Zanim jakiekolwiek wydarzenie zostanie uruchomione, istnieje jako strona pełna elementów zamówienia, nazywana cyklem pokazu. Jeśli planujesz wydarzenie, ten jeden dokument obejmuje twój tyłek. Ale to nie tylko plan rozmów i wskazówek produkcyjnych — chociaż tak jest — to żywy dokument i to, co lubimy nazywać „centrum prawdy” dla wszystkich zaangażowanych osób.
W Vimeo nasz zespół ds. wydarzeń przygotował setki serii pokazów dla wydarzeń osobistych i wirtualnych, dla publiczności i uczestników, od garstki ludzi po tysiące uczestników. Wszystkie te wydarzenia zaczynają się od pokazu.
Co to jest seria pokazów?
Cykl pokazów to podział wydarzenia minuta po minucie, w tym przedstawienie mówców i punktów do rozmów. Ten dokument pomaga wszystkim załodze produkcyjnej, prelegentom i innym zaangażowanym członkom wiedzieć, gdzie się znajdują i gdzie powinni być podczas wydarzenia. Dzięki temu wszyscy jesteśmy na tej samej stronie — dosłownie!
Niczym powoli rozwijająca się migawka polaroidowa, zaczyna się od abstrakcyjnego zarysu głośników i punktów rozmów, a z czasem wyostrza się w szczegółowy obraz tego, czym będzie wydarzenie, co do minuty. Ponieważ wszyscy zaangażowani odwołują się do tego jednego dokumentu, jest to niezbędne, aby upewnić się, że nasze wydarzenia przebiegną bez przeszkód.
Na papierze wyglądałoby to jak tabela z sygnaturami czasowymi oznaczającymi czas rozpoczęcia i zakończenia prezentacji każdego mówcy, a także wszelkie przerwy dla publiczności oraz pytania i odpowiedzi, a także zarys dyskusji punkt po punkcie na temat tego, o czym ludzie będą mówić.
4 ważne rzeczy, które należy uwzględnić w programie:
- Informacje i informacje kontaktowe dla każdego panelu
- Czas trwania każdej dyskusji na temat
- Luźny skrypt punktów do omówienia
- Linki do wszelkich dokumentów pomocniczych lub nagranego wideo
Pamiętaj: im większe wydarzenie, tym więcej informacji można zawrzeć w programie. Jeśli istnieje wiele typów segmentów, sekcje mogą być oznaczone kolorami w celu ułatwienia dostępu.
Poszczególne przemówienia lub dyskusje panelowe w ramach dłuższej wirtualnej konferencji lub webinaru mogą mieć swój własny przebieg, co jeszcze bardziej przełamuje punkty dyskusji.
W przypadku wydarzeń z bardziej technicznymi elementami Twój zespół produkcyjny może mieć własny techniczny przebieg pokazu, ze szczegółowymi wskazówkami dla indywidualnych ustawień kamery i mikrofonu.
Jak zbudować cykl pokazu
Nie martw się, jeśli brzmi to skomplikowanie! W ostatecznym rozrachunku to tylko arkusz kalkulacyjny, zbudowany wokół Twojej wizji wydarzenia. Oto cztery główne rzeczy, na których należy się skupić podczas tworzenia serii pokazów na wirtualne wydarzenia.
1. Znajdź naturalny postęp
Cykl pokazów jest wersją papierową wydarzenia, więc ewoluuje wraz z planowaniem wydarzenia. Ponieważ treść jest na pierwszym miejscu w naszych wirtualnych wydarzeniach — pierwszą rzeczą, którą robimy, jest burza mózgów i szkicowanie prelegentów oraz zarys dyskusji.
Prace przygotowawcze rozpoczynamy na trzy do sześciu miesięcy przed samym wydarzeniem, w zależności od wielkości wydarzenia.
Na tym etapie poświęć czas na przemyślenie przepływu, podziel każdą przemowę główną, dyskusję panelową lub warsztaty na fragmenty czasu, w tym 30 minut na początku, aby zebrać prelegentów.
Stamtąd przechodzimy do trzech ważnych pytań:
- Czy przed rozpoczęciem jest jakiś temat wprowadzający, który rozgrzeje ludzi?
- Ile czasu zajmie każdy temat?
- Kiedy w przypadku dłuższego wydarzenia warto zaplanować przerwę na posiłek, pokoje typu break-out lub pytania i odpowiedzi publiczności?
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli chodzi o układanie kolejności tematów dyskusji, zastanów się, co ma sens w szerszym przebiegu opowiadanej historii.
2. Zbieraj i udostępniaj informacje
Staramy się blokować prelegentów i panelistów 2-3 miesiące przed wydarzeniem lub nawet 3-6 miesięcy wcześniej w przypadku większych prelegentów. Po potwierdzeniu prelegentów i tematów, udostępniamy wszystkim dokument dotyczący przebiegu pokazu. Prelegenci mogą następnie sporządzić własne notatki w zarysie dyskusji w oparciu o swoje doświadczenie i spostrzeżenia.
Lubimy również dzielić się tym z zespołem produkcyjnym, aby dać im poczucie przebiegu wydarzenia, aby w razie potrzeby mogli rozpocząć tworzenie własnego programu produkcyjnego.
Pamiętasz, jak powiedzieliśmy, że centrum prawdy jest seria pokazów? Ponieważ wszyscy pracują nad tym jednym kawałkiem papieru, ważne jest, aby dołączyć linki do wszelkich istotnych informacji, w tym dane kontaktowe prelegenta, a także linki do nagranych wcześniej filmów, które mają być odtwarzane podczas wydarzenia.
3. Oznacz wszystko kolorem
W Vimeo niektóre z naszych wydarzeń obejmują różne rodzaje mediów, wielu prelegentów i złożone konfiguracje produkcyjne, co oznacza, że każdy odwołuje się do tego jednego dokumentu. To dużo informacji na jednej stronie!
W tym miejscu pojawia się kodowanie kolorami. Na przykład w naszym cyklu szablonów pokazów przypisujemy inny kolor do:
- Wstępy i zakończenia
- Dyskusje panelowe i inne treści na żywo
- Wstępnie nagrane filmy
- Różne treści, takie jak pytania i odpowiedzi odbiorców lub przewodnik po produkcie
W przypadku większych wydarzeń dołączymy również klucz wyjaśniający, co oznacza każdy kolor, a także definicje niektórych tytułów sesji. Kodowanie kolorami pomaga upewnić się, że ludzie mogą znaleźć dokładnie to, czego szukają, gdy nadejdzie czas na transmisję na żywo. Jest to również przydatne do planowania wydarzeń hybrydowych, dzięki czemu możemy jasno komunikować, które segmenty są na żywo i osobiście, a które są wirtualne.
4. Dostosuj na bieżąco
Podział minuta po minucie na papierze może wyglądać bardzo surowo, zwłaszcza gdy poświęciłeś tylko kilka minut na dyskusję na określony temat.
Jednak w rzeczywistych sytuacjach może się okazać, że mówca przemawia przez dwie lub trzy minuty w czasie lub na żywo pojawia się jakaś inna mała czkawka. Nie panikować! To się zdarza cały czas. Po prostu przygotuj się na skrócenie kilku minut z następnego segmentu lub skrócenie czasu na pytania i odpowiedzi, i upewnij się, że wszystkie odpowiednie osoby zostały zaktualizowane.
W ostatecznym rozrachunku wytyczną jest przebieg pokazu. Pomimo twoich najlepszych starań, aby trzymać się czasu w konspekcie, może się to zmienić, a ty po prostu musisz być elastyczny. Ważną częścią jest trzymanie małych rozwiązań w tylnej kieszeni, gdy zajdzie taka potrzeba.
Jak wykorzystać Vimeo Events do stworzenia płynnego pokazu
Storyboard obok Twojego programu
W naszym narzędziu Vimeo Events jest funkcja storyboardingu, która umożliwia wstępne planowanie scen wydarzenia, podobnie jak w przypadku filmu, pokazu lub prezentacji internetowej. Kiedy mamy wirtualne wydarzenia, które zawierają dużo wcześniej nagranych treści, dodajemy sceny do nadawcy, aby załadować nagraną wcześniej treść i ułożyć je we właściwej kolejności na długo przed wydarzeniem. Oszczędza nam to dużej presji w dniu imprezy, ponieważ nie robimy wszystkiego na bieżąco.
Zbierz wcześniej głośniki za kulisami
Wewnętrznie czas rozpoczęcia programu różni się od czasu podanego na stronie rejestracji widzów. Na przykład, jeśli dyskusja panelowa zaczyna się o godzinie 12:00, chcemy upewnić się, że wszyscy paneliści przybędą o 11:30. Wszyscy prelegenci będą wiedzieć z wyprzedzeniem, ponieważ jest to wyraźnie zaplanowane w postępowaniu (zwykle jako „BACKSTAGE TIME FOR PANELISTS”).
To pół godziny jest kluczowe. To krytyczny moment, aby upewnić się, że mówcy są obecni, przygotowani, świadomi swojego czasu i pewni, że mogą rozpocząć transmisję na żywo. Pomocne jest również wykonanie ostatniego przeglądu przebiegu programu z dowolnymi moderatorami, którzy powinni mieć jasne wyczucie, jak ustalać tempo swoich pytań i tematów dyskusji oraz jak długo to wszystko powinno zająć.
W przypadku naszych wydarzeń korzystamy z funkcji zarządzania kulisami Vimeo Events, aby zebrać prelegentów przed rozpoczęciem na żywo, przetestować wszystkie elementy techniczne i przejść przez cały program, aby zapewnić płynne i bezproblemowe wydarzenie.
Utrzymuj komunikację podczas całego wydarzenia
Podczas wydarzenia przebieg programu jest zablokowany, więc użyjemy wewnętrznego panelu czatu prelegenta Vimeo Events, aby komunikować wszelkie zmiany lub aktualizacje w czasie rzeczywistym indywidualnie moderatorom, panelistom i pracownikom produkcyjnym. Gwarantuje to, że tylko odpowiednie osoby są na bieżąco, a wszyscy inni mogą dalej robić swoje bez niepotrzebnych zakłóceń.
Przebieg pokazów wygląda inaczej dla każdego wydarzenia, w zależności od skali wydarzenia i tematyki dyskusji. Gdy zbudujesz jeden lub dwa, będziesz mieć przejrzysty szablon, z którego będziesz mógł korzystać we wszystkich przyszłych wydarzeniach. To tylko kwestia zbudowania powtarzalnego procesu lub szablonu, wypełnienia pól i zmiany minut w Twoim harmonogramie dla każdego wyjątkowego wydarzenia.
Włączając serię pokazów na wczesnym etapie procesu planowania wydarzeń, ustawiasz swój zespół na w pełni wyrównane, bezproblemowe wydarzenie.
Zorganizuj następne wydarzenie z Vimeo
Napisane przez Julie Bergstein 10 grudnia 2021 r. i zaktualizowane 4 kwietnia 2022 r.