Czy jesteś ciekawy, co trzeba zrobić, aby zostać organizatorem wydarzeń lub menedżerem wydarzeń?
Jeśli masz kreatywny sposób myślenia, dbasz o szczegóły i lubisz współpracę, ten koncert może być dla Ciebie! W tym artykule zagłębimy się w to, co robi planista i menedżer wydarzeń oraz jakie umiejętności będą potrzebne do zaplanowania i zorganizowania niesamowitego wydarzenia.
W tym artykule:
- Co robi planista wydarzeń lub menedżer wydarzeń?
- Co to jest wydarzenie?
- Jakich 5 umiejętności potrzebują planiści wydarzeń?
- Czego nie musisz być organizatorem wydarzeń
Co robi planista lub menedżer wydarzeń?
Kiedy większość ludzi słyszy słowa „planowanie imprez”, często myślą o Jennifer Lopez w The Wedding Planner — ktoś, kto planuje wydarzenia lub imprezy. Dlatego profesjonaliści w tej przestrzeni preferują tytuł „menedżera wydarzeń”, „koordynatora wydarzeń”, „marketera wydarzeń”, a nawet „producenta wydarzeń”. Planowanie przyjęć może być częścią zadań menedżera wydarzeń oraz wyjątkową i wymagającą umiejętnością sama w sobie, rzeczywista rola jest przede wszystkim oparta na strategii.
Menedżer wydarzeń odpowiada za zdefiniowanie fizycznej obecności firmy lub marki, zasadniczo decydując, jak marka pojawi się w prawdziwym świecie. Określają dlaczego za wydarzeniem — niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie typu pop-up, targi, czy branżowa happy hour — i koordynuj samą realizację wydarzenia. Oznacza to wyznaczanie celów, identyfikację odbiorców, równoważenie budżetów, współpracę z różnymi zespołami i realizację wydarzenia, które najlepiej łączy się z grupą docelową.
To praca, która wymaga umiejętności noszenia wielu kapeluszy, obsesyjnej dbałości o szczegóły, zamiłowania do współpracy i kreatywnego, nieszablonowego podejścia. Choć może to zabrzmieć przytłaczająco, jest to niesamowicie satysfakcjonująca praca, która ma wiele możliwości w każdej branży.
Ale to także zawód, który zmienia się z biegiem czasu. Ponieważ pandemia wstrząsnęła wieloma tym, co robimy, cofnijmy się trochę.
Co to jest wydarzenie?
To trochę trudne. Każda firma definiuje wydarzenie w nieco inny sposób. Tradycyjnie jest to fizyczna interakcja między odbiorcami a Twoją marką, niezależnie od tego, czy odbywa się to w sali konferencyjnej, na ekranie wideo, czy w obu. Jednak coraz częściej firmy zaczynają zmieniać swoją definicję zarządzania zdarzeniami.
W zależności od branży wydarzeniem może być osobista dyskusja panelowa, pokaz filmu, podcast lub impreza inauguracyjna. Właśnie dlatego marketerzy zdarzeń są czasami nazywani również marketerami empirycznymi:opracowują strategie i realizują doświadczenia we wszystkich jego wielu ekscytujących formach.
W tej chwili wśród osób zajmujących się wydarzeniami było dużo plotek o wydarzeniach hybrydowych, które łączą zarówno doświadczenie osobiste z wydarzeniem wirtualnym. W Vimeo skupiliśmy się na programowaniu wirtualnym, które łączy konferencje na żywo z nagraniem produkcji wideo. Inne firmy mogą szukać doświadczonych marketerów z doświadczeniem w podcastach lub kogoś, kto wie, jak wyprodukować serię filmów promujących ich markę.
Podczas gdy wydarzenia mają obecnie tendencję do poruszania się po całej gamie, istnieje kilka umiejętności, których wszyscy planiści wydarzeń będą jednakowo potrzebować, aby dobrze wykonywać swoją pracę.
Jakich 5 umiejętności potrzebują planiści wydarzeń?
Zarządzanie projektami
Tak duża część procesu planowania i zarządzania wydarzeniami wymaga współpracy z różnymi zespołami, śledzenia wszystkich ruchomych części, komunikacji między zespołami i upewniania się, że wszyscy dotrzymują terminów. Jeśli posiadasz certyfikat zarządzania projektami, jest to praca, w której dobrze ją wykorzystasz.
Umiejętności organizacyjne
Istnieje wiele różnych, unikalnych elementów i szczegółów, które składają się na strategię i planowanie wydarzenia. Dlatego najskuteczniejszymi event managerami są mistrzowie organizacji i zarządzania projektami. Menedżer wydarzeń współpracuje z wieloma zespołami, żongluje zadaniami dużymi i małymi i musi płynąć z prądem, ponieważ nie ma dwóch takich samych dni. Organizacja jest kluczowa:musisz być w stanie udokumentować wszystkie rozmowy, zebrać agendy przed spotkaniami i śledzić wszystkie szczegóły pomiędzy nimi.
Bilans kreacji i strategii
Oczywiście zarządzanie wydarzeniami to nie tylko robienie notatek i zarządzanie zespołami. Rola ta jest pod parasolem marketingowym — a bycie odnoszącym sukcesy marketerem wymaga innego zestawu narzędzi. Ostatecznie to event manager decyduje o tym, jak firma prezentuje się w realnym życiu wybranej grupie odbiorców. Identyfikują odbiorców, cele wydarzeń, przekonujące komunikaty do rozmowy z tymi odbiorcami i przydzielają budżet, który najlepiej pasuje do tego projektu. Obejmuje pomysłowe, nieszablonowe podejście do wymyślenia świetnego pomysłu oraz logistyczny i analityczny umysł, aby go urzeczywistnić.
Możliwość pozostawania na bieżąco
Trendy szybko się zmieniają, zarówno w różnych branżach, jak i na większych przestrzeniach eventowych. Planiści wydarzeń powinni wiedzieć, co się dzieje podczas wydarzeń, a także dobrze rozumieć, co robią ich konkurenci i inni inicjatorzy branży. Trzymanie ręki na pulsie branży naprawdę pomoże Ci dowiedzieć się, jak pozycjonować swoją firmę i markę, jednocześnie pozostając konkurencyjnym w przestrzeni.
Umiejętność mówienia w języku technicznym
Ze względu na różne działy, z którymi współpracują menedżerowie wydarzeń, bardzo pomaga jasne przedstawienie wizji wydarzenia i szybkie rozpoczęcie pracy. Ponieważ na przykład pracuję w Vimeo, wiem, jakie elementy techniczne składają się na możliwość transmitowania na żywo webinarium lub konferencji — nawet jeśli sam nie wiem, jak to zrobić na żywo (chociaż Vimeo Events znacznie ułatwiło udawać, że mam umiejętności techniczne).
Czego nie musisz być organizatorem wydarzeń
- MBA
- Mistrzowie marketingu
- Certyfikat w Public Relations
- Lub w ogóle jakikolwiek konkretny rodzaj edukacji!
Podczas gdy niektórzy planiści wydarzeń mają dyplomy MBA lub dyplomy marketingowe, wielu nie. Menedżerowie wydarzeń wywodzą się z różnych środowisk. Doszedłem do tej pracy przez film i teatr — moje pierwsze koncerty to praca na festiwalach filmowych.
Zamiast tego naprawdę możesz wybrać własną przygodę w tej dziedzinie. Jeśli interesuje Cię zarządzanie wydarzeniami, pomyśl o branży, która najbardziej Ci odpowiada. Jeśli masz doświadczenie lub interesujesz się pakowanymi towarami konsumenckimi lub branżą muzyczną, wydawnictwami lub technologią, prawdopodobnie znajdziesz mnóstwo ról związanych z zarządzaniem wydarzeniami w tych dziedzinach.
Prawie każda branża organizuje jakieś wydarzenie, targi, konferencje czy festiwale. A tam, gdzie są wydarzenia, potrzebni są menedżerowie wydarzeń. Chociaż żadne dwie role nie będą dokładnie takie same, każdy menedżer wydarzeń tworzy unikalny zestaw umiejętności, który można zastosować w innych rolach marketingowych lub innych działach.