Wszyscy borykaliśmy się z niejasnymi instrukcjami zawierającymi dużo tekstu. Rozwlekłe e-maile, nieaktualne pliki PDF i zajęte dokumenty Microsoft Word mogą ukrywać informacje i dezorientować czytelnika, co spowalnia wszystko dla wszystkich. Staje się to jeszcze większą przeszkodą przy próbie realizacji złożonych procesów, takich jak konfiguracja nowego systemu rejestrowania informacji o pacjencie w elektronicznej karcie zdrowia (EHR).
Tradycyjna dokumentacja zawiera zestaw spójnych problemów:
- Przeciążenie tekstu utrudnia zrozumienie i spowalnia wdrażanie funkcji.
- Niskie zaangażowanie skutkuje pomijaniem kroków lub częstymi poprawkami.
- Powolne tworzenie i aktualizacje treści oznaczają, że materiały są często nieaktualne.
- Formaty uniwersalne nie uwzględniają różnych środowisk edukacyjnych.
Nic więc dziwnego, że zespoły badają dokumentację wideo jako mądrzejszą i skuteczniejszą alternatywę. Projektanci instruktażu, administratorzy IT i pracownicy służby zdrowia potrzebują elastycznych, skalowalnych rozwiązań, które zapewnia wideo. Umożliwia wizualne, szybkie i dynamiczne przekazywanie informacji, jednocześnie zmniejszając obciążenie związane ze szkoleniem stacjonarnym lub ręcznym.
Przejście na wideo jest dla każdego. Praktyka zapewnia wartość biznesową, rozwiązuje palące wyzwania związane z dokumentacją i utrwala informacje. Oto jak to zrobić.
Szybszy transfer wiedzy i szkolenia
Wideo umożliwia wyraźniejszy i szybszy trening, który utrzymuje się na dłuższą metę. Nowi pracownicy mogą obejrzeć pojedynczy przewodnik i natychmiast zrozumieć proces, niezależnie od tego, czy chodzi o przesłanie skierowania pacjenta, czy korzystanie z najnowszego wewnętrznego panelu analitycznego.
Na przykład pracownicy służby zdrowia mogą oglądać krótkie filmy dotyczące prawidłowego aktualizowania dokumentacji pacjenta lub dokumentowania notatek o postępach w czasie rzeczywistym, co prowadzi do mniejszej liczby błędów i lepszych wyników leczenia pacjentów. W warunkach szpitalnych, gdzie czas jest krytyczny, a dokumentacja musi być dokładna, trening wzrokowy gwarantuje, że lekarze i opiekunowie szybko i dokładnie przyjmą poszczególne kroki.
Krótkie i dopracowane filmy szkoleniowe można łatwo utworzyć dzięki uniwersalnemu rejestratorowi ekranu i edytorowi wideo Camtasia. Będziesz mógł uchwycić ważne informacje za pomocą nagrania ekranu i łatwo edytować materiał w tym samym narzędziu. Wideo ułatwia zapamiętywanie informacji, doskonale nadaje się do samodzielnej nauki i doskonale nadaje się do utrwalania wiedzy instytucjonalnej.
Transfer wiedzy odbywa się również w przypadku statycznych wizualizacji, które możesz przenieść za pomocą Snagit. Snagit przechwytuje szybkie, edytowalne zrzuty ekranu, które możesz wysłać każdemu, kto ma niestandardowy link. Poza tym ma kilka ciekawych funkcji. Możesz na przykład udostępnić informacje o całej stronie internetowej za pomocą funkcji przewijania lub utworzyć konfigurowalny przewodnik krok po kroku za pomocą funkcji przechwytywania kroków.
Twórz poradniki w ciągu kilku sekund za pomocą Snagit
Dokumentuj każdy proces wewnętrzny na bieżąco. Funkcja przechwytywania kroków porządkuje zrzuty ekranu, liczby i kroki w przejrzysty obraz, który można udostępniać.
Dowiedz się więcej
Mniej pytań pomocniczych i mniej przeróbek
Zespoły wsparcia często odpowiadają na powtarzające się pytania, co może skrócić ich czas. Dokumentacja wideo gwarantuje, że odpowiedzą na pytanie tylko raz, a potem za każdym razem wysyłają wideo. Koniec z marnowaniem czasu na wielokrotne przepisywanie lub wyjaśnianie procesu.
Snagit i Camtasia ułatwiają przechwytywanie i udostępnianie krótkich filmów wyjaśniających wszystko, od prostego problemu rozwiązywania problemów po skomplikowane ponowne uruchomienie. Wszystko, od procesów wewnętrznych po cechy produktu, jest jasno i spójnie wyjaśnione we wszystkich obszarach.
Spójność między zespołami i dokumentacją
Niespójna dokumentacja oznacza, że zwykle pojawiają się błędy, zwłaszcza w regulowanych branżach o wysokich standardach pracy. Wideo ułatwia dostarczenie tego samego komunikatu każdemu zespołowi w różnych regionach i językach.
Wielościeżkowy rejestrator ekranowy Camtasia to doskonałe narzędzie do utrzymywania spójności dokumentacji wideo. Camtasia nagrywa ekran, kamerę, mikrofon i kursor na osobnych ścieżkach, co oznacza, że możesz edytować każdą z nich bez zmiany reszty wideo. Możesz na przykład dodać nowy lektor, jeśli oryginał nie jest doskonały, lub dodać nowe klipy wideo, jeśli wymagana jest aktualizacja. Ułatwia aktualizację tylko jednej części projektu, zamiast zaczynać od nowa za każdym razem, gdy pojawia się aktualizacja systemu lub nowa funkcja. Po prostu dokonaj edycji!
Przejdź od nagrywania ekranu do dopracowanego wideo
Nagranie ekranu to dopiero początek. Edytor Camtasia pomaga dodawać objaśnienia, animacje i zmiany potrzebne do stworzenia naprawdę profesjonalnego filmu.
Pobierz bezpłatnie
Skalowalna dokumentacja, która rośnie wraz z zespołem
Raz utworzona dokumentacja procesu wideo może być ponownie wykorzystywana w zespołach przez wiele lat. Załóżmy, że w następnym kwartale wdrażasz 25 nowych pracowników. Dobrze, że masz już zestaw filmów Camtasia, które pokazują, jak uzyskać dostęp do informacji o pacjencie i przesłać raporty do Departamentu Zdrowia. Zawsze zaczynasz do przodu.
Ponadto filmy wprowadzające można ponownie wykorzystać w dalszej części pracy jako odświeżenie samouczków dotyczących produktu. Twoje filmy rozwijają się wraz z zespołem od pierwszego dnia. Praktyka ta pozwala zaoszczędzić czas i sprzyja przyjęciu wewnętrznych narzędzi lub nowych platform.
Przykładowe branże, które mogą skorzystać z dokumentacji wideo
Wideo nie jest przeznaczone wyłącznie dla firm technologicznych i twórców treści. Wywiera ogromny wpływ na branże o dużej złożoności, gdzie jasne instrukcje, prawidłowe przepływy pracy i dokładna dokumentacja są niezbędne.
Rozwój oprogramowania i IT
Liderzy technologii i administratorzy IT używają Camtasii do tworzenia demonstracji wideo narzędzi wewnętrznych, przewodników rozwiązywania problemów i filmów wyjaśniających gadającą głowę. Następnie uzupełnij Snagit, aby zbudować wizualne standardowe procedury operacyjne (SOP), skrócone przewodniki i pomocne zrzuty ekranu.
Ta podwójna praktyka zmniejsza liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej, przyspiesza wdrażanie i zapobiega nieporozumieniom w komunikacji.
Edukacja i projektowanie instruktażowe
Nauczyciele i projektanci korzystają z narzędzi wideo, aby zapoznać się z platformami systemu zarządzania nauczaniem (LMS), procedurami bezpieczeństwa w laboratorium i narzędziami programowymi. Wideo tworzy bardziej wciągające i trwałe środowisko uczenia się, dzięki któremu uczniowie mogą śledzić i uczyć się.
Pracownicy służby zdrowia
Pracownicy służby zdrowia, od klinicystów po opiekunów, odnoszą ogromne korzyści z przejrzystej dokumentacji wizualnej. Filmy wideo szybko pokazują, jak aktualizować plany opieki nad pacjentem, prawidłowo przesyłać dokumentację medyczną lub przeglądać dokumentację wymaganą podczas opieki nad pacjentem.
Biorąc pod uwagę duże znaczenie opieki zdrowotnej, wysokiej jakości opieki, dobrego samopoczucia i wyników pacjentów, wideo pomaga zapewnić, że nie zostaną pominięte najważniejsze interwencje.
Obsługa klienta i SaaS
Zespoły SaaS mogą zmniejszyć obciążenie związane z powtarzającymi się pytaniami, tworząc wizualne często zadawane pytania, samouczki dotyczące produktów lub instrukcje rozwiązywania problemów. Pojedyncze nagranie ekranu Camtasia może zaoszczędzić setki godzin pytań w zespołach na całym świecie.
Jak mierzyć efekty dokumentacji wideo
Kiedy zainwestujesz czas w nowy przepływ pracy, będziesz chciał zobaczyć rezultaty. Na szczęście dzięki wideo rezultaty są wymierne.
Śledź liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej przed i po opublikowaniu filmów instruktażowych. Przedstawiciele obsługi klienta mogą również śledzić, jak często kierują kogoś do opublikowanych filmów i zbierać opinie od prawdziwych klientów.
Monitoruj współczynniki ukończenia filmów w systemie LMS lub na platformie wewnętrznej, aby zobaczyć, kto ogląda i jak długo. Niski wskaźnik ukończenia może obejmować zarówno mylący temat, jak i nudną narrację, dlatego też musisz zebrać opinie, jeśli zauważysz, że film ma słabą skuteczność.
"Myślę, że [opowiadanie historii] to niesamowity sposób na rozpoczęcie tematu, który jest bardzo suchy, gdy wkracza się w kwestie związane z przepisami dotyczącymi zgodności. Ale jeśli potrafisz z czegoś zrobić historię, możesz wzbudzić w ludziach znacznie większe zaangażowanie emocjonalne, ponieważ rezonans emocjonalny jest tym, co zapada w pamięć. " – Abbey Cooke, TVL #181:Szkolenie i dokumentacja
Zbierz opinie od stażystów po ukończeniu przez nich modułu. Stwórz pozytywne, wspierające środowisko, w którym Twoi pracownicy będą czuć się swobodnie, dzieląc się stosownymi opiniami. Możesz także dodać krótkie pytanie quizowe do filmu po każdym module, aby uzyskać szczegółowe informacje w czasie rzeczywistym.
Analizuj wskaźniki zaangażowania jeśli korzystasz z YouTube, Vimeo, wewnętrznego CMS lub innych platform hostingowych śledzących statystyki. Sprawdź, ile wyświetleń ma każdy film, obszary z częstymi powtórkami lub punkty, w których można zakończyć oglądanie.
Oszacuj zaoszczędzony czas przez zespoły wewnętrzne, które nie odpowiadają już wielokrotnie na te same pytania. Z raportu TechSmith dotyczącego trendów w zakresie elastyczności miejsca pracy na rok 2024 wynika, że koszt utraconej produktywności w wyniku sześciu niepożądanych przerw w pracy w firmie zatrudniającej 1000 pracowników wynosi 1 milion dolarów. To ogromna część produktywności utracona z powodu pytań, które można rozwiązać za pomocą filmów szkoleniowych lub statycznych przewodników.
Nawet podstawowe wskaźniki mogą dać Ci doskonały wgląd w to, jak film poprawia adopcję, usprawnia procesy i zapewnia dokładną dokumentację. Zacznij od zidentyfikowania 1-2 kluczowych wskaźników wydajności (KPI), które są najważniejsze dla Twojego zespołu, i śledź je w czasie.
Jak rozpocząć pracę z dokumentacją wideo
Kluczem jest zacząć od czegoś małego i na tym budować.
Zacznij od jednego procesu o dużym wpływie
Na początek wybierz proces, który często jest źle zrozumiany, dobrze widoczny lub ma powtarzające się zgłoszenia do pomocy technicznej. Wybierając często zadawane pytanie, możesz skupić się na nagraniu jednego ekranu, aby go zrozumieć. To nie jest takie straszne, jak się wydaje!
Korzystaj z ważnych narzędzi
Nie potrzebujesz generalnego remontu, wystarczą odpowiednie narzędzia.
Snagit jest idealny do robienia prostych zrzutów ekranu, przewijania stron internetowych lub przekształcania kliknięć myszą w instrukcje. To proste narzędzie do przechwytywania ekranu, idealne dla każdego, kto potrzebuje tworzyć szybkie przewodniki wizualne, szczególnie jako pomoc w treściach wideo.
Camtasia idealnie nadaje się do dopracowanych przewodników wideo z narracją, elementami interaktywnymi, takimi jak quizy, oraz możliwością wprowadzenia dowolnej liczby zmian. Kiedykolwiek zajdzie taka potrzeba, dodawaj płynne przejścia, objaśnienia informacyjne, napisy i inne edycje wideo, aby w mgnieniu oka podnieść jakość filmu.
Stwórz powtarzalny przepływ pracy
Aby skalować dokumentację wideo, potrzebny jest proces. Dokumentuj przebieg procesu decyzyjnego, aby móc wprowadzać zmiany po drodze. Korzystaj z szablonów wideo Camtasia, organizuj swoje filmy w Screencast i nie zapomnij uzyskać opinii od widzów.
Rozważ utworzenie udostępnionej biblioteki wideo w aplikacji Screencast, aby pracownicy mogli znaleźć swoje szkolenia, aktualizacje zasad i dokumentację procesów w schludnych, zorganizowanych folderach. Z czasem stanie się to miejscem, w którym pracownicy będą mogli łatwo odwoływać się do treści.
Odblokuj pełną wartość dokumentacji wideo dzięki TechSmith
Dokumentacja wideo oszczędza czas, usprawnia procesy i usprawnia operacje biznesowe dzięki jasnym praktykom komunikacyjnym. Niezależnie od tego, czy pracujesz w służbie zdrowia, administracji publicznej, edukacji, SaaS czy nie, narzędzia TechSmith zapewniają wszystko, czego potrzebujesz do przechwytywania, tworzenia i udostępniania wysokiej jakości filmów i innych materiałów wizualnych na dużą skalę.