Nowatorski koronawirus (COVID-19) pozostawił organizatorów konferencji i organizatorów wydarzeń na całym świecie w trudnej sytuacji. Ale jest nadzieja dla organizacji, które musiały zamknąć wydarzenia w 2020 roku:pokaz może być wirtualną konferencją. W tym poście omawiamy trzy różne sposoby konfiguracji wirtualnej konferencji, dzięki czemu możesz bezpiecznie zgromadzić ludzi.
Trzy konfiguracje wirtualnych konferencji
Która konfiguracja wirtualnej konferencji ma największy sens, zależy od istniejącej infrastruktury wideo i czasu potrzebnego na wdrożenie nowego sprzętu i platform.
W każdym przypadku możesz albo transmitować na żywo swoje wirtualne wydarzenie, albo nagrać całość i opublikować w sieci dostarczania treści (CDN).
Przyspiesz swoją wirtualną konferencję dzięki bezpłatnej konsultacji
Jeden z naszych ekspertów ds. rozwiązań przeprowadzi Cię przez wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć wirtualne wydarzenie.
1. Szybko przejdź do wirtualnej konferencji
Dużą zaletą tego podejścia jest to, że prawdopodobnie masz już wszystko, czego potrzebujesz:wbudowaną lub zewnętrzną kamerę internetową oraz firmowe konto YouTube lub Facebook.
Konfiguracja jest również bardzo prosta. Jeśli Twoja kamera internetowa jest zewnętrzna, podłącz ją do wolnego portu USB w laptopie lub komputerze stacjonarnym. Następnie uruchom bezpłatną platformę do przesyłania strumieniowego na żywo, taką jak YouTube Live lub Facebook Live, skonfiguruj swój strumień (korzystając z ustawień prywatności oferowanych przez te platformy, jeśli chcesz ograniczyć liczbę osób, które mogą dołączyć) i wybierz swoją kamerę internetową jako źródło wideo. Możesz także nagrać zawartość wirtualnej konferencji i przesłać ją później na preferowaną platformę wideo.
Minusem jest to, że jakość obrazu i dźwięku nie będzie taka, jaka mogłaby być. Ale oczywiście niektóre organizacje mogą nie mieć czasu na wprowadzenie profesjonalnego sprzętu AV, aby zapisać swoje wydarzenie. Jeśli to Ty, to podejście jest nadal niezawodnym sposobem na dostarczenie wydarzenia wirtualnie do Twojej publiczności.
2. Spraw, aby Twoja wirtualna konferencja wyglądała świetnie
Kamery internetowe są proste w obsłudze, ale ich jakość wideo pozostawia wiele do życzenia. Dzięki karcie przechwytującej USB możesz używać lustrzanki cyfrowej, aparatu bezlusterkowego lub kamery z laptopem lub komputerem, aby poprawić wygląd wirtualnej konferencji.
Konfiguracja nie różni się zbytnio od korzystania z kamery internetowej:wystarczy podłączyć kartę przechwytującą do wolnego portu USB, a kamerę do drugiego końca karty. Następnie oprogramowanie do wirtualnych konferencji rozpozna kamerę tak, jakby była kamerą internetową typu plug-and-play.
3. Zmień swoje wirtualne wydarzenie w profesjonalną produkcję
Mając odpowiedni sprzęt, możesz jeszcze bardziej rozwinąć wirtualną konferencję, robiąc z niej sesję wielokamerową z niestandardowymi układami obrazu w obrazie i innymi zaawansowanymi funkcjami.
Ten rodzaj konfiguracji wymaga dodatkowego sprzętu, takiego jak przełącznik wideo, streamer i skaler. Niektóre urządzenia do kodowania wideo zawierają tę funkcję w jednym pudełku – i oferują wiele innych korzyści przy produkcji wideo.
Koder sprzętowy to urządzenie przeznaczone do przesyłania strumieniowego wideo, przechwytywania, nagrywania – lub wszystkich trzech. Jako urządzenia dedykowane, kodery sprzętowe często działają lepiej niż kodery programowe (tj. program, którego używasz na komputerze do przesyłania strumieniowego lub nagrywania). Dzieje się tak, ponieważ kodery programowe muszą współdzielić zasoby z systemem operacyjnym i wszelkimi aktywnymi procesami.
Kodery sprzętowe zwykle obsługują wiele wejść wideo i różne złącza, rozszerzając możliwości poza kamery internetowe do lustrzanek cyfrowych, kamer i innych wysokiej klasy sprzętu wideo. Niektóre kodery wideo, takie jak Pearl-2 i Pearl Mini, zawierają również profesjonalne wejścia audio. Funkcje te znacznie upraszczają konfigurację, umożliwiając bezpośrednie podłączenie sprzętu kamery HDMI i SDI oraz profesjonalnych mikrofonów XLR lub TRS.
W zależności od używanej platformy wirtualnej konferencji lub oprogramowania do wirtualnej konferencji może być konieczne dołączenie do konfiguracji karty przechwytującej USB, aby można było wprowadzić sygnał wideo z kodera sprzętowego. Umożliwi to przełączanie na żywo, niestandardowe układy i inne funkcje specyficzne dla sprzętu.
Wszystko, czego potrzebuje Twoja wirtualna konferencja
Zaczynasz od zera ze swoim wirtualnym wydarzeniem? Oto, czego będziesz potrzebować poza sprzętem i oprogramowaniem AV.
Atrakcyjny program
Zwłaszcza przed ekranami komputerów ludzie mogą chwiać się. Wymyśl przekonujący temat na swoją konferencję, który przyciągnie uwagę odbiorców. Kiedy już wylądujesz na odpowiednim temacie, zacznij polować na zaproszonych mówców, którzy są autorytetami w niektórych jego aspektach. Twoje sieci biznesowe i platformy społecznościowe, takie jak Twitter i LinkedIn, to dobre miejsca na początek.
Przede wszystkim chcesz, aby treść Twojej konferencji była wystarczająco dynamiczna i angażująca, aby przyciągnąć odbiorców i utrzymać ich zainteresowanie. Obowiązują tutaj te same zasady planowania webinaru.
Oprogramowanie do wirtualnych konferencji lub wirtualna platforma konferencyjna
Istnieje wiele różnych narzędzi, które mogą obsługiwać wirtualną konferencję – niezależnie od tego, czy jest to aplikacja do webinarów, taka jak ON24, specjalnie zaprojektowane rozwiązanie, takie jak vConferenceOnline, oprogramowanie do wideokonferencji, takie jak Zoom, prywatna sieć dostarczania treści (CDN), taka jak Vimeo, czy nawet bezpłatne platformy, takie jak YouTube czy Facebook. Dokonaj wyboru na podstawie tego, co będzie wspierać Twój ogólny plan wirtualnej konferencji. Na przykład, jeśli chcesz pobierać opłatę za dostęp, upewnij się, że platforma, z której korzystasz, obejmuje system płatniczy lub system zarabiania.
Właściwe narzędzia marketingowe
Możesz mieć najbardziej urzekający program konferencji na świecie, ale nikt się nie pokaże, jeśli nie dowiesz się o tym. Wykorzystaj narzędzia, które masz na swoją korzyść – stronę firmową, listy mailingowe, strony w mediach społecznościowych itp. – i rozważ dodanie nowych do swojego arsenału. Twórz reklamy kierowane na Facebooka lub Google. Zbuduj witrynę internetową lub mikrowitrynę, która przedstawia temat, program konferencji, biografie prelegentów i inne informacje, aby wzbudzić zainteresowanie. Nagraj i udostępnij krótki film, który da ludziom wyobrażenie o tym, co ich czeka, jeśli wezmą udział.
Solidna automatyzacja poczty e-mail
Rejestrującym się na imprezę często lubi się przypominać, że zbliża się termin. Dobrym posunięciem marketingowym jest również komunikowanie się z abonentami po ich zakończeniu – udostępnienie linku do wersji VOD (bezpłatnej lub innej), przypomnienie o produkcie lub usłudze prezentowanej podczas konferencji itp. Będziesz potrzebować usługi takiej jak ActiveCampaign, ConverKit lub Monitor kampanii, aby zautomatyzować tę komunikację.
Wysokiej jakości sprzęt
Wirtualna konferencja o wysokiej wartości produkcyjnej dobrze odbije się na Twojej firmie i zapewni zaangażowanie ludzi. Widzowie prawdopodobnie nie zostaną w pobliżu, jeśli jakość obrazu i dźwięku jest niska. Upewnij się, że masz odpowiednią technologię, aby nadać konferencji profesjonalny charakter. Oznacza to wysokiej jakości kamerę, dobry mikrofon, odpowiednie oświetlenie i świetnie wyglądający zestaw. Możesz kupić lub wypożyczyć ten sprzęt i samodzielnie go skonfigurować lub zadzwonić do firmy produkującej sprzęt audiowizualny, aby zrobiła to wszystko za Ciebie.
Jeśli naprawdę chcesz zadziwić wirtualnych uczestników konferencji, możesz zrobić to jeszcze dalej, wykonując sesję wielokamerową wraz z niestandardowymi układami obrazu w obrazie i innymi zaawansowanymi funkcjami. Ten rodzaj konfiguracji wymagałby dodatkowego sprzętu, takiego jak przełącznik wideo, streamer i skaler. (Nasze kodery sprzętowe Pearl, Pearl Mini i Pearl-2, zawierają wszystkie te elementy w jednym urządzeniu).
Wirtualna konferencja:sprawdzony format Twojego wydarzenia
Chociaż idea wirtualnych konferencji zyskała na znaczeniu w 2020 roku, koncepcja ta istnieje już od jakiegoś czasu. Oto tylko kilka przykładów wirtualnych konferencji z przeszłości:
- Kaltura, firma zajmująca się technologiami wideo, dostrzegła potencjał już w 2012 roku, kiedy zorganizowała pierwszy Kaltura Education Video Summit. Tysiące wirtualnie uczestniczyło lub pobrało nagranie z wydarzenia, które zawierało przemówienia liderów w sektorach edukacji, nauki i szkoleń.
- W kwietniu 2018 r. firma Drip zorganizowała drugą wirtualną konferencję Au+oma+ed, w której udział wzięło 14 ekspertów ds. e-commerce i która przyciągnęła ponad 20 000 rejestrujących się.
- Również w 2018 r., w sierpniu, Wistia była gospodarzem CouchCon, wirtualnego wydarzenia składającego się z przemówienia na żywo i nagranych przemówień ekspertów ds. marketingu z LinkedIn, TechSmith, Buffer i innych. Prawie 1700 uczestników z całego świata wirtualnie uczestniczyło w CouchCon 2018.
Korzyści z wirtualnych konferencji
Nawet poza tymi wyjątkowymi okolicznościami organizacja wirtualnej konferencji ma sens. Oto pięć powodów, dla których:
1. Tnij koszty
Konferencje wirtualne kosztują znacznie mniej niż te osobiste. Dzieje się tak dlatego, że przejście na wirtualizację eliminuje wiele z wielu wydatków związanych z tradycyjnymi konferencjami. Same opłaty za wynajem lokalu wahają się od 500 do 20 000 USD. Dodaj opłaty za pozwolenia i licencje, posiłki z cateringiem, dostęp do Wi-Fi, podróże i zakwaterowanie, oznakowanie i inne fizyczne zabezpieczenia, a masz ogromne wydatki – i wysokie ceny biletów, aby to zrekompensować.
Nie oznacza to, że prowadzenie udanej wirtualnej konferencji nie jest pozbawione kosztów. Na początku Twoja firma prawdopodobnie będzie musiała zainwestować (lub wypożyczyć) nową technologię, narzędzia i usługi, aby było to możliwe. Ale to wszystko nadal kosztowałoby mniej niż zebranie wszystkich pod jednym dachem. Możesz także później organizować więcej wirtualnych konferencji. Każdy zakupiony sprzęt może się również przydać podczas webinarów i innych prac wideo na żywo.
2. Dotrzyj do znacznie większej liczby osób
Gdy Twoja konferencja jest wirtualna, frekwencja nie jest ograniczona wielkością miejsca ani tym, kto może sobie pozwolić na jej obejrzenie. Częściowo to kryje się za dużymi liczbami, które Kaltura, Wistia i Drip wyciągnęli ze swoich wydarzeń. Ludzie mogą dostroić się z dowolnego miejsca na świecie – w domu, w biurze lub w podróży – w dowolnym momencie, jeśli wydarzenie jest nagrywane i udostępniane na żądanie.
Możesz pobrać opłatę, aby pobrać wersję wideo na żądanie (VOD) lub bezpłatnie ją oglądać. Obie opcje mają swoje zalety. Bezpłatna trasa może przyciągnąć jeszcze więcej uwagi do Twoich treści, ponieważ widzowie mogą łatwo udostępniać je online.
Warto również zauważyć, że przejście na wirtualizację nie wyklucza jednego z największych atutów wielu uczestników konferencji:networkingu. Platformy takie jak ON24 i Zoom umożliwiają tworzenie wirtualnych sieci i pokoi typu breakout, z których uczestnicy mogą korzystać podczas całego wydarzenia. Niektóre rozwiązania obsługują nawet wirtualne sale wystawowe, w których uczestnicy mogą dowiedzieć się o produktach i usługach oraz porozmawiać ze sprzedawcami.
3. Zaproś ekspertów z dowolnego miejsca
O wiele łatwiej jest zaprezentować konferencję potencjalnym prelegentom, jeśli mogą oni w wygodny sposób przesyłać treści ze swojego domu lub biura. W przeciwnym razie przemawianie na konferencji może być trudnym zadaniem, ponieważ oznacza to znalezienie czasu, aby się tam dostać i tam być.
Istnieje kilka sposobów na potraktowanie przemówień podczas wirtualnej konferencji. Możesz je transmitować na żywo, tak jak zrobił to Drip z jego myślą przewodnią. Może to mieć sens w przypadku głośników, którzy są częścią Twojej firmy lub mieszkają w pobliżu. Ale to, co robi wiele firm, polega na tym, że każdy mówca wstępnie nagrywa swoją przemowę za pomocą narzędzia takiego jak Windows Camera lub QuickTime. Potem pozostaje już tylko przejrzenie i zredagowanie treści oraz oddanie ich podczas konferencji
Prelegenci, którzy nie mogą uczestniczyć w Twojej wirtualnej konferencji, nie będą mogli odpowiadać na pytania uczestników po ich prezentacjach. W każdym razie Twoje wydarzenie nadal korzysta z ich perspektywy i wiedzy, które mogłyby być niedostępne, gdyby musieli fizycznie tam być.
4. Zarabiaj pieniądze
Konferencje wirtualne oferują wiele takich samych możliwości zarabiania jak te osobiste – opłaty za uczestnictwo, sponsoring i tak dalej. Jeśli chodzi o wirtualną konferencję, możesz pobierać opłaty za dostęp do transmisji na żywo lub później pobrać wersję wideo na żądanie (VOD). Alternatywnie możesz zrobić to za darmo, aby potencjalnie przyciągnąć większy tłum do sprzedaży dodatkowej i generowania leadów.
Podczas wydarzenia zorganizowanego przez Genius Network w 2017 roku założyciel i dyrektor generalny CEG Worldwide, John Bowen, opowiedział o tym, jak dochodowe wirtualne konferencje mogą być oparte na jego doświadczeniu w organizowaniu trzech oddzielnych wydarzeń. Przy bardzo niewielkim marketingu 10% z 2600 osób, które się pojawiły, kupiło pakiety o wartości 100 USD. Wydarzenia łącznie przyniosły firmie Bowena 500 000 dolarów i pomogły sprzedać programy coachingowe i przyciągnąć inwestorów. Takie wyniki wystarczą, aby każda firma zwróciła uwagę.
5. Zbierz dane i leady
Wirtualne platformy konferencyjne często mogą wiele powiedzieć o uczestnikach konferencji:w jakich sesjach uczestniczyli i jak długo, z jakimi stoiskami wchodzili w interakcję w wirtualnej hali wystawienniczej i nie tylko. Ten rodzaj wglądu jest nieoceniony w opracowywaniu ukierunkowanych treści i sprawianiu, że kolejna wirtualna konferencja będzie jeszcze bardziej udana. Poproszenie rejestrujących się o wyrażenie zgody na wysyłanie wiadomości e-mail lub żądanie wiadomości e-mail w celu uzyskania dostępu do wersji VOD może być również skuteczne w przypadku generowania leadów.
Spraw, by Twoja wirtualna konferencja była czymś wartym uwagi
Enkodery sprzętowe Epiphan Pearl to idealne rozwiązania do przesyłania i nagrywania wideo podczas wirtualnych konferencji. Perły posiadają unikalny, wbudowany ekran dotykowy do przełączania na żywo, monitorowania zaufania, wyboru niestandardowego układu i nie tylko, a także wiele wejść wideo i profesjonalnych audio.
Dowiedz się więcej o tym, jak nasze kodery wideo i inne produkty mogą wspierać Twoje ambicje dotyczące wirtualnych konferencji. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, zapytaj jednego z naszych specjalistów ds. produktu. Chętnie Ci pomogą!