Można śmiało powiedzieć, że rok 2020 nie potoczył się tak, jak planował ktokolwiek. W przypadku wielu firm jedną z konsekwencji tego roku jest to, że niektórzy, większość lub wszyscy pracownicy pracują zdalnie. Ale co to oznacza dla dnia pracy? Do współpracy i delegacji? O kulturę firmy i morale pracowników?
Większość z nas widziała artykuły na wiele z tych tematów w ciągu ostatnich kilku miesięcy. Konsensus wśród wielu ekspertów i liderów biznesu jest taki, że praca i kultura firmy nie muszą ucierpieć, ale należy wdrożyć systemy, aby pomóc zespołom współpracować bardziej efektywnie z odległych lokalizacji. Przejście od pracy osobistej do pracy zdalnej nie zawsze przebiega bezproblemowo, a jest to szczególnie prawdziwe, biorąc pod uwagę pospieszny charakter przenoszenia pilota w celu zwalczania COVID.
Jednym z narzędzi, które można wdrożyć, aby proces był bardziej płynny, jest zawartość wideo. Przyjrzyjmy się bliżej, jak firmy mogą wykorzystać wideo do złagodzenia czterech wyzwań, które często towarzyszą nagłej zmianie zdalnej.
Wykorzystywanie wideo do przenoszenia projektów do przodu
Praca zdalna może być wyzwaniem, ponieważ pracownicy nie mają tak dużego wglądu w pracę innych członków zespołu. Nawet najbardziej bezradni menedżerowie mogą mieć trudności z kontrolowaniem projektów działów, ponieważ trudniej jest sprawdzić status danego projektu.
Częściowo wynika to z faktu, że w środowiskach pracy zdalnej — zwłaszcza w nowych — zwykle nie ma możliwości szybkiej, swobodnej rozmowy. W biurze możesz minąć kolegę z zespołu, podczas gdy uzupełniasz kawę i rozmawiasz na temat kolejnych kroków projektu lub harmonogramu. Albo idąc na spotkanie, możecie minąć się i powiedzieć coś w stylu:„Hej, w ciągu najbliższych kilku godzin dostarczę ci ten dokument”. Te przypadkowe aktualizacje są bardziej naturalnie włączane do dnia pracy i jako takie zdarzają się częściej.
Wideo może pomóc wypełnić te luki. Wiele firm częściej organizuje spotkania wideo, gdy przechodzą do pracy zdalnej — lub nawet wtedy, gdy niektórzy pracownicy są w biurze, a inni pracują zdalnie.
Kluczem jest tutaj to, że układanie dnia pracy ze spotkaniami również nie jest odpowiedzią, zwłaszcza jeśli te spotkania służą tylko do śledzenia aktualizacji projektu. Właściwe podejście do wdrożenia tej wskazówki może zależeć od struktury Twojej organizacji i konkretnych potrzeb członków zespołu, ale oto kilka sprawdzonych metod, o których warto pomyśleć.
Opcja 1:Rozpocznij każdy dzień roboczy szybkim spotkaniem wideo
Ta opcja może być świetna dla zespołów, które nie chcą, aby dzień pracy był przerywany czasem spotkania, ale cenią sobie regularne aktualizacje. Staraj się, aby te spotkania nie przekraczały 15 minut i skup się na zapewnieniu zespołowi wglądu w to, nad czym każda osoba pracuje w danym momencie.
Pamiętaj, że nie ma to być taktyka mikrozarządzania, więc nie proś pracowników, aby szczegółowo opisali, jak spędzą dzień. Zamiast tego śledź, kto ma kolejne kroki we wspólnych projektach i oceniaj przepustowość każdego członka zespołu, aby posuwać projekty do przodu.
Na przykład, jeśli jeden członek zespołu będzie poświęcał cały dzień na osobiste zadanie, reszta zespołu może wtedy zrozumieć, że wszelkie działania tej osoby mogą być opóźnione. Lub, jeśli jeden członek zespołu będzie gotowy do przekazania swojej pracy innemu członkowi zespołu przed południem, obie osoby mogą efektywniej planować swoje dni, wiedząc, jak wygląda ten przedział czasowy.
Dzięki takiemu podejściu większość dnia jest nadal chroniona dla pracy w pojedynkę, ale komunikacja jest utrzymywana w taki sposób, że nigdy nie ma więcej niż jednego dnia roboczego niepewności co do tego, gdzie stoi projekt lub co należy zrobić, aby iść do przodu.
Opcja 2:Zachęć członków zespołu do zwoływania spotkań wideo w razie potrzeby
Ta opcja sprawdza się dobrze w przypadku zespołów, które są stosunkowo autonomiczne, ale od czasu do czasu potrzebują współpracy lub wskazówek, aby posunąć projekt do przodu. W tym scenariuszu każdy pracuje indywidualnie i nie ma regularnie zaplanowanych spotkań, ale każdy członek zespołu czuje się upoważniony do zwoływania spotkania wideo w przypadku wstrzymania.
Pozwala to zachować większość tygodnia pracy dla indywidualnej pracy, ale zapewnia również, że projekty nie są wstrzymywane, gdy pojawiają się elementy działania, które cały zespół może omówić.
Jedynym zastrzeżeniem jest to, że ta opcja wymaga określonego typu zespołu. Każdy pracownik musi czuć się naprawdę komfortowo, prosząc o wkład grupy, zwołując spotkanie. Jeśli wystąpi dyskomfort związany z tym działaniem, opóźnienia, których ten system stara się uniknąć, i tak wystąpią.
Opcja 3:Zaplanuj spotkanie wideo za każdym razem, gdy osiągniesz kamień milowy
Opcja nr 3 jest podobna do opcji nr 2, ale oferuje nieco więcej wcześniej zaplanowanego harmonogramu dla zespołów, które chcą wiedzieć, kiedy nastąpi następne spotkanie/punkt kontrolny. W takiej sytuacji zespoły dzielą projekt na etapy, które będą wymagały współpracy. Chodzi o to, aby każdy kamień milowy stanowił moment, w którym grupa będzie musiała zebrać się ponownie, aby porozmawiać o szczegółach dalszego rozwoju. Może się tak zdarzyć, gdy wszyscy muszą przejrzeć wykonaną do tej pory pracę, gdy kroki prowadzące do przodu stają się niejasne lub gdy potrzebne jest zatwierdzenie przez kierownictwo.
Po zidentyfikowaniu tych kamieni milowych zaplanuj spotkania wideo, gdy dotrzesz do każdego z nich. Oznacza to, że członkowie zespołu niekoniecznie będą wiedzieć dokładnie, kiedy odbędzie się następne spotkanie, jeśli chodzi o datę i godzinę, ale wszyscy będą na tej samej stronie na temat tego, co musi nastąpić przed następnym spotkaniem. Pomysł powinien polegać na tym, że pomiędzy kamieniami milowymi każdy jest w stanie pracować autonomicznie, nie będąc powstrzymywanym brakiem współpracy. (Jeśli tak nie jest, możesz połączyć tę opcję z jednym z dwóch pierwszych podejść, aby zwiększyć widoczność na co dzień).
Używanie wideo do wyrównywania celów
Dopasowanie zespołów wokół celów firmy (lub celów działu) może być szczególnie trudne w odległym świecie. Ponadto w trakcie pandemii COVID-19 wiele celów firmy i działów zmienia się w mgnieniu oka, ponieważ przepisy i obawy dotyczące bezpieczeństwa wciąż się zmieniają.
Wideo to świetny sposób na dostosowanie zespołów wokół tych celów przy jednoczesnym maksymalizacji wpisowego. Bez scentralizowanej lokalizacji firmy czasami pracownicy odczuwają brak związku z celami firmy. W końcu może być trudno poczuć się siłą napędową większego celu bez poczucia fizycznego połączenia z tym, czym jest ten większy cel.
Wideo wypełnia tę lukę, umożliwiając medium do wyjaśniania celów i zwiększenie prawdopodobieństwa, że każdy pracownik poczuje się osobiście. E-mail lub wiadomość na Slacku obejmująca całą firmę zazwyczaj nie będą w stanie inspirować i dostosowywać zespołów tak, jak ma to miejsce w przypadku wiadomości wideo. Wykorzystaj to na swoją korzyść w czasach, gdy współpraca na rzecz osiągnięcia celów firmy jest ważniejsza niż kiedykolwiek.
Logistycznie, filmy do tego celu mogą być nagrane wstępnie lub na żywo (jak rozmowa wideo). Wstępnie nagrane filmy mogą iść w dowolnym kierunku:animowany film przedstawiający cele sprzedaży na następny kwartał, osobista wiadomość od dyrektora generalnego dotycząca celów projektu działu lub cokolwiek pomiędzy.
Kluczem jest to, że film powinien odpowiadać na wszelkie pytania, które mogą mieć koledzy z zespołu, dotyczące celów, a także powinien być tak autentyczny i osobisty, jak to tylko możliwe, aby zapewnić, że każdy pracownik łączy się z jego misją.
Wykorzystywanie wideo do zachowania kultury firmy
Jednym z najczęstszych argumentów sceptyków wobec środowisk pracy zdalnej jest to, że kultura firmy nie może istnieć dla pracowników zdalnych. Na szczęście to po prostu nieprawda! Chociaż jest Prawdą jest, że utrzymanie kultury firmy może wymagać większego wysiłku, gdy pracownicy pracują zdalnie, jest możliwe i warto zainwestować w ten wysiłek.
Jednym ze sposobów na zachowanie kultury firmy przy pracy zdalnej jest użycie wideo. Gdy celem jest zachowanie kultury, wideo jest świetnym sposobem na przywrócenie osobowości Twojej firmie. Bez wideo można łatwo zapomnieć, że niejednoznaczna praca, która ma miejsce w całej firmie, w rzeczywistości odzwierciedla wysiłki wielu indywidualnych osób, z których każdy ma własną osobowość, talenty, dziwactwa i historie.
Wideo pomaga zdalnym pracownikom łączyć się na tym osobistym poziomie. Przywraca ludzki element do codziennych czynności, którym często brakuje ludzkiego dotyku.
Ponownie, zarówno nagrania nagrane na żywo, jak i nagrane na żywo, mogą tutaj dobrze działać. Nagrane filmy mogą zawierać wiadomości od kierownictwa, dyskusje na temat misji lub wartości firmy, a nawet korzyści, takie jak czaty przy kominku lub sesje rozwoju zawodowego.
Filmy na żywo pomagają następnie budować relacje między osobami. Kilka pomysłów może obejmować czaty mentorskie na żywo, happy hours w całej firmie, sesje ciekawostek lub spotkania w różnych działach lub zespołach. Każde wykonanie filmu, który sprawia, że ludzie czują się bardziej związani ze sobą i z firmą, jest wygraną.
Wykorzystywanie wideo do zachęcania do kreatywnego myślenia
Wreszcie, praca zdalna może sprawić, że myślenie nieszablonowe będzie trudniejsze. Jeśli kiedykolwiek siedziałeś przy dużym stole konferencyjnym podczas firmowej burzy mózgów, wiesz, o czym mówimy. Burza mózgów zazwyczaj wydaje się być bardzo osobistą czynnością, a czasami zdalni pracownicy są tak bardzo skoncentrowani na codziennych sprawach, że nienaturalne jest wygospodarowanie czasu na zdalne rozmowy podczas burzy mózgów.
Jednak bycie zdalnym sprawia, że te rozmowy są jeszcze ważniejsze, a wideo umożliwia je logistycznie. Istnieje mnóstwo opcji oprogramowania do wideokonferencji, które mają dodatki zaprojektowane specjalnie do burzy mózgów, z narzędziami takimi jak mapy myśli lub wirtualne tablice udostępniane na wszystkich urządzeniach.
Wirtualny element może również sprawić, że niektórzy ludzie poczują się bardziej upoważnieni do zabrania głosu. Są ku temu dwa powody. Jednym z nich jest to, że podczas rozmowy wideo natura interfejsu wprowadza poczucie, że wszyscy są równi. Każda osoba to tylko jeden kwadrat na ekranie, niezależnie od tego, czy ten kwadrat reprezentuje dyrektora generalnego, czy letniego stażystę. Może to pomóc złagodzić niektóre polityki biurowe, które mogą powstrzymywać kogoś przed udostępnianiem.
Po drugie, wiele osób, które z natury są bardziej miękkie, może czuć się wzmocnione osłoną ekranu. Brak obecności przy stole konferencyjnym może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się komfortowo, dzieląc się nieszablonowymi pomysłami, których mogli nie wyrażać w biurze.
Ostatecznie nikt tak naprawdę nie wie, co przyniesie kolejne kilka miesięcy. Ale jeśli Twoje biuro zdecydowało się na pracę zdalną w tym czasie (lub przez cały czas!), skorzystaj z tych wskazówek, aby przemyśleć wiele sposobów włączenia wideo do równania. Jesteśmy przekonani, że wideo jest odpowiednim narzędziem do pracy.