Gdy informacje są przedstawiane w formie graficznej, większość ludzi rozumie je szybciej i lepiej. Emoji, GIF-y, zrzuty ekranu i filmy stały się powszechne w codziennych rozmowach. Dotyczy to również pracy.
Kiedyś tak było, gdy większość z nas pracowała w typowych warunkach biurowych, i nadal tak jest, gdy tak wielu z nas pracuje w zespołach zdalnych lub hybrydowych. W rezultacie jeszcze ważniejsze jest dla firm przyjęcie grafiki i wideo. Dlaczego tak wiele firm polega na długich e-mailach i niekończących się telefonach Zoom do zdalnej komunikacji?
„Tak zawsze to robiliśmy i działa idealnie!” to prosta odpowiedź dla większości firm, prezesów i menedżerów. Ale o to chodzi:to, co zadziałało wczoraj, może nie zadziałać dzisiaj — zwłaszcza, gdy istnieją bardziej skuteczne alternatywy.
Firmy, które ociągają się z wprowadzaniem innowacji lub ulepszaniem swoich procedur, pozostaną w tyle. Znalezienie nowych i lepszych sposobów na interakcję online ze współpracownikami wymaga pracy hybrydowej, a grafika i wideo są niezbędne do efektywnej komunikacji w miejscu pracy (zarówno zdalnej, jak i osobistej). Firmom może być trudno komunikować się ze swoimi zdalnymi zespołami, zwłaszcza gdy pracownicy nie mieli wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego środowiska pracy.
Osobiste połączenie, które występuje, gdy zespoły współużytkują przestrzeń, znika. To otwiera drzwi do nieporozumień i dezinformacji. Chociaż platformy do czatów zespołowych i wiadomości e-mail są obecnie popularne, komunikacja wizualna to kolejne podejście do utrzymania odległych pracowników na tej samej stronie.
Obraz może w zwięzły i aktualny sposób przekazać tysiąc słów — 40 procent konsumentów woli obrazy od tekstu. Dlatego zespoły zmuszone do pracy zdalnej powinny używać więcej komunikacji wizualnej, aby pozostać w kontakcie.
Rozumiemy. Zmiana jest trudna. Masz dużo na głowie. Twój zespół jest pełen. A nauka tworzenia zdjęć i filmów (zwłaszcza, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś) może być onieśmielająca.
Ale co by było, gdyby tworzenie profesjonalnych obrazów i filmów do komunikacji było w wielu okolicznościach prostsze niż pisanie długiego i nudnego e-maila?
Tak, to prawda!
A co najważniejsze, komunikacja asynchroniczna jest odpowiednia dla Twojej firmy i ludzi. Będziesz bardziej produktywny, popełnisz mniej błędów i unikniesz pętli sprzężenia zwrotnego.
Co więcej, Twój personel będzie bardziej zaangażowany niż kiedykolwiek.
Wiele korporacji i uniwersytetów zachęca swoich pracowników do pracy zdalnej ze względu na niepewność, jaką stwarza Covid-19. Ponieważ ponad 25% siły roboczej w USA pracuje już przynajmniej przez część czasu w domu, nowe ograniczenia zmuszą wielu pracowników – i ich przełożonych – do pracy poza biurem po raz pierwszy, oddzielając ich od siebie.
Chociaż ogólnie lepiej jest wcześniej ustalić jasne zasady i szkolenia dotyczące pracy zdalnej, ten poziom przygotowania może nie być możliwy w czasach kryzysu lub innych szybko zmieniających się warunków. Na szczęście, nawet gdy menedżerowie mają ograniczony czas na przygotowanie, istnieją konkretne, oparte na badaniach działania, które menedżerowie mogą podjąć bez większego wysiłku, aby zwiększyć zaangażowanie i produktywność zdalnych pracowników.
Poznajmy sposoby wykorzystania wizualnych przewodników na naszą korzyść
1. Wideo może zastąpić spotkania
Spotkania czysto informacyjne nie powinny wymagać jednoczesnej obecności wszystkich, nawet jeśli jest to lokalizacja wirtualna. Zastąp spotkanie filmem, jeśli masz wiedzę, którą możesz podzielić się ze swoim zespołem, która nie wymaga szybkiego wprowadzania danych ani burzy mózgów.
Spotkania nie są już potrzebne. Możesz napisać dokładnie to, co chcesz powiedzieć i podzielić się tym z innymi bez przerwy lub sprawić, by rozmowy zboczyły z trasy.
Używaj różnych alternatyw, aby nagrywać ekran podczas narracji, jeśli masz slajdy do zaprezentowania. Nie ma żadnych slajdów? To nie problem. Snagit może nagrywać Twoją kamerę internetową, aby nadać Twojemu filmowi bardziej osobisty charakter. Czy masz zaplanowaną sesję burzy mózgów?
Przekaż im wszystkie informacje, których będą potrzebować PRZED spotkaniem, aby wymyślić pomysły, zamiast wymyślać je na miejscu. Ta metoda prezentacji bardziej uwzględnia czas Twojego zespołu. Jeśli nie muszą teraz znać materiału, mogą obejrzeć film w swoim wolnym czasie. Zawsze mogą wrócić i obejrzeć go ponownie, jeśli potrzebują odświeżenia.
Ponadto mogą przyjść do Ciebie bezpośrednio, jeśli potrzebujesz komentarzy lub jeśli mają pytania.
Z naszego doświadczenia wynika, że spotkania, które zwykle trwają godzinę, można skrócić do 20-minutowego (lub mniej) filmu. To znaczna ilość zaoszczędzonego czasu!
2. Zezwól na wizualną informację zwrotną
Ponieważ prawdopodobnie robisz coś podobnego, jest to jedna z najdoskonalszych metod na rozpoczęcie korzystania z obrazów w biurze i interakcji zdalnych.
Prawie każdy musiał dokonać korekty i korekty dokumentu napisanego przez kogoś innego. Drukujemy go, wyciągamy czerwony długopis i piszemy notatki na wydrukowanych stronach, gdzie należy dokonać sugerowanych poprawek.
3. Twórz treści do wdrażania i specjalistycznych szkoleń, które są zawsze zielone
Nowi pracownicy powinni otrzymać narzędzia i informacje, aby odnieść sukces na nowych stanowiskach. Szkolenie twarzą w twarz jest trudne do odbycia w sytuacji zdalnej, ale tworzenie treści wideo i wizualnych może znacznie pomóc w skierowaniu ich na właściwe tory.
Treści graficzne i wideo mają sens we wszystkim, od szkolenia pierwszego dnia po ciągły rozwój personelu.
4. Treści do wdrożenia i szkolenia
Przydaje się do nauki obsługi systemów HR lub dostania się do sieci. Możesz nawet stworzyć mały filmik z odpowiedziami na cztery (lub sześć lub dziesięć) najczęstszych pytań nowo zatrudnionych pracowników. Jest również całkowicie skalowalny. Twoje poradniki, pomoce do zadań i krótkie filmy szkoleniowe mogą być używane przez jednego, 100, 1000 lub więcej pracowników.
Ma to więcej sensu nawet dla małych firm. Treści szkoleniowe mogą Ci pomóc, nawet jeśli nie trenujesz. Będziesz mógł spędzać mniej czasu poza pracą, a więcej na innych projektach. Przyjęcie solidnego systemu zarządzania wiedzą, który zawiera LMS jako jeden z jego modułów, może tutaj pomóc.
5. Zapewnij szkolenia i pomoc peer-to-peer (tzw. uczenie się społeczne lub szkolenie nieformalne)
Nawet jeśli nie uważamy się za trenerów, większość z nas musiała zademonstrować, jak coś zrobić w swoim życiu zawodowym.
Może to być wszystko, od zademonstrowania, jak dołączyć wiadomość „poza biurem” do wiadomości e-mail, po dostosowanie ustawień mikrofonu w aplikacji do wirtualnego spotkania.
Utwórz krótki screencast wideo pokazujący proces, zamiast wchodzić na spotkanie Zoom, gdy ktoś potrzebuje pomocy. Ewentualnie zrób kilka zrzutów ekranu i utwórz przewodnik krok po kroku. W przeciwieństwie do słów, wizualizacje wywołują silniejszą reakcję. Zachęcają użytkowników do interakcji z treścią, a reakcje emocjonalne wpływają na zachowanie informacji. Ponieważ pamięć wzrokowa jest przechowywana w przyśrodkowym płacie skroniowym mózgu, gdzie analizowane są emocje, emocje są tam również utrzymywane.
Bodźce wzrokowe i reakcje emocjonalne są łatwo łączone w mózgu, a oba łączą się, tworząc wspomnienia. Negatywne obrazy wizualne są szczególnie skuteczne w wywoływaniu silnych reakcji emocjonalnych.
Gdy autorzy kursów używają wizualnych metafor, nawet abstrakcyjne przedmioty mogą odnieść korzyści z wizualizacji. Metafory wizualne są używane w ich kursach e-learningowych, aby pomóc uczniom w komunikowaniu uczuć i wywoływaniu podobnych reakcji emocjonalnych.
Zaoszczędzisz czas w ciągu dnia i zapewnisz cenne informacje dla współpracowników, gdy będą potrzebować odświeżenia.
6. Szybko odpowiadaj na pytania techniczne
Tworzenie poradników i pomocy w pracy dla najczęściej zadawanych pytań przez personel IT może zaoszczędzić czas i wysiłek. Następnie, gdy nadejdzie prośba, są przygotowani z odpowiedzią.
Wizualizacje i filmy pomogą również w przypadku bardziej złożonych lub nietypowych pytań. Gdy użytkownik ma problem lub prośbę, Twój zespół IT może wykonać zrzuty ekranu pokazujące, gdzie się udać (jak rozwiązać) i co zrobić, aby rozwiązać problem. Alternatywnie utwórz film z screencastem, który przeprowadzi Cię przez różne alternatywy lub możliwe naprawy. Dostępna jest zarówno pomoc techniczna, jak i obsługa klienta.
Działa to również dla Twoich użytkowników! Czy ktoś nagle otrzymał dziwny nowy komunikat o błędzie? Można zrobić zrzut ekranu i wysłać go pocztą elektroniczną do działu IT. Zorientują się, co jest nie tak, naprawią je i przywrócą do stanu roboczego.
Ewentualnie, jeśli aplikacja ciągle się zawiesza, zrób nagranie ekranu z działań podjętych przed incydentem, aby pomóc personelowi IT w zidentyfikowaniu i rozwiązaniu problemu.
7. Dla zespołów zdalnych:podręcznik
Każdy musiał szybko przejść do pracy zdalnej. W rezultacie zrozumienie kroków, które należy wykonać, może być trudne.
Możesz napisać poradnik opisujący następujące kwestie, aby złagodzić obawy pracowników:
- Jakie narzędzia zastosujesz?
- Jakie będą mechanizmy komunikacji?
- Kiedy i jak można się skontaktować z członkami zespołu?
Poradnik to piękne narzędzie zapewniające, że wszyscy w firmie są na tej samej stronie i współpracują ze sobą. Zawierają dużo tekstu, ale jest też miejsce na grafikę i ikony.
Poprawia to czytelność, ponieważ możesz przyciągnąć wzrok do ważniejszych miejsc na papierze za pomocą ikon. A oto nieoczekiwana korzyść z tworzenia poradnika:można go opublikować na swoim blogu, jako białą księgę do generowania leadów lub jako treści wirusowe.
Większość firm idzie na tym samym wózku co Ty. Nie są pewni, jak przystosować się do pracy zdalnej i szukają porady u innych.
8. Projektuj prezentacje
Gdy zarządzasz zdalnym zespołem, ważne jest, aby wszyscy pozostawali w kontakcie, dzięki czemu spędzisz dużo czasu na spotkaniach wideo.
Chociaż wideokonferencje ułatwiają podglądanie współpracowników, nie zawsze są skuteczne w komunikacji. Po pierwsze, nadal musisz dużo wyjaśnić, aby przedstawić swoją argumentację.
Następnie pojawia się problem lagów i osób opuszczających połączenia, co prowadzi do pominięcia ważnych wiadomości.
Aby uniknąć tych problemów, utwórz prezentacje wokół określonego tematu, jak pokazano w poniższym przykładzie.
Dla publiczności mocna prezentacja powinna zawierać następujące informacje:
- Do czego masz na myśli
- Dlaczego jest to istotne?
- Co należy zrobić w odpowiedzi?
- Kolejne kroki zespołu
Będziesz korzystać z prezentacji z różnych powodów, takich jak:
- Poszukiwanie klientów
- Prognozy na nadchodzący kwartał
- Wyznaczanie celów
- Generowanie pomysłów na treść
- Zarządzanie projektem
- Udostępnianie wiedzy
Komunikując się z zespołem zdalnym, należy pamiętać, że wszyscy pracują w domu, z wszystkimi rozpraszaczami. Dzięki temu prezentacje powinny być proste. Upewnij się, że zawiera:
- Proste i atrakcyjne tła
- Obrazy z bezpłatnych witryn ze zdjęciami, takich jak ikony Unsplash, które są istotne.
- Wykresy i wykresy
- Unikaj niepotrzebnego tekstu na slajdach. Nadal jesteś uzależniony od Internetu, który może pozostawać w tyle, bez względu na to, jakiej technologii używasz do prezentacji.
W rezultacie unikaj podejmowania dodatkowego ryzyka i spraw, aby prezentacja była krótka i przyjemna. Gwarantuje to, że Twoja komunikacja zostanie odebrana i będzie działać.
WNIOSEK
W dzisiejszym świecie treść wizualna dominuje we wszystkich aspektach życia, a my żyjemy w epoce informacji wizualnej. Grafika jest niezbędna do zaangażowania uczniów w kursy e-learningowe, ponieważ 65 procent populacji to wzrokowcy. Warto również zauważyć, że jeśli grafika zostanie wykorzystana niewłaściwie, może mieć negatywny wpływ na naukę. Gdy na ekranie pojawiają się zdjęcia nie na temat, takie jak czysto ozdobne, uczniowie podświadomie próbują zrozumieć ich znaczenie i wyjaśnienie.
Poprawnie wykonane wizualizacje mogą być bardziej zrozumiałe niż wyjaśnienia tekstowe lub nagrania dźwiękowe, ponieważ dzielą informacje na mniejsze, łatwiejsze do przetworzenia bity. Każdy może łatwo powiązać emocje z obrazami, dzięki czemu Twoje kursy eLearningowe będą bardziej angażujące i niezapomniane. Wizualizacje pomagają ludziom przyswajać treści, ponieważ są trawione 60000 razy szybciej niż tekst, więc powinieneś ich używać do komunikowania się z odległymi zespołami.
Używaj wyraźnych i trafnych grafik, aby nadać kontekst wiadomości i uniknąć nieporozumień. Dzięki temu wszyscy będą na tej samej stronie i na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów. Przede wszystkim komunikacja wizualna zapewni odległym pracownikom łączność z organizacją.
Jest to najskuteczniejsza strategia, która zapewni, że wyjdziesz jako zjednoczony zespół z tych okoliczności.