Przewodnik moderatora po dyskusjach panelowych

Większość konferencji lub zjazdów, zarówno na żywo, jak i wirtualnych, ma przynajmniej jedną sesję z udziałem panelistów ekspertów. Być może natknąłeś się na dyskusję panelową i nie zastanawiałeś się zbytnio nad jej planowaniem i tworzeniem.

Ale co, jeśli planujesz przeprowadzić panel dyskusyjny po raz pierwszy? Dla organizatorów wydarzeń lub moderatorów paneli dyskusje panelowe mogą być trudne do zrównoważenia. Musisz wziąć pod uwagę medium, pytania publiczności, jak poruszać się w wielu punktach widzenia, a wszystko to, aby rozmowa była interesująca!

Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć więcej na temat dyskusji panelowych (zarówno osobistych, jak i wirtualnych), wskazówek dotyczących ich pomyślnego prowadzenia, a także planowania i prowadzenia wirtualnych dyskusji panelowych.

Co to jest dyskusja panelowa?

Dyskusje panelowe zwykle mają tę samą strukturę, niezależnie od branży lub wydarzenia:3-5 członków panelu, którzy są ekspertami w danej dziedzinie, dyskutuje na tematy ze swojej dziedziny przed publicznością. Zadaniem moderatora jest prowadzenie dyskusji między publicznością, panelistami, a także między innymi panelistami.

W zależności od formalności wydarzenia, pytania publiczności są albo zabierane bezpośrednio od publiczności na żywo, albo wyselekcjonowane z wyprzedzeniem.

Należy zauważyć, że dyskusje panelowe są dokładnie tym — dyskusjami. Nie są to wywiady 1:1 z osobami, pytania i odpowiedzi ani zestawy prezentacji PowerPoint.

Głównym celem wspaniałej dyskusji panelowej jest dzielenie się wiedzą i mądrością, inspirowanie do głębokich przemyśleń i oferowanie wartościowych propozycji dla publiczności.

Poprowadź dyskusję panelową za pomocą naszego bezpłatnego szablonu

Poprowadź swojego ulubionego rozmówcę na ekranie za pomocą tego mocnego szablonu prezentacji wywiadów. Przedstaw każdego mówcę, ustal program i zagłębij się w najważniejsze tematy, na których zależy Twoim odbiorcom.

5 szybkich wskazówek, jak przeprowadzić udaną dyskusję panelową

Zorganizowanie dyskusji panelowej może być początkowo trochę zniechęcające. W tej sekcji omówimy pięć szybkich wskazówek, które dadzą ci świetne podstawy. Te wskazówki są istotne, niezależnie od tego, czy prowadzisz wydarzenie osobiste, czy wirtualne.

1. Określ cel

Być może łatwo jest myśleć o dyskusji panelowej jako o przyjemnym i łatwym zajęciu firmy, ale bez konkretnego celu może się nie udać. W idealnej sytuacji dyskusja powinna koncentrować się wokół określonego tematu — na przykład problemu w Twojej branży lub tego, gdzie ludzie (lub Twoja firma) mogą wprowadzać innowacje w określonym obszarze.

W rzeczywistości nasza niedawna ankieta wykazała 64% i 63% uczestników twierdzi, że jakość prelegentów i trafność treści skłania ich odpowiednio do zapisywania się na wydarzenia.

2. Upewnij się, że treść jest odpowiednia i interesująca

Podobnie jak w przypadku decydowania o swoim celu, możesz na tej podstawie określić, czy Twój temat jest wystarczająco istotny i interesujący, aby uzasadnić dyskusję panelową. Jeśli temat jest zbyt płytki lub nieistotny dla odbiorców, ryzykujesz, że zabraknie kluczowych punktów i zejdziesz z tematu, co ostatecznie obniży wartość wydarzenia.

Biorąc to pod uwagę, większość dyskusji panelowych trwa od 60 do 90 minut. Dlatego warto również upewnić się, że nie wybierasz zbyt głębokiego tematu, w którym kluczowe punkty mogą zostać pominięte i zabraknie Ci czasu antenowego.

3. Niech moderator i paneliści spotkają się wcześniej

Jeśli (jako moderator) spotykasz swoich panelistów tylko w ostatniej chwili (lub odwrotnie), ryzykujesz, że możesz wykoleić Twoją dyskusję.

Dobrzy moderatorzy znają swoich panelistów na tyle, aby ich nie urazić, gdy muszą uciąć swój punkt widzenia, aby przejść dalej. Podobnie paneliści mogą czuć się na tyle komfortowo, aby odbić się od moderatora i innych panelistów w dyskusji.

To także świetna okazja, aby uzyskać biografie preferowane przez panelistów i dalsze informacje.

4. Dyskusja powinna być uporządkowana, ale zrelaksowana

Wiele wydarzeń związanych z wystąpieniami publicznymi zaczyna się od tego, że zarówno publiczność, jak i mówca (mówcy) czują się trochę spięci. Świetnym sposobem na upewnienie się, że napięcie się nie utrzyma, jest najpierw szybka rozmowa przy kominku. Te bardziej nieformalne czaty mogą pomóc rozgrzać publiczność do głównej dyskusji panelowej.

Ale nie popełnij błędu, chociaż wszyscy powinni być na tyle zrelaksowani, aby mówić, dyskusja powinna nadal mieć strukturę. Dobrym sposobem na zapewnienie takiej struktury jest stworzenie prezentacji webinarowej. Prezentacja może zawierać slajdy z określonymi pytaniami od publiczności lub kluczowe punkty do omówienia i przejścia.

5. Nawiąż kontakt z publicznością, nawet jeśli odpowiadasz na pytania

Bez względu na wielkość wydarzenia, utrzymanie zaangażowania odbiorców jest najwyższym priorytetem dyskusji panelowej — jeśli nie, to po co to robić? Możesz łatwiej kontaktować się z mniejszymi odbiorcami, na przykład odpowiadać na pytania na żywo, uzyskiwać od nich opinie i pytać o ich wynos.

W przypadku większej liczby odbiorców może to być trudniejsze. W zależności od tematu możesz zaangażować ich w szybkie eksperymenty, na przykład jak członkowie Wendy MacNaughton rysowali się nawzajem bez patrzenia na swoje dokumenty. Możesz też przeprowadzić quiz, aby przełamać lody, a nawet znaleźć luki w wiedzy wśród odbiorców.

Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami pomoże Ci upewnić się, że dyskusja panelowa jest interesująca i angażująca dla odbiorców, a także taka, która dostarcza bogatych i cennych informacji zarówno dla nich, jak i dla Twojej firmy.

Co to jest wirtualna dyskusja panelowa?

Główne idee dyskusji panelowej są dokładnie takie same jak w przypadku wirtualnych dyskusji panelowych. Kluczowa różnica polega na tym, że jeden typ jest osobiście, podczas gdy drugi jest online.

Wirtualna dyskusja panelowa to wydarzenie online lub seminarium internetowe składające się z moderatora, panelistów i publiczności, która wspólnie dyskutuje na dający do myślenia temat, aby wydarzenie było inspirowane i lepiej poinformowane.

Biorąc pod uwagę sposób globalna pandemia wpłynęła na sposób, w jaki pracujemy i komunikujemy się, wirtualne dyskusje panelowe stały się jeszcze bardziej popularne niż dotychczas.

Jak zaplanować i poprowadzić wirtualną dyskusję panelową w 4 krokach

W tej sekcji porozmawiamy o planowaniu wirtualnych wydarzeń, w tym przypadku dyskusji panelowej. Należy jednak rozważyć te kroki i wskazówki jako dodatki do punktów, które już omówiliśmy powyżej (nie ma potrzeby powtarzania tych samych informacji!).

Jest to szczególnie ważne, ponieważ wirtualne dyskusje panelowe wiążą się z wyjątkowymi wyzwaniami, takimi jak zamieszanie w technologii, zaangażowanie publiczności i prowadzenie rozmowy, gdy nie masz z nimi kontaktu wzrokowego. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się teraz innym krokom.

1. Wybierz platformę hostingową

Jeśli masz świetny pomysł na wirtualną dyskusję panelową, musisz znaleźć sposób na jego organizację — w przeciwnym razie pomysł będzie martwy w wodzie.

Aby pomóc Ci określić, jakie oprogramowanie wybrać, spróbuj odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy planujesz dotrzeć do bardzo dużej, szerokiej publiczności, czy mniejszej, niszowej grupy odbiorców?
  
• Czy chcesz mieć w swojej dyskusji elementy interaktywne?
  
• Czy będziesz płatny lub w inny sposób bramkujący wydarzenie?

Odpowiedzi na te główne pytania pomogą Ci zawęzić dostępne opcje. Na przykład, jeśli planujesz dla dużej publiczności, korzystanie z oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Zoom, może okazać się koszmarem organizacyjnym (i związanym z przepustowością) — zwłaszcza jeśli wszyscy odbiorcy korzystają ze swoich kamer.

Zamiast tego możesz preferować korzystanie z wirtualnej platformy wydarzeń, aby łatwo zarządzać zarówno elementami produkcyjnymi, jak i prelegentami, aby prowadzić ożywioną rozmowę. Możesz także wypróbować transmisję strumieniową na żywo w przypadku bardziej złożonej konfiguracji produkcyjnej lub jeśli chcesz symulować transmisję na kanałach takich jak Facebook lub YouTube na żywo, gdzie Twoi widzowie mogą dyskutować i zadawać pytania na żywo w komentarzach.

2. Planuj z dużym wyprzedzeniem

Można by pomyśleć, że biorąc pod uwagę, ile planowania można zaangażować w wydarzenia fizyczne, wydarzenia online byłyby znacznie łatwiejsze do zorganizowania. Prawda jest taka, że ​​oboje mają jednakową trudność, po prostu kierujesz wysiłkiem na różne sposoby.

Na przykład, zapraszając prelegentów na osobiste wydarzenie, najlepiej zorganizować ich transport (przynajmniej na wydarzenie) — z drugiej strony, jeśli prowadzisz wirtualną dyskusję panelową, musisz wiedzieć, czy mają prawo sprzęt (jak również wszelkie wymagania dotyczące dostępności).

Ogólnie rzecz biorąc, istnieje kilka typowych najlepszych praktyk, jeśli zastanawiasz się, jak zaplanować wirtualną dyskusję panelową poza znalezieniem panelistów i gospodarzy:

Zrób listę wymagań technicznych. Obejmuje to zarówno oprogramowanie, takie jak możliwości przesyłania strumieniowego na żywo, jak i sprzęt, taki jak kamery, oświetlenie i mikrofony (i sprawdź, czy paneliści są w stanie spełnić te wymagania).

Zrób przepływ wydarzeń lub porządek obrad. Oczywiście stworzysz program lub przebieg wydarzeń dla wszystkich dyskusji panelowych — ale w przypadku wirtualnych dyskusji panelowych musisz również dowiedzieć się, jak będziesz przechodzić między częściami wydarzenia online i ile czasu poświęcisz aby paneliści mogli mówić lub odpowiadać na pytania.

Przygotuj panelistów . Twoi prezenterzy prowadzą dyskusję. Jeśli są podekscytowani, Twoja publiczność jest podekscytowana. Dlatego upewnij się, że poświęciłeś wystarczająco dużo czasu na przygotowanie mówców, przekazanie opinii i coaching, gdy zajdzie taka potrzeba, aby byli pewni siebie i przygotowani na wirtualną scenę.

Przygotuj wcześniej kilka pytań. Niektórzy odbiorcy mogą być trochę nieśmiali, więc zawsze warto wcześniej przygotować kilka pytań z panelistami, aby uniknąć niezręcznej ciszy.

Zwróć uwagę na strefy czasowe. Organizując czas na wirtualną dyskusję panelową, weź pod uwagę strefy czasowe zarówno panelistów, jak i odbiorców.

Przetestuj wszystko. Zawsze najlepszą praktyką jest przetestowanie dowolnej używanej technologii przed rozpoczęciem transmisji na żywo — 59% uczestników webinarów prawdopodobnie wcześniej wyłączy wydarzenie, jeśli wystąpią problemy techniczne.

Po zaplanowaniu podstaw organizacyjnych nadszedł czas, aby pomyśleć o tym, jak zoptymalizować wrażenia odbiorców.

3. Zoptymalizuj wrażenia dla uczestników

Jednym z aspektów planowania wydarzeń, który ludzie często przeoczają, jest nawiązanie kontaktu z publicznością wcześniej do wydarzenia, nawet zaczynając. Kiedy zaczynasz planować, wszystko sprowadza się do tematu, jakich prelegentów należy uwzględnić, jak poprowadzić wydarzenie — mniej uwagi poświęcając marketingowi.

Oczywiście pomysł na ciekawą dyskusję ze świetnymi pytaniami może wystarczyć, by skusić niektórych do zarejestrowania się, ale większość będzie musiała zostać przekonana.

Świetnym pomysłem byłoby na przykład stworzenie strony docelowej wideo, która opowiada o celach dyskusji panelowej i wartości, jaką zapewni ona odbiorcom.

Ale na tym marketing się nie kończy. Kiedy ludzie rejestrują się na wydarzenie, pamiętaj, aby przechwycić ich e-mail, aby móc wysłać im sekwencję e-maili poprzedzającą wydarzenie. Twoja sekwencja wiadomości e-mail może zawierać:

• Reflektory głośnikowe (dogłębne biografie)
• Szczegóły programu
• Informacje o przesyłaniu pytań
• Ogólny szum i przypomnienia o wydarzeniu
• Utwórz i udostępnij link do grupy Slack przed wydarzeniem, aby uczestnicy mogli wcześniej się połączyć

Nawet po zakończeniu wydarzenia masz możliwość zapewnienia jeszcze większej wartości swoim odbiorcom dzięki kolejnym sekwencjom e-mailowym, które mogą obejmować:

• Arkusz na wynos (omówione kluczowe punkty i treściwe podsumowania, które można na Twitterze)
• Bezpłatne pliki do pobrania lub przewodnik po zasobach związany z tematem wydarzenia
• Prośba o opinię na temat wydarzenia

Jeśli chodzi o optymalizację wirtualnych dyskusji panelowych, chcesz zastanowić się, jaki rodzaj wartości widzowie otrzymują z paneli osobistych i jak możesz je powielić (a nawet pokonać) za pomocą paneli wirtualnych.

4. Zaangażuj swoją wirtualną publiczność

Ponieważ wiele osób pracuje w domu od ponad roku (w tym ja), zmęczenie Zoomem jest przeszkodą, którą musisz pomóc swoim widzom przezwyciężyć. Tak więc naszym ostatnim „krokiem” jest zestaw wskazówek, które pomogą Ci zaangażować wirtualną publiczność w dyskusję panelową.

Różnorodność panelistów

Na początek, budując swój panel, pamiętaj o różnorodności. Jeśli wszyscy twoi paneliści pochodzą z tego samego środowiska, będziesz miał trudności z uzyskaniem różnych punktów widzenia – co jest szybkim sposobem na zamrożenie dyskusji.

Zachęcaj odbiorców do zadawania pytań

Być może udało Ci się wymyślić listę pytań, rozmawiając z panelistami i zwracając się do uczestników przed wydarzeniem. W takim przypadku wiedza na temat odpowiedzi na zadane pytania może zatrzymać pytającego.

Jeśli jednak otworzysz miejsce na pytania na żywo od publiczności, może to zatrzymać tych, którzy nie mieli szansy na zadawanie pytań wcześniej.

Zapewnij chwile interaktywności

Spójrzmy prawdzie w oczy, czasami rozmowa może być trochę nudna — zwłaszcza, gdy publiczność ma szansę na rozproszenie uwagi w domu.

Aby utrzymać aktywne zaangażowanie ludzi spróbuj użyć ankiet, aby szybko ocenić opinie (co możesz zrobić na większości platform mediów społecznościowych, chociaż Twitter jest prawdopodobnie lepszym wyborem).

Inną opcją jest zachęcenie odbiorców do dyskusji na czacie platformy. Może to być przydatne, jeśli konkretne pytanie lub odpowiedź wywołała wiele dyskusji, ale moderator musi przejść dalej.

Pozwól im się połączyć

Wielu z nas to zrobiło — poszło na wydarzenie, wzięło w nim udział, rozmawiało z kilkoma nowymi ludźmi, ale zapomnieliśmy udostępnić dane kontaktowe (kim znowu był ten facet?).

Właściwe zakończenie dyskusji panelowej to świetny czas na zaproponowanie (lub przypomnienie) widzom nawiązania kontaktów. W Zoom możesz to zrobić, tworząc „pokoje podgrup” dla mniejszych grup członków, aby mogli ze sobą rozmawiać (zamiast bombardować główny pokój adresami e-mail).

Możesz też odesłać ich z powrotem do grupy Slack utworzonej przed wydarzeniem.

Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami przed, w trakcie i po wydarzeniu pomoże Ci zapewnić, że wszystko pójdzie gładko i że zapewniasz prawdziwą wartość swoim widzom.

Często zadawane pytania dotyczące dyskusji panelowych