12 nakazów i zakazów skutecznej etykiety rozmów wideo

Jeśli Twoja organizacja przypomina większość firm na całym świecie, ostatnio spędzasz dużo czasu na Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting lub Skype. Te zdalne rozmowy wideo mają kluczowe znaczenie w czasach, które nie pozwalają nam współpracować twarzą w twarz, ale narzędzia cyfrowe mają swoje własne dziwactwa i wyzwania.

Na szczęście istnieje wiele wskazówek i sztuczek, które pomogą Ci poruszać się po rozmowach wideokonferencyjnych, ale nie wszystkie z nich są intuicyjne. Aby uchronić Cię przed błędami w czacie wideo i dostosować Twój zespół do najlepszych praktyk, dzielimy się naszymi 12 najważniejszymi nakazami i zakazami dotyczącymi skutecznej etykiety rozmów wideo.

Zaczynajmy!

Zalecenia dotyczące etykiety rozmów wideo

1. Przetestuj swoją kamerę i mikrofon z wyprzedzeniem.

Jest to szczególnie ważne, jeśli używasz nowego narzędzia programowego lub logujesz się z nowego komputera. Kiedy zaczynasz korzystać z oprogramowania do wideokonferencji, często spotykasz się z lawiną wyskakujących okienek z prośbą o autoryzację, włączenie tego i tak dalej.

Jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej, wszyscy inni będą czekać, aż się przygotujesz. Następnie, jeśli Twój mikrofon nie działa lub kamera nie jest włączona, są zmuszeni do rozwiązania problemu z Tobą. Oszczędź czas wszystkim (i oszczędź sobie wstydu), robiąc to z wyprzedzeniem.

2. Wybierz miejsce z dobrym oświetleniem.

Oświetlenie jest niezbędne w przypadku rozmów wideo, więc uważaj na sposób, w jaki światło pada na Twoje miejsce pracy. Najlepiej byłoby, gdybyś był blisko naturalnego światła, ale bez ostrego światła padającego bezpośrednio na Ciebie. Jeśli nie jest to możliwe w miejscu, w którym wykonujesz większość swojej pracy, rozważ wyznaczenie innego miejsca w domu (np. stołu w jadalni lub blatu), które będzie obszarem rozmów wideo.

Moja sztuczka do oceny oświetlenia polega na otwarciu Photo Booth (na komputerze PC można przetestować kamerę internetową lub użyć innej aplikacji do robienia zdjęć), aby upewnić się, że oświetlenie wygląda dobrze na około dziesięć minut przed rozpoczęciem rozmowy. Robię to codziennie (coś kilka razy dziennie), aby upewnić się, że wraz ze zmianą światła wiem, kiedy muszę zamknąć zasłonę lub włączyć lampę, aby wszystko wyglądało bardziej normalnie.

3. Przedstaw się, zanim zaczniesz mówić.

O ile nie jesteś niesamowicie zaznajomiony z wszystkimi uczestnikami rozmowy (na przykład pracujesz razem na co dzień), przedstaw się na początku rozmowy. Pomaga to w umieszczaniu twarzy w imionach i ułatwia zdalne łączenie się w zespole.

(Wskazówka bonusowa :Jeśli prowadzisz rozmowę konferencyjną bez wideo, będziesz musiał się przedstawiać jeszcze częściej. Nie wszyscy rozpoznają Cię tylko po Twoim głosie, więc pomocne może być powiedzenie czegoś w stylu:„To jest John — myślę, że do tego momentu…”, aby wskazać wszystkim, jakie komentarze pochodzą od każdej osoby).

4. Ubierz się odpowiednio (przynajmniej od pasa w górę!).

Tak, jedną z niewypowiedzianych zalet pracy zdalnej jest to, że technicznie nie musisz zdejmować spodni dresowych. Ale jeśli masz zamiar prowadzić rozmowy wideo, Twoi współpracownicy lub klienci będą mogli Cię zobaczyć przynajmniej od pasa w górę.

Jeśli musisz, pozostań w spodniach dresowych, ale ubierz się w normalny strój do pracy, aby zachować profesjonalizm, którego wszyscy oczekują. Najłatwiej zrobić to z samego rana — nawet jeśli nie masz jeszcze zaplanowanych żadnych połączeń — ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy możesz zostać poproszony o wskoczenie do rozmowy.

5. Wycisz się lub zminimalizuj hałas w tle.

Dobrym zwyczajem jest wyciszanie się, gdy nie mówisz, aby inni uczestnicy nie musieli słyszeć żadnego hałasu w tle. Hałas w tle może obejmować odgłosy pisania na klawiaturze, twoje dziecko wykrzykujące twoje imię z sąsiedniego pokoju, syrenę wyjącą na ulicy lub wiele innych rozrywek.

Jeśli będziesz rozmawiać tylko sporadycznie, zapoznaj się z przyciskiem wyciszania i używaj go, gdy ktoś inny rządzi. Jeśli musisz rozmawiać przez większą część rozmowy, a wyciszanie się nie ma większego sensu, zrób wszystko, aby wyeliminować szumy tła przed rozpoczęciem rozmowy.

6. Ostrzegaj wszystkich wokół, że będziesz na rozmowie telefonicznej.

Mówiąc o eliminowaniu hałasu w tle, jeśli pracujesz w tej samej przestrzeni, co inne osoby, powinieneś dać im znać, że masz zamiar prowadzić rozmowę wideo. Wszyscy słyszeliśmy przerażające historie o znaczącej innej osobie idącej za kamerą w bieliźnie lub dziecku wbiegającym bez wezwania do pokoju.

Skoro już przy tym jesteśmy, może to być dobry moment, aby zamknąć wszystkie zwierzęta poza pokojem, w którym pracujesz. Jeśli twoje zwierzaki są podobne do moich, laptop jest po prostu otwartym zaproszeniem do przytulnego odpoczynku przy biurku. Chociaż wszyscy doceniają dobre obserwacje zwierzaka od czasu do czasu, zablokuj Fluffy'ego, jeśli uważasz, że będzie znaczącym rozproszeniem.

Zakaz etykiety rozmów wideo

7. Nie rozpoczynaj spontanicznej rozmowy wideo bez ostrzeżenia.

Jest powód, dla którego ludzie nie odbierają nieplanowanych połączeń FaceTime, a ta sama logika dotyczy obszaru roboczego. Zaskoczenie kogoś podczas rozmowy wideo to główny grzech etykiety wideo.

Aby tego uniknąć, wyślij krótką wiadomość na czacie lub e-mail z informacją o sytuacji i uzyskaj jednoznaczną zgodę przed rozpoczęciem czatu wideo. Jeśli nie możesz uzyskać odpowiedzi, spróbuj najpierw zadzwonić, a następnie przełącz się na wideo. Nikt nie chce dać się zaskoczyć przed kamerą.

8. Nie spóźnij się.

To powinno być oczywiste, ale nie spóźnij się! Niektórzy uważają, że rozmowy wideo są mniej oficjalne niż korespondencja w biurze, ale nie ma powodu do takiego rozróżnienia.

Zabierasz cenny czas, który Twoi współpracownicy i klienci mogliby wykorzystać na inne zadania, więc traktuj rozmowę wideo tak poważnie, jak spotkanie w biurze i zjawiaj się na czas.

9. Nie polegaj na mowie ciała, aby wyrazić swoją opinię.

Do wszystkich ludzi „mówię rękami” – tak, nadal możesz używać gestów i innych wskazówek dotyczących mowy ciała, aby wzmocnić swój przekaz, ale te ruchy bardziej rozpraszają podczas rozmowy wideo niż na żywo.

Staraj się ograniczać ruchy do minimum, kiedy tylko jest to możliwe, i zdecydowanie nie używaj mowy ciała ani gestów, aby zwrócić uwagę, której nie mówisz werbalnie. Na przykład, jeśli wskażesz wykres za sobą, powinieneś ustnie wyjaśnić, na który wykres wskazujesz. Nie możesz zakładać, że oczy wszystkich są przyklejone do ekranu, więc wyjaśnij słowami za każdym razem, gdy wykonujesz gest, który jest szczególnie ważny.

10. Nie przerywaj, gdy ktoś inny mówi.

Powinno to być oczywiste, ponieważ jest to tak samo ważne w prawdziwym świecie, jak w przypadku rozmów wideo, ale nie przerywaj innym osobom podczas rozmowy. Poza zwykłym brakiem szacunku i zamieszaniem, które może wywołać, podczas rozmowy wideo może powodować zakłócenia lub zniekształcenia dźwięku.

Możesz przypadkowo porozmawiać z kimś, jeśli oboje zaczniecie mówić w tym samym czasie, ale popraw to tak szybko, jak to możliwe i daj głos jednej osobie. W przeciwnym razie i tak nikt cię nie usłyszy, więc w twoim najlepszym interesie jest powstrzymanie się od przeszkadzania i pozwolenie jednej osobie na rozmowę.

11. Nie pracuj jednocześnie w tle.

Spotkania wideo (jak wszystkie spotkania) nie są czasem na nadrabianie zaległości w wiadomościach e-mail, przewijanie kanałów wiadomości w mediach społecznościowych lub wykonywanie innych prac, które nie są związane ze spotkaniem, w którym bierzesz udział. spotkanie, ale jest to tym ważniejsze, że trudniej poczytać w pokoju o tym, co jest ważne, kiedy potrzebna będzie Twoja opinia i tak dalej.

Również podczas rozmów wideo łatwiej jest stwierdzić, kto nie zwraca na to uwagi. Jeśli nie jesteś wyciszony, każdy może usłyszeć, jak piszesz w tle. Nawet jeśli tak, różnica między twarzą kogoś, kto patrzy na wiadomość e-mail lub przeglądarkę internetową, a kiedy uważnie słucha, jest jasna. Nie bądź tą osobą. Zwróć uwagę na spotkanie, które jest przed tobą, i rób inne rzeczy, gdy tylko się skończy.

12. Nie zapomnij wyłączyć czatu, gdy skończysz.

Na koniec upewnij się, że poprawnie zamknąłeś czat lub wyłączysz kamerę i mikrofon, gdy skończysz. Większość platform odcina wszystkich od miejsca spotkania, gdy tylko gospodarz spotkania lub pierwszy uczestnik zamknie okno, ale nie wszystkie z nich działają w ten sposób.

Aby zachować prywatność po zakończeniu rozmowy, zamknij okno rozmowy. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu na komputerze Mac (i niektórych komputerach PC) jest sprawdzenie, czy lampka kamery internetowej nadal się świeci. Jeśli lampka wskaźnika nadal się świeci, kamera jest nadal włączona i należy dokładnie sprawdzić, czy połączenie zostało prawidłowo zakończone.