Nikt nie może całkowicie podkreślić znaczenia filmów, obrazów i infografik w dzisiejszym świecie. Ponieważ ludzie są dość wizualni w swoim rozumieniu, te media mają potencjał, aby zwiększyć poziom zaangażowania.
Jest jednak jeden poważny problem do rozwiązania.
Przy tak wielu możliwościach wyboru narzędzi, aplikacji i metod w dzisiejszych czasach, nigdy nie było łatwiej wpaść w króliczą norę bezproduktywności. To prowadzi do pytania dnia, czy istnieje lepszy sposób wykorzystania narzędzi do tworzenia treści wizualnych w celu zwiększenia produktywności?
W dzisiejszym odcinku mamy Toma Solida, dyrektora generalnego The Paperless Movement i eksperta ds. produktywności. Jest także gospodarzem Toma w Paperless Movement.
Tom spędził 16 lat w świecie korporacji i w środowisku akademickim, rozwiązując te same problemy z wydajnością, które nękają wielu ludzi w erze cyfrowej. Trenując wiele zespołów w różnych branżach, odnotował aż 60% wzrost poziomu produktywności.
Sekret tego? Wystarczy użyć odpowiedniego zarządzania projektami i narzędzi cyfrowych.
Jego pomysłem jest struktura Input Control, Output Refine (ICOR), która ma kluczowe znaczenie dla Ruchu elektronicznego i oferowanych przez niego usług.
Zacznij od podejścia-agnostycznego-narzędziowego
Jest to jednak mentalność większości ludzi w dzisiejszych czasach. Gdyby mogli zdobyć to wysoko oceniane narzędzie lub urządzenie, być może usprawniłoby to zadania i ostatecznie zwiększyłoby ich produktywność. Tutaj wszystko się komplikuje — z kawałkami papieru masz tylko swoje metody do pokonania. Korzystając z urządzenia cyfrowego, musisz wziąć pod uwagę zarówno swoje metody, jak i niezliczone dostępne narzędzia.
Dla Toma uświadomienie sobie tego nastąpiło, gdy zdecydował się zamienić papierowy notatnik na iPada. Logicznie rzecz biorąc, to przejście powinno znacznie ułatwić mu pracę. Ale od tego momentu była to spirala w dół.
Z biegiem czasu opracował podejście bardziej niezależne od narzędzi, które działało – nie tylko dla niego, ale dla każdego, kto chce wykorzystać narzędzia cyfrowe do zwiększenia produktywności.
Krótko mówiąc, wiara, że narzędzie zdziała cuda dla Twojego procesu, jest nieproduktywne i wyrwane z kontekstu bez rozważenia następujących kwestii:
- Ogólne zadanie
- Indywidualne potrzeby
- Potrzeby całego zespołu
- Funkcje specjalne
- Narzędzia, które dobrze ze sobą współpracują
- Pożądany wynik
Rola obrazów i wideo w produktywności w miejscu pracy
Od samego początku filmy i obrazy ułatwiają przyswajanie informacji. Według Toma wszystko musi być uproszczone, aby ludzie mogli to zrozumieć, i to właśnie robią wizualizacje.
Rozważ proces onboardingu w większości organizacji. Po uporządkowaniu wszystkich dokumentów, kolejnym krokiem jest zapoznanie się nowego pracownika z wszelkimi obowiązującymi Standardowymi Procedurami Operacyjnymi (SOP).
Trzeba przyznać, że strony z obszernym tekstem to jeden ze sposobów na przekazanie wiadomości. Nie gwarantuje to jednak, że wiadomość zostanie zrozumiana. Z doświadczenia Toma wynika, że najlepszym sposobem na zajęcie się tymi sprawami jest przekształcenie SOP w film instruktażowy. To bije na głowę czytanie 100-stronicowego dokumentu każdego dnia.
Warto również wspomnieć o przepływie rzeczy tutaj.
Dzięki odpowiednim narzędziom do tworzenia treści wizualnych przepływ pracy jest praktycznie prosty.
Wracając do tego, co Tom powiedział o podejściu niezależnym od narzędzi, jest to istotne aby uzyskać narzędzia, które dobrze ze sobą współpracują. Jeśli nie jest to traktowane priorytetowo, w końcu wprowadzisz tarcie do przepływu, co jest sprzeczne z wszystkimi celami.
Czy ramy ICOR mają zastosowanie do obrazów i filmów?
Framework ICOR to coś, co wymyślił Tom, aby usprawnić wszystkie procesy. Tak więc, niezależnie od tego, czy pracujesz z filmami, słowami, liczbami itp., Jest to wypróbowany i przetestowany sposób na prawidłowe wykonywanie zadań.
U podstaw leży zasada, że „wszystko, co robisz, powinno mieć cel i określone miejsce, w którym to umieszczasz”.
Załóżmy więc, że rzucasz infografikę lub nagrywasz wideo, „znalezienie jednego źródła prawdy” jest istotne. Po zdefiniowaniu tego pojedynczego źródła prawdy eliminuje się nadmiarowość z równania. Aby zawęzić zakres, warto zadawać pytania, które wskażą Ci „dlaczego” rzeczy.
Wyobraź sobie, że znalazłeś interesujące treści wizualne i chcesz się nimi podzielić. Mając na uwadze ICOR, prawdopodobnie rozważyłbyś:
- Rodzaj zbieranych informacji
- Która część jest kluczowa dla Twojej wiadomości
- Jak to zaprezentować
Bez wątpienia jest to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o framework ICOR Toma. Ale ostatecznie może to pomóc zawęzić typy narzędzi, których należy używać, medium, na którym je udostępniamy, oraz formę, jaką powinny przybrać.
Poziomy priorytetów robią różnicę na świecie
Ogólnie rzecz biorąc, priorytety sprawiają, że świat się kręci. Możesz mieć wszystkie odpowiednie narzędzia do tworzenia treści wizualnych i odpowiednie procesy, ale jeśli pracujesz bez zdefiniowanych priorytetów, nic z tego nie ma znaczenia.
Zbliżając się do zadania, prawdopodobnie masz jasny obraz tego, czego chcesz i kiedy tego chcesz.
Oto problem, musisz sięgnąć głębiej, jeśli chcesz zdobyć złoto.
Nie przestawaj po prostu, gdy już skategoryzujesz swoją pracę w oparciu o pilność, zaplanuj, jak pilna jest.
Chociaż przekłada się to nieco inaczej w zależności od osoby, dobrym punktem wyjścia jest rozważenie, jakie słowa pilne , wysoki priorytet , normalny priorytet i niski priorytet znaczy dla ciebie?
Jeśli odpowiedź brzmi „nic”, to przygotowujesz się na światy rozczarowań.
Tom wyjaśnia, jak jasna definicja tych słów zabiera miejsce na wskazywanie palcem lub wymówki.
Wydajność to podróż, a nie cel
W dzisiejszych czasach łatwo jest patrzeć na prawie każdego i w końcu czuć się nieodpowiednim. Mając to na uwadze, Tom rzuca kilka słów mądrości:„wszyscy jedziemy na tym samym wózku”. Wszyscy, łącznie z Tomem, wciąż dopracowują swoje metody.
Jedyna różnica polega na tym, że niektórzy ludzie są dalej w swoich dążeniach do ciągłego doskonalenia.
Aby dowiedzieć się więcej, co Tom ma do powiedzenia na temat produktywności w miejscu pracy, nie przegap całego odcinka. Linki do podcastu i wideo są dostępne u góry tej strony.
Więcej zasobów, hacków i wskazówek dotyczących tworzenia treści znajdziesz w TechSmith Academy.