymuje zaangażowanie i motywację pracowników, szczególnie w czasach niepewności.
7. Włącz wartości firmy do swojej strategii komunikacji wewnętrznej
Aby zrobić wyjątkowe spotkanie, uczciwie i uczciwie zastosuj wartości swojej firmy.
Wartości Vimeo mają ogromny wpływ na naszą strategię komunikacji wewnętrznej. Empatia, wpływ i szczerość to kluczowe filary naszej strategii komunikacji wewnętrznej. Otwieramy wszystkie ręce za pomocą ram „Co działa / co (jeszcze)” , aby być przejrzystym w zakresie tego, gdzie wywieramy wpływ jako zespół i gdzie musimy się poprawić.
Każde rozdanie kończymy anonimową, otwartą sesją pytań i odpowiedzi, aby zachęcić każdy głos, który chce być słyszany. Często powoduje to, że nasz zespół kierowniczy podejmuje trudne tematy otwarcie i uczciwie. Zobowiązujemy się do tego podejścia, ponieważ uważamy, że jest to najlepszy sposób na radzenie sobie z wyzwaniami jako zespół.
8. Mierz swój sukces
Po każdym rozdaniu natychmiast publikujemy ankietę dla zespołu, aby przekazać opinię. Sukces mierzy się najczęściej dwoma pytaniami:
- Czy lepiej rozumiesz strategię, wydajność i cele Vimeo?
- Czy wszystkie nasze ręce były opłacalną inwestycją czasu?
Prosimy również o opinie na temat materiałów do wszystkich rąk, ponieważ zawsze staramy się doskonalić tematy i motywy ważne dla zespołu, tematy, którymi nie zajęliśmy się i powinniśmy mieć, lub wszelkie dodatkowe uwagi.
Podsumuj:wszystkie ręce na pokładzie!
Wszyscy dostosowujemy się do nowego środowiska pracy zdalnej. Zapoznaj się z nauką i kontynuuj udoskonalanie swojego wewnętrznego procesu komunikacji dzięki tym pomocnym wskazówkom:
- Zaplanuj wszystkie swoje spotkania z wyprzedzeniem.
- Organizuj spotkania na określone tematy.
- Zwiększ częstotliwość spotkań wszystkich rąk.
- Dopraw go wirtualnymi zajęciami i wyzwaniami.
- Zdobądź ważne informacje zwrotne za pomocą ankiet.
- Pokaż swoją twarz.
- Wprowadź swoje wartości do strategii komunikacji.
- Kontynuuj pomiary sukcesu.
Planujesz własne wirtualne lub osobiste spotkanie wszystkich rąk? Zespół produkcyjny Vimeo na żywo może pomóc ze wskazówkami i konsultacjami, aby odnieść sukces.
Pierwotnie opublikowany 14 kwietnia 2020 r. Zaktualizowany 15 kwietnia 2021 r.