Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla zespołów o wysokiej wydajności. Jednak organizacje wciąż mają przed sobą długą drogę do zbudowania strategii komunikacji wewnętrznej, które maksymalizują zaangażowanie. Badania przeprowadzone przez Gallagher &Co wykazały, że 60% firm nie ma długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej.
Ponadto zmienia się miejsce pracy. Niedawny raport firmy Gartner wykazał, że 74% organizacji planuje przenieść pracowników do stałej pracy zdalnej. Organizacje muszą znaleźć odpowiednią równowagę komunikacji, aby dopasować zespoły, promować współpracę i przyspieszyć produktywność.
Jak więc organizacje mogą informować i skutecznie angażować pracowników w swoją strategię komunikacji wewnętrznej — a wszystko to podczas poruszania się w świecie zdalnym lub hybrydowym? Odpowiedzią jest wideo. W tym artykule omówimy, w jaki sposób wideo może poprawić komunikację wewnętrzną, podzielimy się wskazówkami i podkreślimy spostrzeżenia liderów, które pomogą Ci zacząć już dziś.
Zabezpiecz swoją strategię komunikacji wewnętrznej na przyszłość
Włączenie wideo to świetny sposób na zabezpieczenie swojej strategii komunikacyjnej na przyszłość. Badania przeprowadzone przez GlobalWebIndex wykazały, że pracownicy firm korzystających z wideo mają większe zaufanie do wydajności i zdrowia swojej firmy. Nadal potrzebujesz pomysłów? Poniżej zapoznaj się z kilkoma ważnymi sposobami, w jakie strategia komunikacji wewnętrznej opartej na zasadzie wideo może wpłynąć na Twój zespół.
1. Unikaj powodowania większego stresu.
Alarmujący 1 na 8 profesjonalistów biznesowych twierdzi, że ich firmy nigdy nie przekazują aktualizacji strategii. W rezultacie brak komunikacji może powodować, że pracownicy poczują się zdezorientowani, a nawet zestresowani. Co więcej, wielu z nich żongluje rosnącymi rodzinami, zajmuje się potrzebami medycznymi, opiekuje się innymi członkami rodziny, a wszystko to jednocześnie zarządza swoimi codziennymi zadaniami. Gdy firmie brakuje skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej, ucierpi poziom zaufania pracowników.
2. Zachęcaj do większej współpracy i pomysłów.
Tylko 41% profesjonalistów twierdzi, że komunikacja osobista sprawia, że czują się jak menedżerowie troszczą się o nich. Jednak wideo może uczłowieczyć relacje między pracownikami a zespołami wykonawczymi. Wirtualne przestrzenie spotkań mogą w rzeczywistości pomóc pracownikom poczuć się bezpieczniej i zapewnić forum, na którym chętnie dzielą się nowymi pomysłami.
3. Pomóż kadrze kierowniczej nawiązać kontakt z pracownikami.
Kierownictwo musi być w stanie komunikować się w czasach kryzysu lub zmian, aby wspierać swoją organizację. „Najważniejszym zadaniem dyrektora generalnego jest bycie naprawdę dobrym w komunikacji” – powiedział David Siegel, dyrektor generalny Meetup podczas niedawnych warsztatów dotyczących komunikacji w miejscu pracy dla kadry kierowniczej.
Istnieje wiele zmian organizacyjnych — takich jak przejęcie lub zmiana kierownictwa — które wymagają od kadry kierowniczej bezpośredniej komunikacji z organizacją. Aby zbudować skuteczną strategię komunikacji kadry kierowniczej, organizacje powinny rozważyć utworzenie różnych forów, na których pracownicy mogą zadawać pytania lub zgłaszać uwagi liderom.
9 wskazówek, jak zbudować strategię komunikacji
Pracownicy, którzy czują się pominięci, niedoinformowani lub niejasni co do długoterminowych celów swojej organizacji, mogą stracić zainteresowanie swoją pracą. Niejednolita strategia komunikacji wewnętrznej uderza nie tylko w poszczególnych członków zespołu — jedno badanie przeprowadzone wśród 400 firm wykazało, że każda organizacja straciła 62,4 miliona dolarów rocznie z powodu nieodpowiedniej komunikacji z pracownikami i między nimi. Rocznie!
Aby zbudować skuteczną strategię komunikacji, zacznij od zdefiniowania celów komunikacyjnych i biznesowych oraz wprowadź transmisję na żywo i wideo, aby połączyć się z pracownikami. Ostatecznym celem powinno być utrzymanie Twojej firmy w zgodzie, zaangażowaniu i produktywności.
1. Zdefiniuj swoje cele komunikacji wewnętrznej
Według Chrisa Zooka, partnera w Bain and Company, tylko 40% pracowników zna cele swojej firmy. Silna strategia komunikacji wewnętrznej zaczyna się od dostosowania organizacji do celu biznesowego. Ustal cele firmy i kluczowe wskaźniki wydajności przed komunikacją z większą organizacją. Gdy będziesz gotowy do wysłania wiadomości, staraj się używać narzędzi wideo przez e-mail, aby zapewnić bardziej dynamiczne wrażenia.
2. Skoncentruj się na planie
Budując strategię komunikacji, poświęć czas i energię na fazę planowania. Rozważ swoje cele i pożądane wyniki podczas tworzenia treści. Zadaj sobie pytanie:czego chcę, aby pracownicy nauczyli się lub zabrali ze spotkania?
Niektóre wytyczne, które pomogą zrozumieć, jak zaplanować wyniki spotkania, obejmują:
- Świadomość: Ten efekt uczenia się koncentruje się na przekazywaniu informacji, bez konieczności podejmowania działań lub działań następczych od uczestników. Na przykład kwartalne spotkania wszystkich rąk mogą skupiać się wyłącznie na budowaniu świadomości celów sprzedaży i planów dotyczących produktów.
- Zrozumienie: W tym przypadku pracownicy odchodzą z głębszym zrozumieniem materiału i wiadomości. Pomyśl o wdrożeniach nowych pracowników, podczas których uczestnicy zapoznają się z wewnętrznymi procesami.
- Umiejętność: Ten rodzaj wyniku obejmuje najgłębszy poziom uczenia się, w którym pracownicy przyswajają funkcjonalne narzędzia, wskazówki i strategie, które mogą zastosować w swojej codziennej pracy.
Julie Starr, kierownik ds. uczenia się i rozwoju w Convene, Julie zagłębia się w poniższe koncepcje:
Potrzebujesz więcej informacji na temat szkoleń firmowych? Obejrzyj pełną dyskusję panelową na żądanie.
3. Opracuj jasny i zwięzły przekaz
Chcesz podzielić się swoją wiadomością w sposób, który wywrze duże wrażenie na Twoim zespole. Niech to będzie krótkie. Unikaj przeładowania tekstu przy minimalnej liczbie wypunktowań i słów w wierszu. Zgodnie z ogólną zasadą szczegóły prezentacji powinny zajmować około 70% slajdów. Pozostawia to pozostałą przestrzeń na obrazy i inne istotne treści, które zachęcają do zaangażowania.
Zaplanuj również udział. Dołącz ankiety na żywo, czat, pytania i odpowiedzi oraz inne narzędzia do angażowania, aby uzyskać interaktywne wrażenia. Kiedy pracownicy uczestniczą, słuchają.
4. Zaprojektuj spotkania dla uczestników
Spraw, aby spotkania były bardziej angażujące i przyswajalne dzięki metodzie REACH. Jeśli nie znasz tego terminu, REACH to metoda, która przenosi spotkania z perspektywy uczestnika. Na przykład staraj się przeprowadzać spotkania w 20-minutowych odstępach. Dlaczego? Badania pokazują, że intensywna koncentracja z dorosłymi uczniami trwa do 20 minut.
Sprawdź każdą literę metody REACH poniżej:
- R przywołanie – Co ograniczy moim słuchaczom możliwość przypomnienia lekcji?
- E ffort – Ile wysiłku potrzeba, aby nauczyć się tej treści?
- A uwaga – jak trudne będzie utrzymanie koncentracji?
- C ause- Jakiej przyczyny lub celu muszą się nauczyć?
- H pokora – jak skromni są jako uczniowie (a ja jako instruktor)?
5. Zwiększ tempo komunikacji
Biorąc pod uwagę rzeczywistość pracy zdalnej i hybrydowej, prawdopodobnie Twoja organizacja może skorzystać na zwiększonej częstotliwości spotkań, aby utrzymać płynność komunikacji. Rozważ zwiększenie rytmu komunikacji. I skup się na krótszych, tematycznych spotkaniach, aby nie przeciążać pracowników.
6. Zastanów się nad obecnością kadry kierowniczej
Jeśli chodzi o skuteczną komunikację, istnieje wyraźna rozbieżność między kierownictwem a liderami. 54% dyrektorów wysokiego szczebla twierdzi, że przesyła strumieniowo ważne aktualizacje firmy (takie jak urzędy miast i wszystkie rozdania) co najmniej raz w tygodniu. Jednak tylko 20% pracowników zgadza się.
Gdy zachodzą gwałtowne i znaczące okresy zmian, można utworzyć nieustrukturyzowane punkty kontaktowe, aby skontaktować się ze swoimi zespołami.
Podczas gdy komunikaty kierownictwa są krytyczne, komunikacja to coś więcej niż przekazywanie informacji. Dobre narzędzia komunikacji mogą pomóc nam poczuć się bardziej związanymi z ludźmi. A jeśli chodzi o komunikację korporacyjną, budowanie tych połączeń jest obszarem, w którym wideo ma największy wpływ.
Dowiedz się, jak kadra kierownicza uczy się nowych strategii komunikacji podczas warsztatów z komunikacji w miejscu pracy.
7. Dostosuj się do kontekstu
Organizacje od lat używają wideo do obsługi zdalnych zespołów i ulepszania spotkań. Jednak bardziej niezawodne narzędzia do produkcji, edycji i udostępniania treści wideo ułatwiły zespołom współpracę asynchroniczną i synchroniczną w celu zwiększenia produktywności. Nauka wideo zapewnia pracownikom większą kontrolę nad tym, kiedy się uczą, aby pomóc im lepiej przyswajać treści.
Jeśli chodzi o zaangażowanie w spotkania, wiele narzędzi wideo udostępnia dane śledzenia, które mogą zapewnić wgląd w zachowanie widzów. Te dane mogą obejmować średni czas oglądania, czas rezygnacji i inne działania związane z uczestnictwem, które mogą kształtować Twoją strategię komunikacji wideo. Dzięki temu będziesz mógł zobaczyć, co działa, i poprawić przyszłe wrażenia z filmów.
Oto kilka przykładów angażującego sposobu komunikowania się z zespołami za pomocą wideo:
- Używaj nagranych wcześniej filmów oprócz wideo na żywo. Połączenie transmisji strumieniowej na żywo i wideo na żądanie podczas spotkań wewnętrznych pomaga ulepszyć wiadomości.
- Włącz interaktywne narzędzia, aby zachęcić do przesyłania opinii. Wymaga to interaktywności i bezpośrednio zwiększa zaangażowanie.
- Dema udostępniania ekranu krok po kroku. Gwarantuje to, że Twój zespół nie tylko rozumie, czego się od niego wymaga, ale także rozumie zadanie, wykonując same ruchy.
- Utwórz bibliotekę treści wideo. Nie pozwól, aby Twoje komunikaty wpadły przez szczeliny! Wykorzystaj rozwiązania, które pozwalają zarządzać treścią i stanowią centrum dla zespołów, aby zachować synchronizację.
8. Ciągle ulepszaj swój program szkolenia pracowników
Ważne jest również myślenie o kontekście treści. Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej planuje dla każdego uczestnika, bez względu na to, gdzie się znajduje. Jeśli planujesz zbudować bibliotekę treści szkoleniowych wideo, pamiętaj, aby zaspokoić potrzeby swoich odbiorców.
I pamiętaj:środowisko nie powinno być punktem tarcia w twojej strategii. Steve Hamaday, menedżer ds. szkoleń wirtualnych w firmie Axalta, doświadczył tego z pierwszej ręki, gdy jego zespół zaczął wdrażać wirtualne szkolenia na żywo.
„Głównym obowiązkiem naszego zespołu ds. treści jest opracowywanie treści szkoleniowych dla fizycznej klasy” – mówi. „Ponieważ traktujemy szkolenie w inny sposób za pośrednictwem naszego wirtualnego programu na żywo, musimy nieco „przetłumaczyć” te treści, aby były bardziej skuteczne dla naszych uczestników online”.
9. Zawsze testuj swoją technologię
Testowanie Twojej technologii to ostatni element skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej. Dzieje się tak, ponieważ jest to kanał, w którym dostarczana jest Twoja wiadomość. „Nigdy nie chcesz rozpoczynać wydarzenia i widzieć, jak ludzie komentują:„Nie mam dźwięku, nie mam wideo, pomóż!” – mówi David Haug, starszy producent wideo w Deloitte Global.
Aby uniknąć takich problemów, które zakłócają wrażenia, nabierz nawyku testowania strumienia wideo. Oznacza to sprawdzenie jakości dźwięku, obrazu i połączenia internetowego. Wykonuj ruchy tak, jakby był to dzień. I rozważ, aby ktoś dołączył jako uczestnik, aby monitorować widok pracownika i upewnić się, że twoja wizja spełnia się zgodnie z planem.
Podsumuj
Praca nigdy nie jest wykonywana, gdy przygotowujesz swoją strategię komunikacji wewnętrznej na przyszłość. Pamiętaj tylko, że wszystkie Twoje wysiłki mają na celu autentyczne łączenie się z pracownikami, aby pomóc im w wykonywaniu jak najlepszej pracy.
Docieraj do swojego zespołu z wideo
Pierwotnie opublikowana 20 czerwca 2019 r. przez Emily Gover. Zaktualizowane 23 kwietnia 2021 r. przez Alyshę Parker.