Większość organizacji może skorzystać na promocyjnej sile wydarzeń. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, założycielem startupu technologicznego, czy marketerem wiodącej w branży marki, prawdopodobnie doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne jest pojawianie się tam, gdzie Twoi odbiorcy spędzają czas. Wydarzenia i wydarzenia wirtualne dają możliwość zaprezentowania swoich produktów, odpowiedzi na pytania i połączenia odbiorców z Twoją marką.
To powiedziawszy, wydarzenia i wydarzenia sponsorowane wymagają dużo planowania i budżetowania. I bez względu na to, jak mała jest Twoja firma lub dział wydarzeń, zawsze możesz oczekiwać współpracy z różnymi członkami zespołu — w tym z interesariuszem, który podpisuje różne koszty, aby rozpocząć proces planowania.
Bez względu na to, kto jest głównym interesariuszem budżetowania dla Twojej strategii wydarzeń, najlepszym sposobem na poparcie i uruchomienie wydarzenia jest propozycja wydarzenia. Stworzenie propozycji wydarzenia z wysokopoziomowym podziałem na to, czym jest wydarzenie, alokacją budżetu i tym, co masz nadzieję zyskać dzięki wydarzeniu w konkretnych danych, może pomóc w zabezpieczeniu potrzebnych zasobów, aby coś się wydarzyło.
Niezależnie od tego, czy planujesz stworzyć wydarzenie jednorazowe, zorganizować sponsorowane wydarzenie, czy zaplanować kilka wydarzeń w ciągu roku, wyjaśnimy, jak napisać propozycję wydarzenia, aby uzyskać wpisowe od niezbędnych osób.
W tym artykule:
- Co to jest propozycja wydarzenia?
- Jak napisać propozycję wydarzenia
- Darmowy szablon propozycji wydarzenia
- 6 kroków do napisania propozycji wydarzenia
Co to jest propozycja wydarzenia?
Propozycja wydarzenia jest podstawowym elementem procesu planowania wydarzeń w firmie. To prezentacja, arkusz informacyjny i przewodnik.
Ponieważ tak wiele zasobów jest zaangażowanych w wydarzenie, chcesz mieć pewność, że istnieją jasne cele i mierniki sukcesu. Z tego powodu większość wydarzeń rozpoczyna się od propozycji wydarzenia lub prośby o zatwierdzenie sponsorowania wydarzenia. Ta propozycja przedstawia zakres i szczegóły wydarzenia, podział budżetu i kluczowych interesariuszy oraz dopasowuje te informacje do celów firmy i mierzalnych skutków.
Niezależnie od tego, czy planujesz wydarzenie wirtualne, wydarzenie hybrydowe, czy też osobiście, zorganizowane wewnętrznie lub hostowane przez konferencję lub inną organizację, propozycja wydarzenia może pomóc Ci rozpocząć wydarzenie i zminimalizować niespodzianki. Starannie przemyślana propozycja nie tylko zapewnia finansowanie i zatwierdzenie — to świetny punkt wyjścia, jeśli chodzi o nawiązanie współpracy między działami i ożywienie wydarzenia.
Jak napisać propozycję wydarzenia
Na pierwszy rzut oka propozycja wydarzenia to nic innego jak kartka papieru podsumowująca strategię i szczegóły logistyczne wydarzenia. Ale jeśli chodzi o wypełnienie tego arkusza, sprawa staje się nieco bardziej skomplikowana.
To trochę jak robienie omletu — tylko pierwszym krokiem jest wyklucie kurczaków, które składają jaja.
W tym duchu zacznijmy od części składowych propozycji wydarzenia lub (ze względu na analogię z omletem):
Składniki propozycji wydarzenia
Poniżej wymieniliśmy kluczowe składniki potrzebne do stworzenia propozycji sponsorowania wydarzenia lub wydarzenia dla głównych interesariuszy.
Podstawowe informacje o wydarzeniu
- Organizacja partnerska: Twoja propozycja powinna zawierać nazwę proponowanego wydarzenia lub, jeśli proponujesz możliwość sponsorowania, nazwę organizacji, która organizuje Twoje stoisko, wykład lub wydarzenie.
- Rodzaj wydarzenia: Określ dokładnie rodzaj wydarzenia. Może to być konferencja, targi, festiwal filmowy itp. Możesz również wyjaśnić, czy jest to wydarzenie wirtualne, wydarzenie osobiste, czy jedno i drugie.
- Daty: Określ daty, w których odbędzie się wydarzenie.
- Lokalizacja: Określ, gdzie odbędzie się wydarzenie.
- Docelowi odbiorcy: Będziesz chciał nawiązać kontakt z uczestnikami wydarzenia, aby porozmawiać o Twoim produkcie. Zastanów się, do kogo chcesz dotrzeć. Po przemyśleniu szczegółów opisz jak najwięcej odbiorców docelowych i rozważ dane firmograficzne, takie jak branże, role w firmie lub przypadki użycia. Jest to ważna dziedzina, ponieważ bezpośrednio rozwija ogólną strategię marketingową dla Twojego produktu.
Omówienie wydarzenia
- Polecane przez: W zależności od sposobu zarządzania zatwierdzaniem budżetów w Twojej organizacji może być konieczne określenie, który dział organizuje to wydarzenie. Na przykład może to być zespół sprzedaży promowanego produktu.
- Szczegóły dotyczące sponsorowania wydarzenia lub wydarzenia: Opisz przestrzeń swojego wydarzenia. Jeśli organizujesz wydarzenie, udostępnij szczegóły dotyczące tematu wydarzenia, programu wydarzenia i miejsca. Jeśli przygotowujesz projekt propozycji sponsorowania wydarzenia, dodaj szczegóły związane ze sponsorowaniem. Na przykład, jeśli chcesz ustawić stoisko na targach, podaj wymiary swojego stoiska, gdzie będzie się znajdować, i inne szczegóły.
- Koszt wydarzenia lub opłata za sponsorowanie: Przygotuj oczekiwany koszt wydarzenia, jeśli planujesz zorganizowanie wydarzenia lub opłatę, którą płacisz swojej organizacji partnerskiej za jej organizację.
- Dodatkowe szacunki kosztów: Sprawdź rozkład opłat za dowolne kompilacje, łupy lub materiały marketingowe.
Cele wydarzenia
- Całkowite szacunkowe wydatki: Podsumuj wszystkie koszty wydarzenia.
- Koncentracja na produkcie: Zidentyfikuj produkt lub usługi, które promuje Twoja firma.
- ARPU :oznacza „średni dochód na użytkownika”. Jest to używane głównie w przypadku wydarzeń sprzedażowych i odnosi się do analizy kosztów i korzyści związanych z przeprowadzeniem wydarzenia. Na przykład, jeśli na Twoim wydarzeniu pojawia się 1000 osób, jakich przychodów można racjonalnie oczekiwać od tych potencjalnych klientów?
- Cele ogólne: Podsumuj, co masz nadzieję osiągnąć dzięki temu wydarzeniu. Czy chcesz zwiększyć świadomość swojej marki? Pozyskać więcej potencjalnych klientów? Wprowadzić produkt? Posiadanie krystalicznie jasnego wyobrażenia o tym pomoże Ci zakomunikować, dlaczego to wydarzenie jest niezbędne wszystkim zaangażowanym.
- KPI (tj. prasa / media społecznościowe, transakcje zamknięte dla wydarzeń sprzedażowych itp.) :tutaj wyszczególniasz swoje szersze cele w jasnych do zrozumienia danych.
Darmowy szablon propozycji wydarzenia
Oto przykładowa propozycja wydarzenia, która pomoże Ci zebrać wszystkie istotne informacje, aby zaprezentować następne wydarzenie markowe lub wydarzenie sponsorowane. Sformatuj szablon do postaci dokumentu, aby udostępnić go zespołowi lub utwórz propozycję prezentacji slajdów, którą możesz zaprezentować.
Propozycja wydarzenia
Podstawowe informacje
Nazwa wydarzenia lub organizacja wydarzenia partnera:
Rodzaj wydarzenia:
Data:
Lokalizacja:
Docelowi odbiorcy:
Przegląd wydarzenia
Szczegóły dotyczące wydarzenia, sponsoringu lub aktywacji marki:
Opłaty za wydarzenie lub sponsoring:
Dodatkowe szacunki kosztów:
Cele wydarzenia
Najważniejsze cechy produktu:
ARPU dla produktu:
Cele ogólne:
KPI (np. prasa, media społecznościowe, potencjalni klienci, sprzedaż itp.):
Budżet
Wydatki na wydarzenie:
Pozostały budżet:
Dodatkowe uwagi
6 kroków do napisania propozycji wydarzenia
1. Zrozum cele swojej firmy i zdefiniuj swoich odbiorców
Zanim zaplanujesz swoje wydarzenia, rozważ zorganizowanie serii dedykowanych spotkań strategicznych. Pomoże to zaznajomić wszystkie odpowiednie zespoły z ważnymi celami, docelowymi odbiorcami i nadchodzącymi premierami produktów, które mogą stanowić podstawę Twojej nadrzędnej strategii wydarzeń.
2. Zbierz swoje badania
Gdy uzyskasz pełny obraz swoich rocznych celów, zagłęb się w badania.
Na przykład obszarem zainteresowania może być wprowadzenie na rynek nowego produktu z oddzielną grupą odbiorców.
Twój zespół może potrzebować nauczyć się, jak promować nowy produkt lub usługę wśród nowej publiczności lub bazy klientów. Jako organizator wydarzeń, będziesz chciał dowiedzieć się więcej szczegółów. Gdzie znajdują się Twoi docelowi odbiorcy? Może to informować o typach wydarzeń, które chcesz projektować i promować, lub rodzajach targów, konferencji biznesowych lub wydarzeń networkingowych, w które będziesz chciał zainwestować.
Podczas kompilowania badań na temat docelowych odbiorców, produktów lub większych celów biznesowych zwracaj uwagę na zalecenia innych zespołów (takich jak zespół sprzedaży), które mogą pomóc w określeniu typów zdarzeń, którym należy nadać priorytet.
Wskazówka: Dobrą zasadą przy oglądaniu sponsorowanych wydarzeń jest proszenie organizatorów wydarzeń o referencje, zestawienia faktów i studia przypadków. Pomoże Ci to zorientować się, w jaki sposób Twoja organizacja może skorzystać z każdego wydarzenia i zrównoważyć te informacje z Twoimi celami i/lub docelowymi odbiorcami.
3. Sporządź swój kalendarz
Zawsze jest ćwiczenie kalendarza związane z mapowaniem sponsorowanych wydarzeń na dany rok — szczególnie jeśli chodzi o wydarzenia osobiste. Pomaga dokładnie zrozumieć, ile czasu zajmie planowanie i organizacja każdego wydarzenia.
Planowanie dużych targów lub konferencji może zająć więcej niż sześć miesięcy, podczas gdy mniejsze spotkanie może zająć tylko miesiąc lub dwa. W tym miejscu możesz porozmawiać ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, aby zaplanować swój czas i zarządzać oczekiwaniami dotyczącymi przepustowości dla wszystkich zaangażowanych osób.
Ogólnie rzecz biorąc, sponsorowane wydarzenia wirtualne są znacznie łatwiejsze do zaplanowania niż wydarzenia sponsorowane osobiście na żywo. Są to zazwyczaj wydarzenia z prelegentami, a czasami wirtualne stoiska targowe, więc zespoły mogą wyznaczyć mniej osób na każde wydarzenie i zaplanować ich więcej w ciągu roku.
4. Opracuj budżet
Gdy masz już szczegółowe informacje na temat wydarzeń i miejsca, w którym chcesz się pojawić, zacznij opracowywać budżet. Dopasuj je do ogólnych wydatków na wydarzenia, które planujesz przeznaczyć na rok.
5. Przedstaw swoją propozycję jasno i szczegółowo
Masz już zaplanowaną strategię, zaplanowany kalendarz, ogólny zarys budżetu oraz sugestie i wkład wszystkich odpowiednich zespołów. Czas zebrać wszystkie niezbędne części, aby stworzyć prezentację propozycji wydarzenia.
Mimo że szablon propozycji wydarzenia przedstawiony powyżej to jeden arkusz, ważne jest, aby zawrzeć jak najwięcej informacji i szczegółów — zwłaszcza jeśli chodzi o budżet, zasoby projektowe i zwrot z inwestycji.
Możliwość podania twardych danych dotyczących oczekiwanej liczby potencjalnych klientów i wydatków na wydarzenia pomoże Ci uzasadnić wydarzenie, a także określić oczekiwania dotyczące obciążenia pracą dla wszystkich kluczowych interesariuszy.
6. Zachowaj swoją propozycję wydarzenia zapisaną i dostępną dla wszystkich
Po zatwierdzeniu wydarzenia propozycja może być świetnym elementem, na którym można oprzeć inne dokumenty — takie jak brief kreatywny lub pokaz slajdów rozpoczynający wydarzenie — które dodatkowo uszczegółowią plan wydarzenia o dodatkowe informacje dla różnych działów.
Możesz nawet stworzyć szablon swojej propozycji wydarzenia, aby Twój zespół mógł odnieść się do niej w przypadku przyszłych wydarzeń i szybko określić plany wydarzeń na nadchodzące miesiące lub rok.
Może to być przydatne narzędzie do porównywania Twoich celów i oczekiwań po zakończeniu wydarzenia, a także pomóc nowym członkom Twojego zespołu przekopać się w poszukiwaniu informacji o powtarzających się wydarzeniach w przyszłości.