Nie musisz obawiać się wydarzeń hybrydowych — istnieją od lat. W 2011 roku CDC uruchomiło czterodniowe wydarzenie hybrydowe, w którym 1600 uczestników dołączyło osobiście, a 1875 pracowników CDC z całego świata dołączyło online. Ponad 50% uczestników było zdalnych!
Transmisja wideo i transmisja na żywo umożliwiają elastyczne sposoby łączenia, co jest ważne dla osób uczestniczących w wydarzeniach zdalnie lub pracujących z domu. Miniony rok dał nam możliwość ewolucji tradycyjnych wydarzeń w sposób, którego nigdy sobie nie wyobrażaliśmy.
W tym przewodniku omówimy wydarzenia hybrydowe i podpowiemy, jak przeprowadzić wydarzenie hybrydowe za pomocą wideo. Zanurzmy się!
Co to są zdarzenia hybrydowe?
Wydarzenie hybrydowe to jedno wydarzenie z dwoma różnymi, ale połączonymi doświadczeniami.
Może to wyglądać jak targi, konferencja, spotkanie lub seminarium, które łączy osobisty aspekt na żywo z wirtualnym wydarzeniem. Wspaniałą rzeczą w wydarzeniach hybrydowych jest duża swoboda tworzenia komponentu cyfrowego.
Komponent cyfrowy może obejmować zarówno włączenie mediów społecznościowych, jak i transmisję na żywo z całego wydarzenia. Kluczem do sukcesu jest kreatywność i podążanie za tym, co działa dla Twoich odbiorców.
5 powodów, by inwestować w wydarzenia hybrydowe
Dlaczego warto zainwestować w wydarzenie hybrydowe? Chociaż publiczność nie zawsze może osobiście dołączyć do wydarzenia, dostęp ad hoc do treści wydarzenia jest nadal cenny. Going hybrid zapewnia, że możesz dotrzeć do szerszej publiczności, udostępniając wydarzenie osobiście i online.
Oto pięć kluczowych korzyści, które należy wziąć pod uwagę organizując pierwsze wydarzenie hybrydowe:
1. Rozszerz swój zasięg
Nie jesteś ograniczony do lokalnej publiczności z doświadczeniami hybrydowymi. Możesz zaspokoić i nawiązać kontakt z globalną publicznością. Transmisja na żywo z wydarzenia oferuje wiele korzyści, w tym:poszerzenie zasięgu, nawiązanie kontaktu z odbiorcami, budowanie marki, pomoc w promowaniu produktów oraz (przy odpowiednim rozwiązaniu) szybkie i łatwe ożywienie wydarzenia online.
Hybrid poszerza również horyzont potencjalnych prelegentów eventowych. Chcesz talent z innego kontynentu? Nie ma problemu. Głośniki mogą wnieść swój wkład wirtualnie.
2. Zbuduj więcej ofert sponsorskich
Sponsorzy wydarzeń mogą teraz zainwestować w dwa doświadczenia z modelem hybrydowym. To, co kiedyś było światem stoisk sponsorów i umieszczania oznakowań logo, może przejść na cyfrowe nieruchomości.
Sponsor wydarzenia hybrydowego może odkrywać nowe opcje, takie jak sponsorowanie sesji i warsztatów na temat wydarzeń wirtualnych, prowadzenie wirtualnych doświadczeń sieciowych i nie tylko. Wydarzenia hybrydowe dają sponsorom więcej powodów do inwestowania w wydarzenie, jednocześnie zwiększając przychody dla Twojej firmy.
3. Nowe możliwości zaangażowania odbiorców
Wydarzenia hybrydowe dają widzom możliwość łączenia się na wiele sposobów. Odbiorcy cyfrowi mogą komunikować się ze sobą oraz z uczestnikami osobiście. Podobnie, uczestnicy osobiście mogą łączyć się ze sobą oraz z odbiorcami cyfrowymi za pośrednictwem czatu na żywo i ankiet obsługiwanych przez Twoją platformę. Twoja wirtualna platforma to medium, które łączy obu odbiorców z przestrzenią cyfrową, w której może żyć większość tej interakcji.
4. Wzmocnij społeczność
Częstym wyzwaniem wszelkiego rodzaju wydarzenia jest podtrzymywanie rozmowy po zakończeniu wydarzenia. Zdarzenia hybrydowe mogą płynnie przejść do społeczności internetowej, którą Twoja organizacja może z czasem pielęgnować. Uczestnicy mogą wchodzić w interakcję ze sobą i z Twoją marką, jednocześnie uzyskując dostęp do treści na żądanie. Możesz nawet dowiedzieć się, jak zarabiać na treściach wydarzeń dzięki strumieniowaniu VOD.
Ciągłe zaangażowanie pomoże również w generowaniu większej liczby transakcji w lejku sprzedaży.
5. Niższe koszty środowiskowe
Pandemia pokazała nam, jaki wpływ na środowisko może mieć ograniczenie podróży i zużycia energii. Według MAE, do końca marca 2020 r. średnia globalna aktywność w transporcie drogowym spadła do 50% poziomu z 2019 r.
Oprócz ochrony środowiska, wydarzenia hybrydowe mogą zmniejszyć ryzyko finansowe. Niegdyś ryzykowny blok hotelowy składający się z ponad 200 apartamentów hotelowych można drastycznie zmniejszyć. Zmniejszają się również zasoby cateringowe i do dyspozycji.
Rodzaje wydarzeń hybrydowych
To, co jest wspaniałe w wydarzeniach hybrydowych, to elastyczność. Możesz zaimplementować format hybrydowy zarówno dla wydarzeń wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zagłębię się w kilka różnic i typowych przypadków użycia każdego typu zdarzenia.
Zdarzenia wewnętrzne
Wydarzenia wewnętrzne pomagają pogłębić zaangażowanie pracowników, wyrównać zespoły i przyczynić się do fundamentalnego sukcesu marki. Ale zebranie wszystkich pracowników na spotkanie jest prawie niemożliwe. Tu właśnie pojawia się podejście hybrydowe.
Zapewnij pracownikom dwie opcje uczestnictwa w spotkaniu:przygotuj scenę dla tych, którzy chcą uczestniczyć w osobistym wydarzeniu wewnętrznym i wyposaż pozostałych rozproszonych pracowników w bezpieczne wideo, narzędzia angażujące i bibliotekę wideo, aby uzyskać dostęp do wszystkich treści.
Oto kilka przypadków użycia zdarzeń wewnętrznych, które mogą być hybrydowe:
- Urzędy miejskie
- SKO (rozpoczęcia sprzedaży)
- Powtarzające się sesje zespołu
- Warsztaty budowania zespołu
- Wdrażanie osobiste i zdalne
Wydarzenia zewnętrzne i wydarzenia wirtualne
Wydarzenia zewnętrzne są przeznaczone dla Twoich klientów, potencjalnych klientów i ogólnej publiczności. Intencją jest tutaj często generowanie nowych klientów i pielęgnowanie klientów. Przestawienie wydarzenia osobistego na rodzaj wydarzenia wirtualnego lub wydarzenia hybrydowego pomoże zwiększyć Twój zasięg. Możesz zobaczyć wyniki, takie jak wzrost liczby rejestrujących się na wydarzenia za pośrednictwem strony rejestracji lub zwiększenie docelowych przychodów dzięki dodatkowym typom biletów.
Oto kilka wydarzeń zewnętrznych, które należy wziąć pod uwagę w przypadku ustawienia hybrydowego:
- Konferencje
- Seminaria
- Webinary
- Targi
- Wprowadzanie produktów
- Wydarzenia doceniające klientów
Wskazówki dotyczące tworzenia wydarzenia hybrydowego
Nie ma lepszego czasu na rozpoczęcie! Wielu organizatorów wydarzeń będzie po raz pierwszy gościć wydarzenie hybrydowe. A dzięki odpowiedniej strategii i narzędziom wideo każda organizacja lub firma może stworzyć udane doświadczenie hybrydowe. Pamiętaj tylko:jak w przypadku każdego innego wydarzenia, ustalenie celów jest niezbędne do rozpoczęcia procesu twórczego.
Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby stworzyć swoje doświadczenie w wydarzeniu hybrydowym:
Ustaw realistyczną strategię
Myśląc o stworzeniu wydarzenia hybrydowego, należy wziąć pod uwagę kilka nowych rzeczy. Będziesz chciał określić, które komponenty powinny być wirtualne, a które osobiście, kto będzie zaangażowany, oraz planowanie awaryjne.
Mieć problemy? Poniżej znajduje się pięć obszarów, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu strategii wydarzenia:
- Wirtualne miejsce: Jaki jest limit ilości treści, które może pomieścić Twoja platforma wirtualna lub do transmisji na żywo? Obejmuje to przepustowość i możliwości przesyłania strumieniowego.
- Miejsce fizyczne: Czy Twoje miejsce jest dostępne i chętne do organizowania wydarzeń osobistych? Jeśli tak, jaka jest pojemność lokalu? Należy również zwrócić uwagę na środki bezpieczeństwa i wymagania, jeśli takie istnieją.
- Sponsor i partnerzy: Czy istnieje możliwość sponsorowania Twojego wydarzenia hybrydowego? Skontaktuj się ze swoimi sponsorami, aby dowiedzieć się, jak bardzo są chętni i gotowi do udziału w hybrydowym wydarzeniu.
- Przypisz zespoły wewnętrzne: Określ, kto z zespołu pokieruje fizycznym wydarzeniem i wirtualnym komponentem wydarzenia hybrydowego.
- Plan tworzenia kopii zapasowych: Nikt nie lubi myśleć o najgorszym scenariuszu. Ale w przypadku środków blokujących, planiści wydarzeń powinni przygotować się na 100% wirtualizację.
Zaprojektuj swoje wydarzenie z myślą o dwóch typach uczestników
Unikalną częścią wydarzeń hybrydowych jest to, że łączysz dwie różne grupy odbiorców. Z jednej strony na fizycznym wydarzeniu obecna jest osobista publiczność. Uczestniczą w tym empirycznym wydarzeniu. Tymczasem twoi druga publiczność to wirtualni uczestnicy dostrajający się do treści przesyłanych strumieniowo i angażujący się w prelegentów i uczestników.
Zadaj sobie pytanie, jak odbiorcy zaangażują się w treść? Jak mogę zapewnić moim osobistym odbiorcom niezapomniane wrażenia, jednocześnie pozostając w kontakcie z moimi wirtualnymi odbiorcami? Możesz znaleźć się za kulisami dwóch różnych zespołów wewnętrznych. Ma to na celu zapewnienie, że obie ścieżki odbiorców pozostaną połączone.
Oczaruj odbiorców treścią
Ostatnią rzeczą, jaką chce zobaczyć Twoja publiczność, jest strumień prelegentów prezentujących z podium. Będziesz chciał zainwestować w profesjonalną produkcję wideo, aby zapewnić kinowe wrażenia dla swoich treści.
Prezentacje i grafika powinny być nieskazitelnie czyste, aby przyciągnąć widzów. Niezależnie od tego, czy Twoi mówcy są pogrążeni w rozmowie na scenie, czy też biorą udział w pytaniach i odpowiedziach na żywo podczas prezentacji webinarowej, upewnij się, że Twoje narzędzia produkcyjne pomogą ożywić treść. Profesjonalna jakość strumieniowego przesyłania wideo pomoże również utrzymać wirtualną publiczność na ekranie.
I nie zapomnij o głośnikach! Pamiętaj, aby przygotować się i ćwiczyć z prelegentami, aby byli w pełni przygotowani do dostarczania możliwie najlepszych treści. Zapewnij osobistym i wirtualnym mówcom strefę greenroomu, aby przeprowadzić próby i spotkać się z zespołem produkcyjnym.
Twórz różne środowiska mówienia
Zastanawiając się nad scenografią i projektem, rozważ wyjście poza obszar ogólnej sesji wydarzenia. Nowe środowiska dla różnych rodzajów sesji wydarzeń lub po prostu przypadkowe kolizje mogą uzupełnić wrażenia osobiste. Gwarantuje również, że widzowie zdalni mogą doświadczyć różnych lokalizacji wydarzeń. Podobnemu celowi może służyć zmiana scenografii.
A w przypadku prelegentów, którzy wnoszą swój wkład wirtualnie, upewnij się, że ich treść uzupełnia program. Wyślij pakiety prelegentów z wyprzedzeniem, wyszczególniając wytyczne, których musi przestrzegać ich wirtualna sesja. Zawsze warto wysłać zestawy głośnikowe, które pomogą w oświetleniu i/lub markowym tle, aby uzyskać najlepszą prezentację wizualną.
Twórz ekskluzywne doświadczenia
Chcesz zapewnić swoim odbiorcom wrażenia, które sprawią, że poczują się wyjątkowo, niezależnie od tego, gdzie się dostroją. Oto dwa pomysły na stworzenie poczucia wyłączności zarówno dla odbiorców osobistych, jak i wirtualnych:
- Promuj wartość każdego doświadczenia: Zastanów się, jak możesz sprawić, by każde doświadczenie było inne. Na przykład dla posiadaczy biletów osobistych, zaoferuj doświadczenie VIP dla pierwszych 50-100 uczestników. Limity wydajności mogą również zwiększać popyt. Wirtualnym rejestrującym lub posiadaczom biletów zapewnij dostęp do podglądu, klipy zza kulis lub wczesny dostęp do prezentacji treści.
- Raport na żywo z wydarzenia: Pomyśl o tym jako o swoim wewnętrznym zespole ds. wiadomości lub mediów. Relacjonuj na żywo z osobistego wydarzenia i transmituj do wirtualnej publiczności. Nie tylko angażujesz swoich uczestników osobiście, ale także rozszerzasz to zaangażowanie na zdalną publiczność. Raportuj między sesjami i przeprowadzaj wywiady zarówno z uczestnikami, jak i prelegentami. Pamiętaj tylko, zgłaszaj od wydarzenia różniłoby się od hostingu wydarzenie.
Baw się z formatami
W przypadku uczestników zdalnych rozważ wysłanie materiałów lub odpowiednich gadżetów (w związku z treścią) przed wydarzeniem. Może to zachęcić odbiorców cyfrowych do przetestowania produktu w domu i podzielenia się swoimi doświadczeniami podczas sesji. Korzystaj z czatu na żywo, ankiet, wirtualnych pokoi podgrup i nie tylko, aby zwiększyć zaangażowanie i przypadkowe kolizje między cyfrowymi uczestnikami.
W przypadku uczestników osobiście zmień ustawienie zarówno w pomieszczeniach, jak i na zewnątrz. Spraw, aby sesje były bardziej interaktywne dzięki elementom wirtualnej rzeczywistości. Przede wszystkim daj swoim uczestnikom przestrzeń. Ponieważ tak wiele dzieje się w hybrydowym otoczeniu, daj swoim widzom czas na zapoznanie się zarówno z samym wydarzeniem, jak i cenną zawartością.
Połącz obu odbiorców z odpowiednimi zespołami
Staraj się nie przytłaczać technicznym aspektem imprezy hybrydowej. Po pierwsze, chcesz mieć pewność, że masz odpowiednią platformę do łączenia obu odbiorców. Upewnij się, że masz odpowiednie zespoły gotowe do monitorowania następujących kwestii:
- Zespół rozwiązywania problemów IT: Miej na pokładzie ekspertów od platform, którzy pomogą rozwiązać wszelkie problemy. Ich rola dotyczy wyłącznie technicznych aspektów transmisji na żywo lub platformy wirtualnej.
- Zespół zajmujący się zaangażowaniem społeczności: Przypisz członków zespołu jako moderatorów lub gospodarzy we wszystkich wirtualnych spotkaniach, czatach na żywo i aplikacjach.
- Zespół ds. mediów społecznościowych: Wyznacz zespół do zarządzania społecznościami online i udostępniania treści na platformach społecznościowych.
Zainwestuj w profesjonalną transmisję na żywo
Jakość wideo jest niezbędna w hybrydowym świecie wydarzeń. Twoi wirtualni uczestnicy chcą profesjonalnej transmisji.
Chociaż Twoja platforma do przesyłania strumieniowego na żywo może pomóc w dostarczaniu wysokiej jakości wideo, polecam zainwestować w zespół produkcyjny, który zapewni doświadczenie osobiste i wirtualne. Dobry zespół produkcyjny będzie wiedział, jak zarządzać obydwoma. Oznacza to, że mogą wykonywać osobiste aspekty, takie jak oświetlenie, kamera, dźwięk, przejścia prezentacji/wideo itp.) i zarządzać strumieniem dla odbiorców cyfrowych.
Ponieważ budżety mają tendencję do zwiększania się, zwróć uwagę na ten koszt wcześnie. Warto zainwestować w profesjonalny zespół produkcyjny. Profesjonalny producent, operator dźwięku i inżynier mogą pomóc w urzeczywistnieniu udanej wizji hybrydowej.
Stwórz wspaniałe wrażenia na miejscu
Chociaż wydaje się, że większość uwagi skupia się na odległych odbiorcach, Twoja fizyczna publiczność również potrzebuje wspaniałych wrażeń. Wszystko kręci się wokół doświadczenia na miejscu. Mając mniejszą liczbę uczestników osobiście, możesz inwestować we wszystkie rzeczy związane z doświadczeniem, takie jak rejestracja na wydarzenia, narzędzia sieciowe i jedzenie!
Poproś o opinie po wydarzeniu
Rzecz z wydarzeniami hybrydowymi polega na tym, że przez jakiś czas będziemy się uczyć i eksperymentować. Oznacza to, że informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie. Korzystaj z ankiet i ankiet, aby uzyskać informacje zwrotne od swoich odbiorców. Odpowiedzi pomogą Ci udoskonalić strategię imprezy hybrydowej na przyszłość.
Zdobądź odpowiednie dane analityczne
Analiza wydarzeń może obejmować rejestrujących się na wydarzeniach, uczestników osobiście i wirtualnych, wyniki zaangażowania odbiorców, wyświetlenia treści, czas oglądania, spostrzeżenia prelegentów i inne. W przypadku korzystania z aplikacji eventowej lub platformy komunikacyjnej, takiej jak Slack lub Discord, monitoruj czasy szczytowego zaangażowania. Zwróć uwagę na popularne tematy lub widoki treści, aby uzyskać lepszy wgląd w to, co kieruje uczestnikami.
Bądź elastyczny
Przygotuj się na nieoczekiwane. Wytyczne dotyczące zdrowia, protokoły stanowe i mandaty krajowe mogą mieć wpływ na zdarzenia osobiste i hybrydowe. Ważne jest, aby mieć elastyczny sposób myślenia i dobrze przemyślany plan, jeśli zebranie nie jest opcją.
Oto kilka wskazówek, jak przygotować wydarzenie na nieoczekiwane:
- Negocjacja miejsca: Zanim będziesz gotowy do podpisania się na linii przerywanej dla swojego osobistego miejsca i dostawców, upewnij się, że istnieje dodatkowa klauzula, która uchroni Cię przed stratą w przypadku kolejnej rundy blokad.
- Produkcyjny ROS :Zapewnij swojemu zespołowi produkcyjnemu dwa cykle pokazów:jeden dla wydarzenia hybrydowego i jeden dla wydarzenia wirtualnego. Jeśli w ostatniej chwili dojdzie do obrotu, otrzymasz plan B.
- Wytyczne dla głośników :Poinformuj wszystkich mówców osobiście, aby stworzyć wirtualny scenariusz. Dołącz szczegóły do zestawu głośników, aby móc się z nimi zapoznać w przypadku zmian w ostatniej chwili.
- Pionowe bilety osobiste: Przygotuj plan konwersji biletów osobistych na wirtualne.
Zawijanie
Wydarzenia zmieniły się dramatycznie w ciągu ostatniego półtora roku. Wydarzenia hybrydowe dają nam możliwość skalowania, dotarcia i zaangażowania większej liczby odbiorców.
Poruszając się po modelu hybrydowym, zadaj sobie pytanie: „Jak możemy robić rzeczy lepiej?” Może się wydawać, że zawsze próbujesz zoptymalizować logistykę wydarzeń, strategie marketingowe i realizację. Ale profesjonaliści zajmujący się wydarzeniami działają w branży, która stale się zmienia. A dzięki potężnym narzędziom wideo na wyciągnięcie ręki możesz wygrywać wydarzenia hybrydowe.