Jak zaplanować i zorganizować udane wirtualne wydarzenie?

Znasz uczucie trzasku podczas osobistego wydarzenia:szum podekscytowanych uczestników, brzęczenie interaktywnych paneli, energia zatłoczonego miejsca — nie wspominając o tych szczęśliwych godzinach, w których odbija się szkło. Jednak wraz z rosnącym zapotrzebowaniem na wirtualne wydarzenia, firmy i organizacje różnej wielkości projektują cyfrowe doświadczenia, które naśladują magię tych osobistych.

Wiemy, że przejście na wirtualne wydarzenie wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jak planujesz zawartość wydarzenia? Jak prowadzisz rejestracje na wydarzenia? Jak sprawić, by dołączanie do wydarzenia i angażowanie się w niego było proste i łatwe nawet dla gości najbardziej niechętnych technice?

Oto dobra wiadomość:nie musisz sam odpowiadać na te pytania. Opracowaliśmy przewodnik, który pomoże początkującym i doświadczonym planistom wydarzeń rozpocząć własne wydarzenie na żywo.

Z tego przewodnika dowiesz się:

1. Co to jest wydarzenie wirtualne?
2. Sześć przypadków użycia wirtualnych wydarzeń
3. Jak zaplanować i zorganizować wirtualne wydarzenie
4. 5 powodów, dla których wydarzenia wirtualne mają wpływ
5. Transmituj na żywo z następnym wirtualnym wydarzeniem

Co to jest wirtualne wydarzenie?

W przeciwieństwie do wydarzeń osobistych lub hybrydowych, wydarzenia wirtualne odbywają się wyłącznie online. Prelegenci i publiczność spotykają się cyfrowo, aby dzielić się krótką sesją lub kilkudniowym wirtualnym doświadczeniem. Jeśli niedawno zarejestrowałeś się i uczestniczyłeś w wirtualnym wydarzeniu, prawdopodobnie widziałeś przemówienia, dyskusje panelowe, ankiety na żywo, społeczności Slack — wszystko to odbywało się na komputerze, tablecie lub urządzeniu mobilnym.

Piękno wirtualnego wydarzenia polega na tym, że planiści wydarzeń mają pełną licencję twórczą na zaprojektowanie wciągającego doświadczenia, ponieważ nie jesteś ograniczony fizycznym miejscem.

Ponadto uczestnicy wydarzenia mogą dostroić się z dowolnego miejsca na świecie, obniżając barierę wejścia dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w przeszłości.

Zostań profesjonalistą ds. wydarzeń wirtualnych

Sprawienie, by webinarium lub wydarzenie wirtualne przebiegało płynnie, może wymagać dużo pracy, ale dzięki przydatnej liście kontrolnej wydarzeń wirtualnych Vimeo szybko staniesz się ekspertem

Sześć przypadków użycia wirtualnych wydarzeń

Przestrzeń eventowa się powiększa – to już nie tylko nadawcy. Przy tak wielu wydarzeniach odbywających się w trybie wirtualnym przyjrzyjmy się kilku sposobom, w jakie klienci Vimeo korzystali z osobistych wydarzeń online.

Zdarzenia wewnętrzne

Te wydarzenia są przeznaczone dla pracowników w organizacji. Programowanie waha się od szybkiego, 30-minutowego spotkania do całodniowego wydarzenia. Typowe wydarzenia wewnętrzne obejmują spotkania, szkolenia pracowników, inauguracje sprzedaży lub imprezy ogólnofirmowe, takie jak imprezy świąteczne (BYOB!).

Ponieważ spotkania wewnętrzne są hostowane głównie dla uczestników wewnętrznych, rejestracje bramkowane lub biletowane są mniej ważne niż funkcje prywatności, takie jak SSO.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wydarzeń wewnętrznych i stanu komunikacji w miejscu pracy, zapoznaj się z naszym raport .

Konferencje

Konferencje to kolejny popularny rodzaj wydarzeń wirtualnych. Mogą trwać jeden dzień lub wiele dni. Zazwyczaj obejmują moderatora lub MC, wielu prelegentów i przemówienia, spotkania grupowe, działania sieciowe i inne doświadczenia, aby utrzymać zaangażowanie uczestników.

Konferencje przyciągają wirtualnych uczestników zainteresowanych wspólnymi tematami branżowymi, doświadczeniami nawiązywania kontaktów i możliwościami edukacyjnymi. Pozyskiwanie potencjalnych klientów jest tutaj ważne, więc spodziewaj się bezpłatnych i płatnych wydarzeń o różnym dostępie.

Webinary

Webinary to oryginalne wirtualne wydarzenia. Trwają od 30 minut do godziny i zwykle funkcjonują jako kanał generowania popytu lub kanał przywództwa myślowego. Jeśli wskoczysz na webinar, prawdopodobnie znajdziesz notatki porządkowe (tzw. „to webinarium zostanie nagrane”), głośniki, prezentację slajdów, dane i kilka narzędzi — takich jak pytania i odpowiedzi lub ankiety na żywo — do zaangażowania członków publiczności.

Seminaria internetowe skupiają się na treściach zachęcających do działania. Organizacje i twórcy, którzy chcą poszerzyć swoją publiczność, mogą wykorzystać seminaria internetowe do pozyskiwania potencjalnych klientów w celu generowania popytu, zwiększania przywództwa w myśleniu, świadomości marki i edukacji na temat ich usług.

Festiwale i ceremonie wręczenia nagród

Szybko rozwijające się kategorie wydarzeń wirtualnych obejmują programy sztuk scenicznych, festiwale muzyczne i ceremonie wręczania nagród (jak poprzednie VFA Vimeo). Organizacje dostosowują swoje doświadczenia do odbiorców tylko online i znajdują innowacyjne sposoby na podbicie emocji.

Wydarzenia związane ze sztuką performatywną mogą obejmować występy na żywo, ekskluzywne wywiady lub inną rozrywkę na żywo, aby przyciągnąć publiczność. Przyciągają również szerszą publiczność, która spotyka się, by świętować artystę, rodzaj muzyki, filmu lub rozrywki.

Wydarzenia sportowe

W ciągu ostatnich kilku lat wydarzenia sportowe zmieniły się, aby dostosować się do czasów, co oznacza, że ​​treści sportowe obejmują wszystko, od gier transmitowanych na żywo, gier na żądanie, wywiadów na żywo i innych treści, aby utrzymać fandom przy życiu.

Wydarzenia oparte na wierze

Lokalne parafie znajdują nowe możliwości dzięki wideo. Społeczności oparte na wierze znajdują dużą elastyczność, transmitując na żywo swoje kazania i wydarzenia społecznościowe. Niezależnie od tego, czy są to nabożeństwa, zajęcia, warsztaty społecznościowe, czy tylko wirtualne spotkanie — transmisja na żywo pomaga zborowi pozostać w kontakcie, nawet gdy są osobno.

Jaka jest różnica między wydarzeniami wirtualnymi a webinarami?

Na szczęście webinary i wirtualne wydarzenia nie wykluczają się wzajemnie! Julie Bergstein, kierownik ds. programowania wydarzeń w Vimeo, ma świetny wgląd w te dwa rodzaje wydarzeń.

Oto szybki podział:

Webinary:

• Zazwyczaj jednorazowe wydarzenia
• Krótsza sesja
• Zazwyczaj do generowania leadów lub edukacji

Wydarzenia wirtualne:

• Skup się na doświadczeniach
• Wiele sesji, takich jak dyskusje panelowe, breakouty i przemówienia
• Bardziej kreatywnie lub zorientowany na markę. Widzenie tożsamości marki na wirtualnym wydarzeniu, takim jak Streameo lub Outside the Frame firmy Vimeo, nie jest niczym niezwykłym

Dodatkowo skala webinaru i wydarzenia wirtualnego jest nieco inna.

Webinary to zazwyczaj mniejsze wydarzenia, niższe wyniki dla zespołów i zazwyczaj przyciągają mniejszą pulę rejestracji.

Wydarzenia wirtualne są większe, wymagają większych inwestycji w zasoby i przyciągają większą pulę rejestracji.

Jak zaplanować i zorganizować wirtualne wydarzenie

Istnieje kilka nieporozumień dotyczących wirtualnych wydarzeń:pierwszym mitem jest to, że możesz skopiować i wkleić osobiste wydarzenie do wirtualnego wydarzenia. Niestety, nie wszystkie osobiste doświadczenia przekładają się na cyfrową przestrzeń, zwłaszcza gdy walczysz o uwagę uczestników i stajesz w obliczu trudnej bitwy cyfrowego zmęczenia i wirtualnego zmęczenia wydarzeniem.

Drugim błędnym przekonaniem jest to, że zaplanowanie wydarzeń wirtualnych zajmuje mniej czasu niż wydarzeń osobistych. W zależności od ilości treści, które planujesz wyprodukować na swoje wydarzenie, musisz przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie. Na przykład Julie Bergstein, nasz kierownik ds. programowania wydarzeń, zaleca 3-6 miesięcy planowania 4 godzin wirtualnych treści dotyczących wydarzeń.

Rzeczywistość jest taka, że ​​wirtualne wydarzenia potrzebują tyle samo czasu i uwagi, aby były niesamowitymi przeżyciami.

Aby pomóc Ci zacząć działać, mamy dziewięć wskazówek, jak zorganizować wirtualne wydarzenie.

1. Określ swoje cele związane z wirtualnymi wydarzeniami.

Zanim zaplanujesz wirtualne wydarzenie, musisz określić cele wydarzenia. Identyfikacja celów pomaga również określić rodzaj wirtualnego wydarzenia, które wyprodukujesz.

Zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie są cele mojego wirtualnego wydarzenia?
• Czy jest to wydarzenie skierowane wewnętrznie czy zewnętrznie?
• Ile sesji wydarzeń planujesz mieć?
• Czy rejestracja na wydarzenie będzie bezpłatna, płatna, czy może jedno i drugie?

2. Zidentyfikuj swoją grupę docelową.

Każdy doświadczony specjalista ds. wydarzeń powie Ci, że najważniejszym wskaźnikiem KPI jest doświadczenie uczestników. Upewnij się, że Twoje wirtualne wydarzenie trafi w cel, wyraźnie identyfikując wcześniej swoich odbiorców.

Zadaj sobie następujące pytania:

• Do kogo próbujesz dotrzeć?
• Jak do nich dotrzeć?
• Jak będą oddziaływać Twoi odbiorcy?

3. Twórz treści godne strumieniowania.

Treść dyktuje wszystko podczas produkcji wydarzenia na żywo — jak je kręcisz, jakiego rodzaju kamer będziesz używać, jak je oświetlić, a nawet niektóre z Twoich wyborów dotyczących kodowania i technicznych.

Pięć elementów do niesamowitej zawartości wirtualnych wydarzeń:

• Trafność :upewnij się, że przesyłane strumieniowo treści na żywo są zgodne z zainteresowaniami zamierzonych odbiorców oraz że treści są zgodne z głosem Twojej marki oraz docelowymi potencjalnymi klientami i klientami.
• Zaangażowanie :Utrzymuj widzów w napięciu, zachęcając do interakcji ze strumieniem (uwielbiamy, aby rzeczy były ekscytujące dzięki funkcji czatu na żywo). Zapewnienie rozrywki widzom sprawi, że uczestnicy będą mogli jak najlepiej wykorzystać dzień.
• Zwięzły . Chociaż uczestnicy wydarzeń są gotowi zanurzyć się w całodniowych doświadczeniach podczas wydarzeń osobistych, mają znacznie mniej cierpliwości na 7-godzinną transmisję na żywo. Pamiętaj, aby dostarczać tylko najbardziej odpowiednie i angażujące treści.
• Spójność :Jeśli to możliwe, przekształć wydarzenie na żywo w serię (coroczną lub inną). „Utrzymanie spójności wydarzeń to gwarantowany sposób na zwiększenie świadomości marki i wartości marki, przy jednoczesnym znaczącym zaangażowaniu odbiorców” – mówi Tom Gott, kierownik produkcji na żywo w Vimeo.
• Na wynos :Jakie jest wezwanie do działania na końcu wirtualnego wydarzenia? Jeśli chcesz przekonwertować publiczność, upewnij się, że ułatwisz widzom interakcję po zakończeniu wydarzenia.

Gdy już będziesz mieć pojęcie o rodzaju treści, które planujesz wyprodukować, upewnij się, że utrwaliłeś wszystkie szczegóły podczas imprezy.

Wskazówka dla profesjonalistów :„Złote okno” to od 25 minut krótkich informacji, krótkich i zgrabnych prezentacji oraz najważniejszych wniosków.

4. Utwórz stronę rejestracji na wydarzenie.

Jeśli transmitujesz wydarzenie, na które chcesz sprzedawać bilety – lub po prostu kontrolować dostęp – będziesz chciał skorzystać ze strony rejestracji wydarzenia lub webinaru. Dzięki dedykowanej platformie wydarzeń, takiej jak Vimeo Events, możesz łatwo skonfigurować wydarzenia dla wydarzenia na żywo i wymagać rejestracji.

„Celowo budujemy poczucie wyłączności wokół naszych transmisji na żywo, więc nie jest to jak oglądanie transmisji na żywo na Instagramie z tysiącami innych osób, które nie mają wspólnego zainteresowania” – mówi nam Will z Zinc Agency. „Te elementy połączenia były naprawdę ważne”.

5. Zoptymalizuj wrażenia uczestników.

Kompleksowa platforma wydarzeń wirtualnych może pomóc w zaplanowaniu treści prezentacji, bramkowaniu doświadczenia, aby pomóc w pozyskiwaniu potencjalnych klientów, dostarczaniu narzędzi produkcyjnych do tworzenia doświadczeń godnych transmisji strumieniowej, a jednocześnie zapewnia analitykę i automatyzację, aby było mniej kłopotów.

Trzy niezbędne elementy, aby zapewnić uczestnikom wspaniałe wrażenia :

Strona rejestracji na wydarzenie

Konfigurując wirtualne wydarzenie, będziesz chciał utworzyć stronę dla swojego wydarzenia. Pomyśl o tym jako o swoim wirtualnym miejscu. Na tej stronie uczestnicy będą mogli uzyskać dostęp do łącza, które przeniesie ich do Twojego doświadczenia na żywo. Możesz nawet umieścić swoją transmisję na żywo Vimeo bezpośrednio na tej stronie!

Aby proces rejestracji był łatwy i bezproblemowy (abyś mógł osiągnąć swoje główne cele), zastanów się, jak sprawić, by rejestracja przebiegała bezproblemowo. Twórz niestandardowe formularze rejestracyjne, które zawierają ważne pola, a także kolory i logo Twojej firmy, aby pozostać przy marce.

E-maile z przypomnieniami o uczestnikach

Strategia komunikacji przed wydarzeniem ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia frekwencji. Gdy ktoś zarejestruje się na Twoje wydarzenie lub webinar w Vimeo, automatycznie wysyłane są trzy e-maile, aby zapewnić, że będzie mógł uczestniczyć i oglądać treści później. Dostosuj e-maile, aby pasowały do ​​kolorów, marki i linków, aby ułatwić uczestnikom doświadczenie wydarzenia tak, jak tego chcesz.

Biblioteka treści po wydarzeniu

Idealnie, doświadczenie po wydarzeniu zaangażuje rejestrujących i uczestników długo po zakończeniu wydarzenia. Rozważ utworzenie strony internetowej lub portalu do webinarów na żądanie lub treści z wydarzenia i udostępnij je osobom, które się zarejestrowały. Aby treść wydarzenia była dopracowana, zaplanuj przycinanie filmów i dodawanie rozdziałów, aby pomóc uczestnikom i oglądającym szybko znaleźć potrzebne treści.

6. Zrób to interaktywne.

Twoim zadaniem jest sprawić, by widzowie poczuli się, jakby byli tam osobiście — nawet jeśli oglądają w swoich piżamach. Aby zaimponować swoim odbiorcom online, spraw, by Twoje cyfrowe wrażenia odpowiadały poziomowi jakości, jakiego można oczekiwać od osobistego wydarzenia. Stwórz wciągające wrażenia dzięki narzędziom takim jak pytania i odpowiedzi, ankiety na żywo i grafika na żywo.

Zespół festiwalu filmowego Ann Arbor wykorzystał funkcję czatu na żywo do swoich pytań i odpowiedzi — i zadziałało to jak urok. „Byłem zaskoczony, jak bardzo odczuwałem wrażliwość społeczności, wiedząc, że wszyscy oglądają to razem” — mówi Leslie. „Czat wniósł dużo energii do korzystania z Internetu”.

Niektóre obiecujące opinie z raportów statystyk wirtualnych wydarzeń Vimeo pokazują, że uczestnicy uważają, że pytania i odpowiedzi oraz samouczki działają najlepiej, gdy zastanawiają się nad najważniejszymi elementami wydarzeń.

7. Przetestuj wszystko.

Pierwsza zasada transmisji na żywo? Test. WSZYSTKO.

Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby zapobiec wpadkom podczas wydarzenia online, jest przetestowanie wszystkiego, ale co najważniejsze, strumienia. Przetestuj przepływy pracy sprzętu podstawowego, przepływy pracy sprzętu zapasowego, jakość dźwięku, jakość wideo, połączenie internetowe i wszelkie nadmiarowości. Co być może najważniejsze, potwierdź prędkość przesyłania, testując połączenie na stronie internetowej takiej jak Speedtest.net. Powinieneś zaplanować czas na przetestowanie całego sprzętu do produkcji wideo zarówno poza, jak i na miejscu.

Zastanawiasz się, jakiego sprzętu potrzebujesz do transmisji na żywo? Przeczytaj to.

8. Utwórz listę kontrolną transmisji zdalnej.

Jest prawdopodobne, że (w krótkim okresie) będziesz musiał współpracować z rozproszonymi pracownikami podczas wirtualnego wydarzenia. Oto krótka lista kontrolna tego, czego będziesz potrzebować:

Pięciopunktowa lista kontrolna transmisji zdalnej:

• Łączność: Są szanse, że Wi-Fi w Twojej firmie jest lepsze niż to, co masz w domu. Sprawdź swoje prędkości i, jeśli to możliwe, korzystaj z połączenia przewodowego.
• Przechwytywanie: Jak Twoi widzowie będą cieszyć się Twoimi treściami? Zastanów się, jakich kamer i mikrofonów będziesz używać oraz w jaki sposób przyciągniesz zdalnych gości na swoje wirtualne wydarzenie.
• Zakoduj: Jakiego oprogramowania użyjesz, aby przenieść wydarzenie do internetu? Jesteśmy zainteresowani Livestream Studio 6, ale są też inne opcje.
• Dystrybuuj: Gdzie odbędzie się Twoje wirtualne wydarzenie? Zastanów się, czy chcesz zabezpieczyć zawartość (jak w przypadku logowania jednokrotnego), czy rozprzestrzenić się daleko i szeroko (pomyśl o simulcastingu).
• Zaangażuj: Piękne wrażenia z oglądania to tylko część tego, co sprawia, że ​​wirtualne wydarzenie jest wspaniałe. Narzędzia angażujące odbiorców, takie jak pytania i odpowiedzi na żywo, ankiety i czat, mogą dodatkowo stworzyć niezapomniane wydarzenie.

Lista kontrolna wydarzenia wirtualnego

Ułatwienie planowania wydarzeń dzięki prostej, ale może wirtualnej liście kontrolnej wydarzeń

9. Przygotuj się na „Prawo Murphy'ego”.

„Wszystko, co może pójść nie tak, pójdzie nie tak” — mówi Tom. Ale niech cię to nie odstraszy! Jeśli zidentyfikujesz rzeczy, które mogą pójść nie tak, możesz stworzyć plan, jak sobie z nimi poradzić. Wejdź z planem, solidną technologią, najwyższej klasy platformą sprzedaży biletów i odpowiednim wsparciem, a będziesz przygotowany na wszystko, co stanie Ci na drodze.

Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź naszych ekspertów Vimeo, jak zaplanować wirtualne wydarzenie.

5 powodów, dla których wydarzenia wirtualne mają wpływ

Rozumiemy. Przejście do wirtualnego wydarzenia po raz pierwszy może być trudne. W całym Internecie jest jasne, że wirtualne wydarzenia są skutecznym sposobem na zwiększenie zasięgu przez marketerów eventowych. Oto kilka powodów, dla których następne cyfrowe doświadczenie może przynieść jeszcze większe korzyści niż ostatnie IRL.

Wirtualne wydarzenia zwiększają Twój zasięg.

Widzieliśmy, jak klienci 50-krotnie zwiększyli swój zasięg, przenosząc strumień konferencji do kanałów społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook i nie tylko.

Leslie Raymond, dyrektor Ann Arbor Film Festival, zauważyła, że ​​udało im się dotrzeć do większej liczby osób niż kiedykolwiek podczas pierwszego roku korzystania z wirtualnej rzeczywistości. „Widzieliśmy, jak nasza publiczność wzrosła z 10 000 posiadaczy biletów do 16 000 transmisji z 50 krajów, z ponad 27 000 widzów przez cały tydzień” — mówi Leslie.

Wirtualne wydarzenia demokratyzują Twoje wrażenia.

Anthony Rudolf, partner w agencji kreatywnej Co.create NYC, wykorzystuje wideo na żywo podczas dorocznej konferencji powitalnej dla pracowników branży hotelarskiej:

„Od pierwszego dnia korzystaliśmy z wideo na żywo podczas konferencji powitalnej. Pracownicy restauracji i hotelarstwa są przepracowani i źle opłacani, więc prawdopodobieństwo, że będą mieli czas lub środki finansowe na wizytę, było niewielkie. Postrzegaliśmy wideo jako sposób na prawdziwą demokratyzację prowadzonych rozmów”.

Zdarzenia wirtualne wydłużają okres przechowywania Twoich treści.

Twoje treści nie przestają być wartościowe po zakończeniu konferencji online. Filmy i rozmowy mogą żyć jako markowe, przeszukiwalne doświadczenie, które może nadal zwiększać zaangażowanie.

Wirtualne zdarzenia pozwalają wykazać się kreatywnością.

Dzięki doświadczeniu wyłącznie online możesz bawić się formatami treści, wprowadzać dodatkowych prelegentów jako zdalnych gości, odkrywać nowe źródła przychodów i angażować odbiorców w wymierny sposób. Will Steinberg, współprezes agencji event marketingowej Zinc, znalazł jeszcze więcej możliwości zaangażowania klientów za pomocą wirtualnych wydarzeń:

„Znajdujemy więcej elementów edukacyjnych w transmisji na żywo, w przeciwieństwie do tego, co zrobiliśmy w przestrzeni osobistej” – mówi Will. „Dzięki naszym wydarzeniom kulinarnym szef kuchni robił pokazy, a goście cieszyli się smakiem kulinarnym na miejscu. Teraz wysyłamy zestawy posiłków i markowe fartuchy jeszcze przed rozpoczęciem transmisji na żywo, dzięki czemu staje się to o wiele bardziej praktycznym doświadczeniem”.

„To ogromna korzyść, z której nigdy wcześniej nie byliśmy w stanie skorzystać podczas wydarzeń osobistych”.

Wirtualne wydarzenia nie znikną.

Chociaż wzrost liczby wirtualnych wydarzeń w 2020 r. przede wszystkim pomógł uczestnikom i planistom w bezpiecznym zgromadzeniu się, jasne jest, że format ten pozostanie. W rzeczywistości raporty statystyczne dotyczące wydarzeń wirtualnych Vimeo ujawniły, że 72% uczestników ankiety spodziewa się uczestniczyć w takiej samej, jeśli nie większej liczbie, wydarzeń online po powrocie wydarzeń osobistych.

Aby wyprzedzić konkurencję, marketerzy powinni zastanowić się, jak stworzyć atrakcyjne wirtualne wydarzenia, które będą angażować uczestników i pasują do ich ogólnej strategii marketingowej.

Pierwotnie opublikowany 7 sierpnia 2020 r. Zaktualizowany 13 maja 2022 r.

Transmituj na żywo z następnym wirtualnym wydarzeniem